Bernt Svarer
  • Jan Fridthjof Bernt er professor emeritus ved Universitetet i Bergen.
  • Han har utgitt en rekke bøker innen blant annet forvaltningsrett og kommunalrett.
  • Han ledet det offentlige utvalget som ledet fram til en kraftig fornying av kommuneloven i 1992.
  • Bernt har også stor kunnskap om blant annet offentlighetsloven og forvaltningsloven.
  • Spalten publiseres ukentlig på Kommunal-Rapport.no. Spørsmål kan sendes til redaksjon@kommunal-rapport.no.

BerntFoto: Magnus Knutsen Bjørke
Denne artikkelen er over ett år gammel. Den kan inneholde utdatert informasjon.

Bernt svarer: Møtebøker fra byråd er offentlige

Både innkalling og møtebok fra såkalt forberedende byrådsmøter må være offentlige dokumenter, slår jussprofessor Jan Fridthjof Bernt fast. Dermed kan ikke parlamentariske kommuner utøve politikk i fullstendig hemmelighet.

Spørsmål

Ifølge kommuneloven skal sakslisten til møter i politiske organer være tilgjengelige (kommunelovens § 32.3). Stortinget har nå vedtatt at også sakslisten skal kunne unntas offentlighet, ved at offentlighetsloven er endret. Hva går foran, kommuneloven eller offentlighetsloven?

Bernt svarer

Kommuneloven § 32 nr. 2  fastsetter at lederen av folkevalgt organ setter opp sakliste for det enkelte møte, og at innkalling til møtet skal sendes organets medlemmer med høvelig varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles.

I samme bestemmelses nr. 3, første setning, er det det så gitt en regel om at saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten, men andre ord underlagt innsyn etter reglene i offentlighetsloven så langt denne ikke gjør unntak fra dette. Denne bestemmelsen gjelder også for kommuneråd (byråd) og fylkesråd, jf. offentlighetslovens § 16, første avsnitt, bokstav b, der det fastslås at unntaket for interne saksdokumenter i denne lovens § 14 ikke gjelder “sakliste til møte i folkevalde organ i kommunar og fylkeskommunar”. Tilsvarende rett til innsyn er det  etter bokstav a samme sted for “saksframlegg med vedlegg til eit kommunalt eller fylkeskommunalt folkevalt organ”.

Sivilombudsmannen har fastslått at reglene om dokumentinnsyn i dokumenter til møter i folkevalgte organer gjelder også for såkalte “forberedende møter” i disse styringsorganene, altså møter der man kommer sammen og fastsetter hvilke saker man skal behandle i det neste formelle møtet i rådet, og blir enige om hva man skal vedta der.

Ved lovendring uten noen form for foregående høringsbehandling føyde imidlertid Stortinget inn en ny siste setning i offentlighetslovens § 16, første avsnitt, som lyder: “For kommunar og fylkeskommunar med parlamentarisk styreform gjeld §§ 14 og 15 likevel for saksframlegg med vedlegg og sakliste til førebuande møte i kommuneråd og fylkesråd der ein ikkje skal gjere vedtak eller leggje fram innstilling”.

Dette betyr at både sakliste og saksdokumenter til disse forberedende møtene kan unntas fra offentlig innsyn, så langt ikke bestemmelsen i lovens § 11 om plikt til å gi merinsyn “dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak”, slår inn.

Disse forberedende møtene i rådene er likevel fortsatt møter i kommunelovens forstand. Det skal alltid sendes innkalling til medlemmene “med høvelig varsel”, vedlagt sakliste for møtet. Selve saklisten til disse møtene kan nå unntas fra innsyn, men ikke innkallingen – altså meldingen om at det skal holdes møte, og når og hvor. Men hva som diskuteres i slike forberedende møter og på hvilket grunnlag, kan rådene holde skjult. Velgerne har ikke krav på å få vite hvilke saker som er under behandling i rådet, før vedkommende sak fremmes til formell behandling i rådet, og de har som alminnelig regel ikke krav på innsyn i andre saksdokumenter enn det rådet legger fram når det skal strø sand på sine avgjørelser i det formelle byrådsmøtet, normalt kort tid etter det forberedende møtet som altså har skjedd uten at velgerne har hatt krav på noen informasjon om dette i forkant av møtet.

Når det forberedende møtet holdes, skal det imidlertid føres møtebok fra dette, se kommuneloven § 30 nr. 3, der det fastsettes som alminnelig regel at “Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer.” I fortsettelsen står det at  “Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok”, men det er alminnelig antatt at en slik møtebok som et minimum må inneholde en oversikt over hvilke saker som er behandlet, uavhengig av om det er truffet realitetsvedtak. Den nye bestemmelsen i offentlighetsloven gjør ikke unntak fra dette kravet om plikt til å dokumentere hva man har behandlet i møtet, noe som også ville vært svært merkelig. En slik møtebok er som alminnelig regel et offentlig dokument, og det vil bare kunne gjøres unntak fra innsyn i denne eller deler av den hvis det er fastsatt et uttrykkelig unntak fra innsynsretten i denne loven. Det er det ikke, og jeg vil derfor mene at allmennheten som alminnelig regel har krav på innsyn i møteboken, og at det skal framgå av denne hvilke saker som har vært drøftet i det forberedende rådsmøtet.