Virtuell saksbehandling fjerner flaskehalser

Plan- og byggesaksbehandling er et arbeidskrevende felt som berører mange instanser. Når det skal innhentes og sys sammen informasjon fra ulike kilder, må en rekke hindre passeres. I denne prosessen blir kommunens innbyggere og næringsinteresser ofte frustrerte tilskuere eller masekopper. Dette synliggjøres spesielt godt under høykonjunkturer, når søknadsbunkene vokser og saksbehandlerne bare kan slå ut med hendene.

Gjennom Geolok-prosjektet har det imidlertid åpnet seg positive muligheter til å fjerne mange av dagens flaskehalser.

Stort gevinstpotensial
Geolok-prosjektet har pågått siden 1995 og er nå inne i den avsluttende fasen, der utvikling og testing av verktøy står sentralt. I tillegg til KS har ni kommuner deltatt i hovedprosjektet og et tjuetalls i referansegruppen. Aktuelle leverandører er også invitert til å være med, for å utforme og teste felles kravspesifikasjoner og standarder.
Selv om det under marsjen har vist seg at de opprinnelige målsettingene var for ambisiøse, mener representanter for de deltagende kommunene at de har fått mye igjen for innsatsen.
Sjefingeniør Tore Bø i Bergen kommune er spesielt opptatt av gevinstene man kan hente ved å integrere GIS, GAB og saksbehandlerverktøy.
- Man må ikke bare fokusere på teknologi, men tenke like mye på hvordan arbeidet organiseres. Utnytter man teknologien fullt ut, åpner det seg interessante muligheter. Det pågår nå et samarbeid mellom tre GIS-leverandører og leverandørene av kontorstøtteprogrammene Docu Live og Kontor 2000. Siktemålet er å komme frem til standardiserte, integrerte løsninger, der saksbehandlerne kan få tilgang til alle opplysninger fra PCen.
- Foreløpig har vi ikke dokumentasjon på hvor store gevinster det er mulig å hente, men vi tror det kan være voldsomt mye. For å illustrere dette, kan det nevnes at vi i Bergen kommune har foretatt målinger på hvor mange timeverk det tar å behandle en byggesak. Jeg kan si så mye at det dreier seg om noen timer. Når vi skulle sammenholde dette med hvor lang tid kunden måtte vente til vedkommende fikk et ja eller nei, måtte vi lage om diagrammet om til ukeverk. I gjennomsnitt tar det flere uker å behandle en sak. Dette gapet kan dekkes ved endrede arbeidsrutiner og IT. I teorien skulle det være mulig å sette likhetstegn mellom saksbehandlingstid og utførte timeverk. Det er altså et meget stort potensial for å kutte ned ventetiden, til beste for kommunens kunder, mener Bø.

Sluttspurt på elektroniske motorveier
Når Geolok nærmer seg avslutningen, legges siste hånd på verket med å gjøre plandata og GAB-informasjon tilgjengelig på Internett. Selv om forhandlingene med potensielle tjenesteleverandører i skrivende stund ikke er sluttført, er det en sterk vilje til å realisere dette hos kommunene som deltar i prosjektet. Hovedmålgruppen for denne informasjonen er profesjonelle brukere i form av eiendomsmeglere, banker og andre, som med et tasterykk kan hente inn informasjon som ligger i elektroniske mapper, uten å bry saksbehandlerapparatet.

Digitalisering - et must
Skal saksbehandlingen i plan-, dele- og byggesaker bli bedre og mer effektiv, er det nødvendig at informasjonen foreligger i elektronisk form. Utviklingen av GIS- og GAB-registre utgjør bærebjelken i dette. Tradisjonelle analoge kart duger kort sagt ikke. Man kan scanne inn disse, men det vil være nødvendig å oppdatere deler av grunnlagsmaterialet. Dette kan innebære behov for nyoppmålinger.
Mens enkelte kommuner utvikler digitale registre på egen hånd, har andre valgt å trekke veksler på informasjon som allerede finnes i digital form. Statens kartverk er en sentral medspiller på denne arenaen. Avhengig av kravene til detaljeringsgrad, er det mulig å kjøpe ferdige digitale kart som følger anerkjente standarder.
Kommuner som ikke er dekket gjennom det materialet som finnes, eller ikke tilfredsstiller kravene til nøyaktighet, kan kjøpe seg kompetanse gjennom Geovekst-prosjektet. Dette koordineres av Statens kartverk og fungerer som et samarbeidsorgan for offentlige etater, i form av plan- og bygningsetater i kommunen, Statens vegvesen, Telenor, Kraftselskaper. Man kan her skreddersy samarbeidskonstellasjoner og finansiering av prosjektene.
Ankepunktet er organets kapasitet. Prosjektene må prioriteres i riktig rekkefølge og kommuner som skal raskt igang, må kanskje gjøre ting på egen hånd.

GIS på en-to-tre
I utgangspunktet kan det være en tidkrevende prosess å etablere et GIS-register. Spørsmålet om skreddersøm kontra standardpakker bør vies oppmerksomhet. I fagmiljøene pekes det på at selv om skreddersøm kan virke besnærende, kan man ende med systemer som ikke er spesielt integrasjonsvennlige mot andre systemer. Det er imidlertid mulig å komme igang ganske raskt. Kartdatas program GIS på en-to-tre skal for eksempel kunne installeres av leverandøren på 16-30 arbeidstimer. Deretter er det bare å sette igang.

Nyttig å vite
Ønsker du utdypende informasjon, kan du se nærmere på følgende dokument; Geolok - flaskehalser i plan- og byggesaksbehandlinger. Dette er utgitt av Kommuneforlaget og finnes også på Internett-adressen: http://www.ks.kommorg.no, under Informasjonsteknologi, IT utviklingsprogrammet.