Agnar Kaarbø. Foto: Terje Lien
Agnar Kaarbø. Foto: Terje Lien
Denne artikkelen er over ett år gammel. Den kan inneholde utdatert informasjon.

Skriv forståelige brev

Å sende ut uforståelige brev er både tidkrevende og dyrt for kommunen.

Kommune-Norge sender tusenvis av brev årlig til innbyggerne. Hvis brevet er godt skrevet, forstår mottakeren hvorfor brevet er sendt, hva som står der og – kanskje viktigst – hva hun eller han eventuelt skal gjøre etter å ha lest brevet. Hvis dette er uklart, sender mottakeren epost tilbake eller ringer for spørre om det som står der. Det er tidkrevende og dyrt.

Mange kommuner anstrenger seg derfor for å utforme brev og annen informasjon tydelig og vennlig. De har tenkt gjennom hvem leseren er og hva han eller hun trenger. De mest systematiske kommunene har kanskje laget en egen språkprofil som skal hjelpe medarbeiderne til å formulere gode brevtekster,

Men ikke alle kommuner er kommet helt i mål. I et informasjonsskriv om takster for eiendomsskatt står for eksempel følgende: ”Deres skatteobjekt er blitt behandlet individuelt med gjennomgang/kontroll av registrerte opplysninger og befaring. Sakkyndig nemnd har også hatt tilgjengelig omsetningsverdier for fast eiendom.”

Her preger fagbegreper som skatteobjekt, sakkyndig nemnd og omsetningsverdi teksten. Det er mye informasjon presset inn i en setning. Slik blir det ofte når avsenderen kjenner feltet og begrepene godt.  Andre steder i informasjonsskrivet skrives det om formuesgrunnlag og skatteseddel. 

KOMMUNAL RAPPORTS SPRÅKSPALTE

Agnar Kaarbø arbeider med språk, tekst og kommunikasjon i Kaarbø språk og kommunikasjon. Han har bakgrunn som taleskriver i Kommunal- og moderniseringsdepartementet, kommunikasjonsdirektør i UDI, journalist og redaktør – blant annet i Kommunal Rapport.

Alt dette gjør at teksten blir mer utilgjengelig enn nødvendig. Mottakeren må kanskje ringe kommunen eller sende e-post for å få forklaringer. Det koster samfunnet tid og penger. 

Den aktuelle setningen kunne kanskje vært formulert slik: 

Ny takst på eiendommen din er behandlet som egen sak. Registrerte opplysninger er gjennomgått/kontrollert og det har vært gjennomført befaring. Den sakkyndige nemnda har også sett på hva eiendommer omsettes for i det aktuelle området.

Språkråd

Erstatt eller forklar fagord med vanlige ord. Juridiske begreper kan som regel skrives om og forklares. En løsning kan være å supplere en innledende tekst med de nødvendige juridiske formuleringer og henvisninger. 

Les også: