Kommunene oppfordres til å søke Riksarkivet om tillatelse til å bruke utenlandske skytjenester. Illustrasjonsfoto: Colourbox
Kommunene oppfordres til å søke Riksarkivet om tillatelse til å bruke utenlandske skytjenester. Illustrasjonsfoto: Colourbox
Denne artikkelen er over ett år gammel. Den kan inneholde utdatert informasjon.

Luftige råd om skytjenester?

Riksarkivet stiller seg undrende til råd i KS-rapport om skybasert datalagring i utlandet, som i dag krever dispensasjon fra arkivloven.

Arkivloven § 9 b

«Utan i samsvar med føresegner jevne i medhald av § 12 i denne lova eller etter særskilt samtykke frå Riksarkivaren, kan ikkje arkivmateriale førast ut or landet, dersom dette ikkje representerer ein naudsynt del av den forvaltningsmessige eller rettslege bruken av dokumentar».

Lagring i skyen er både effektivt og økonomisk, slår KS fast i presentasjonen av sin nye FOU-rapport om skytjenester.  Advokatfirmaet Føyen Torkildsen AS har utarbeidet rapporten for KS. 

Sammen med selve rapporten la KS fram en«mal for søknad til Riksarkivet for å føre arkiv ut av landet»og en«sjekkliste ved anskaffelse av skybaserte løsninger». KS anbefaler at«alle kommuner som ønsker det, kan ta utgangspunkt i søknaden».

Men utenlandske skytjenester er et kontroversielt tema, og det er foreløpig usikkert om Riksarkivet i det hele tatt kommer til å innvilge søknader. I en uttalelse sendt til Kulturdepartementet i fjor høst, stadfestet Riksarkivet at arkivloven § 9 b som hovedregel forbyr skylagring i utlandet

Og i rapporten «Kartlegging av hindringer i regelverk for bruk av skytjenester» beskriver Kommunaldepartementet arkivlovens bestemmelser som utdaterte, og anbefaler at lovgiver gjør en bred gjennomgang av regelverket på området.

Skylder på Riksarkivet

FOU-rapporten er kritisk til Riksarkivets uttalelse, og plasserer ansvaret for at kommunesektoren ikke har kunnet bruke skytjenester på arkivloven og Riksarkivets praksis.

«Vi mener Riksarkivaren har et juridisk handlingsrom for å velge en tilsvarende tilnærming. At Riksarkivaren velger ikke å benytte denne muligheten vurderes å være lite heldig, særlig med tanke på at formålet med denne bestemmelsen i arkivloven var å sikre at dataene ikke går tapt for ettertiden», heter det i KS-rapporten.

Rapporten KS nå har lagt fram, vurderer Riksarkivets uttalelse om skytjenester slik:

  • «Denne uttalelsen fra Riksarkivet er etter vår oppfatning noe inkonsekvent, når de vurderer det slik at arkivmaterialet ikke kan føres ut av landet. I arkivloven § 9 som Riksarkivet viser til, framgår det at Riksarkivaren kan gjøre unntak gjennom samtykke. Dette innebærer at Riksarkivaren faktisk kan samtykke til at arkiv føres ut av landet».
     
  • «Innledningsvis må understrekes at det er et betydelig mulighetsrom for å ta i bruk nettskytjenester, men at dette kan gjøres enda større ved noen endringer i forvaltningspraksis, særlig hos Riksarkivaren».

I påvente av at «myndighetene endrer praksis» gir rapporten følgende råd til Kommune-Norge:

«Det første man må gjøre, er å kartlegge hvilke regelsett som er relevant for de opplysningene som skal legges ut. Slik arkivloven og bokføringsloven tolkes i dag, er det lettest å legge ut opplysninger som ikke omfattes av disse regelverkene».

Slik gikk det da Moss brukte malene

Moss har som landets første kommune sendt en dispensasjonssøknad til Riksarkivet. Kommunen har brukt malen KS nå anbefaler som utgangspunkt.

Dette er noen av de kritiske spørsmålene kommunen fikk i retur fra Riksarkivet:

  • Hvilken skyteknologi og leverandør planlegger kommunen å benytte?
  • Hvilket materiale søkes det om dispensasjon for, og hvilke regelverk er dette materialet underlagt?
  • Er løsningen godkjent av Riksarkivaren i henhold til Noark?
  • Hvordan vil kommunen sørge for at arkivloven med forskrifter blir etterlevd?
  • Hvordan forsikrer kommunen seg om at de vil beholde eierskapet til dataene?

– Det er Riksarkivets oppgave å stille slike spørsmål til vi får tilfredsstillende svar, sier Tor Anton Gaarder, underdirektør ved seksjon for elektronisk arkivdanning.

– En kommune som ønsker dispensasjon til å bruke utenlandske skytjenester, kan altså ikke bare fylle inn KS’ skjema og håpe på det beste?

– Nei, enhver kommune har som arkivskaper et selvstendig ansvar for å etterleve arkivlovens regler. Kommunen må for sitt eget arkiv dokumentere at kravene blir ivaretatt tilfredsstillende.

Riksarkivet: Vi reagerer med undring

Riksarkivet ble overrasket over innholdet i FOU-rapporten.

– Jeg må innrømme at det var flere øyebryn som ble hevet da vi så rapporten KS har lagt fram, sier Gaarder.

Han mener rapporten retter kritikk mot feil adressat.

– Riksarkivet eier ikke loven. Vår rolle er å sikre at offentlige arkiv bevares på en best mulig måte. Og vi mener at arkivloven § 9 b legger sterke føringer på hva som kan tillates, når det gjelder å bruke utenlandske skytjenester, sier Gaarder.

– Rapporten KS har lagt fram, antyderat Riksarkivet med sin forvaltningspraksis nærmest må ta ansvaret for at arkivmateriale kan gå tapt. Hvordan reagerer Riksarkivet på det? 

– Vi reagerer med undring. Og vi forstår faktisk ikke hvilken forvaltningspraksis de viser til. Vi har nemlig ikke ferdigbehandlet noen søknader om dispensasjon fra arkivlovens forbud mot lagring i utenlandske skytjenester. Søknaden fra Moss er den første vi har mottatt.

– Riksarkivet har altså ikke lukket døren helt for skytjenester?

– Nei, ikke på generelt grunnlag. Men når det gjelder søknader om skytjenester som lagrer arkivmateriale i utlandet, må de behandles opp mot hovedregelen, som sier at dette ikke er tillatt. Kommunenes ønske om å bruke utenlandske skytjenester er ikke begrunnet med et tjenstlig behov, men ut fra et håp om å kunne spare penger. Det har vi full forståelse for, men før vi kan si ja til det, må vi først se dokumentasjon på at dette skjer på en trygg måte.

KS står bak tolkningen

– Det er riktig at kommunene må gjøre sine egne vurderinger før de søker Riksarkivet om dispensasjon, sier spesialrådgiver Anne Mette Dørum i KS.

Bakgrunnen for at søknadsmalen ble publisert nå, er at flere kommuner har kontaktet KS fordi de ønsker å bruke utenlandske skytjenester, men er usikre på hvordan de skal gå fram.

– Er det ikke litt prematurt å oppfordre kommunene til å sende søknader til Riksarkivet basert på KS’  mal, når Riksarkivet ikke engang har ferdigbehandlet den første dispensasjonssøknaden om et så kontroversielt tema?

– Det kan hende. Men fra KS’ side mener vi at det er formålstjenlig for kommunene å gå i dialog med Riksarkivet, for å finne ut av hva som skal til for at de skal kunne bruke skytjenester på en god måte.

– Riksarkivet har tidligere sagt nei til skyarkivering i utlandet. Er det da gitt at kommunene vil få dispensasjon?

– KS er enig med Føyen Torkildsen i at arkivloven inneholder et rom til å endre praksis. Dette omtales også i Kommunaldepartementets rapport. Her står det at Riksarkivaren kan gi særskilt samtykke til utførsel, og departementet anbefaler at det utformes vilkår for dette.

– KS mener at arkivloven inneholder et rom til å endre praksis. Arkivloven ble skrevet i en tid da det å lagre arkivmateriale i utlandet innebar å ta med seg fysiske papirdokumenter. Forbudet er forståelig ut fra et papirperspektiv, ikke for en digital tid. Det er derfor vi mener at Riksarkivet kan tilpasse praksis i tråd med den teknologien som finnes i dag.

– I rapporten KS har publisert, heter det at kommuner allerede i dag kan bruke skytjenester til lagring av opplysninger som ikke er arkivverdige. Men sett hen til arkivforskriftens vide dokumentbegrep – hvilke opplysninger er det egentlig dere sikter til?

– Dette dreier seg om alle opplysninger som er arkiv-u-verdig. Vi vet for eksempel at Narvik kommune lagrer e-post i skyen, samtidig som de sørger for at alle e-poster som er arkivverdig, journalføres og lagres i kommunens arkiver på vanlig måte. Men det er riktig som du sier, at dokumentbegrepet er veldig vidt.

Riksarkivet og KS møtes til høsten

KS legger til at de håper på å kunne komme i dialog med Riksarkivet om disse problemstillingene til høsten.

– Særlig i lys av de svarene Riksarkivet har sendt til Moss kommune, og alt de forventer at kommunen skal kunne dokumentere, ser vi fram til å komme i dialog. Vi håper at Riksarkivet kan gi et generalisert svar som flere kommuner kan bruke. Vårt mål er å komme dit at Riksarkivet kan publisere søknadsmalene på sine hjemmesider, sammen med en veiledning om bruk av skytjenester. Det er ingen i kommunesektoren som er interessert i dokumenttap heller, men vi må finne hensiktsmessige løsninger.

Riksarkivet deler KS’ syn på at det er behov for et regelverk som åpner for skylagring på en forsvarlig måte, men oppfordrer likevel kommunene til å avvente en nærmere avklaring.

– Det er viktig at vi finner gode og trygge løsninger. Der er vi helt på linje med KS. Men før arkivlovens regler er revidert, og man har funnet gode måter å regulere skytjenester på, er vi forpliktet til å oppfordre kommunene til grundighet og varsomhet, sier Gaarder.