En god mulighet for digital ryddesjau

Som teknisk koordinator for kommune- og regionreformene jobber Kartverket mot både kommuner, statlige etater og private leverandører. Vi ser at behovet for informasjon er stort, og vi er der for å svare og hjelpe. 

Som forvalter av matrikkelen, det nasjonale eiendomsregisteret, har Kartverket fra tidlig av vært tett på de konsekvensene og utfordringene kommunesammenslåing skaper for digitale systemer. 

Kommunal- og moderniseringsdepartementet skriver i tildelingsbrevet for 2017 at Kartverket skal: 

«Ivareta rollen som teknisk koordinator av statlige etater om IKT-spørsmål i kommune- og regionreformen og være kontakt med faglig støtte for kommunene i forbindelse med endringer av kommunenummer og adressering som følge av kommune- og regionreformen.»

En av konsekvensene av reformene er at kommuner som involveres i reformene får nytt kommunenummer. Kommune-Norge har rundt 600 IKT-systemer, hvor kommunenummeret er koplingsnøkkelen mot andre systemer. Det krever kartlegging i kommunene for å klargjøre kompleksiteten, for vet man egentlig hvor dypt kommunenummer sitter og i hvilke systemer? 

Kommuner som slås sammen, vil også få endret gårdsnummer og adresser.

Verdifull erfaring fra nye Sandefjord kommune

I sammenslåingen av Sandefjord, Andebu og Stokke i 2017 jobbet Kartverket tett på kommunen, samtidig som vi har opprettet kontakt med statlige registereiere. Gjennom erfaring fra denne sammenslåingen er de nasjonale registereierne godt rustet for den teknologiske utfordringen.

Det vil derimot være utfordringer på datamengde for mange. Et eksempel som illustrer det, er at databasen for matrikkelen fikk 1,3 millioner endringer ved sammenslåingen i 2017. Vi har stipulert 13 millioner endringer i 2018 og 90 millioner i 2020. 

Nasjonale registre må være oppe og gå ved dag én – og det vil de! Dette er avgjørende for at blant annet nødetatene kan komme fram til riktig adresse om ulykken skulle være ute. 

Ressurs og informasjon for kommuner og regioner i prosess

Kartverket følger opp kommuner og regioner som er i prosess. Vi har bygget opp ressurssider på nett, med en sjekkliste for sammenslåing. Vi har fått innspill fra kommuner, statlige etater og private leverandører og fortsetter å bygge ut sjekklisten for at hver jobb som må gjøres er ivaretatt.

Gjennom 2017 skal vi oppgradere denne sjekklisten, slik at vi best mulig kan presentere den store mengden oppgaver som nå er kommet inn. Da vil også sjekklisten være inndelt i region- og kommunesammenslåing, slik at den kan brukes best mulig i begge løp.

Vi har også påbegynt et arbeid med å gjøre vårt kundesenter rustet for sammenslåingene som kommer. Kommuner, fylker og statlige etater vil møte rådgivere der som viser vei til svar og informasjon om de digitale utfordringene i reformene. 

Vi er i gang med å tilrettelegge for regionale forum for prosjektledere i de nye 2020-kommunene. Dette skal være en møteplass for prosjektledere hvor de kan dele informasjon og erfaringer, diskutere felles problemstillinger og høste erfaringer fra hverandre.

Vi jobber med å videreutvikle et samarbeid med fylkesmenn for oppfølging av kommuner. Vi ønsker en tett dialog med hvert enkelt fylkesmannsembete og hver prosjektleder i nye kommunene, slik at vi kan bistå der det trengs og være en støtte i prosessen.

Start tidlig – store muligheter for forenkling og digitalisering

Det vi ser, er at det er flere som må ta inn over seg den kompleksiteten som følger med endringene i kommune- og fylkesreformene, på flere nivåer. Vårt hovedbudskap er at kommuner må starte kartleggingen av sine IKT-systemer tidlig, og at dette arbeidet forankres høyt både administrativt og politisk.

Formell oppstart for mange prosesser vil være når det er avholdt felles kommunestyremøte mellom kommuner som skal sammenslås, og det er opprettet fellesnemnd for den nye kommunen. Disse prosessene er det Fylkesmannen som har oppfølgingsansvar for. 

Når to eller flere kommuner skal bli til én ny, vil man i stor grad oppleve at man må gjennom en anbuds-/anskaffelsesprosess på fagsystemer. Dette fordi man får stor økning i datavolum og brukere. Kartlegging av egne systemer, og avklaring av anskaffelsesprosedyre, er en oppgave som kommunene bør starte med allerede nå. 

Sammenslåing er en utmerket mulighet til å rydde i egne systemer, få oversikt over dagens situasjon og se på hvordan hverdagen kan forenkles og digitaliseres. Vær tidlig ute, så er tiden og rommet for nytenking stort.

Finn mer informasjon om reformene og Kartverkets sjekkliste her.