Klarspråkpris til Plan- og bygningsetaten i Oslo
Plan- og bygningsetaten i Oslo er årets vinnere av Klarspråkprisen, for arbeidet de har gjort med blant annet med å forenkle standardtekster og teste dem på reelle brukere.
Klarspråkprisene blir delt ut av Kommunal- og moderniseringsdepartementet hvert år, til offentlige organer som har gjort en spesiell innsats for klart og godt språk.
Foruten prisen til Oslo kommune, ble det delt ut tre priser til. Klarspråkprisen for staten gikk til Utdanningsdirektoratet. Utmerkelsen “Årets trekkhund” gikk til Bjørnar Stavenes i Mattilsynet. Temaprisen for “Klart språk i informasjon om helse- og omsorgstjenester” gikk til Helse- og omsorgsdepartementet for “Forskrift om pasientbetaling for poliklinisk helsehjelp i spesialhelsetjenesten”.
Imponert over nivået
Juryleder Kathrine Krøger forteller at hun er imponert over nivået til årets prisvinnere, og også mange av de som ble foreslått men ikke nådde helt opp denne gang
- Det er åpenbart at veldig mange jobber iherdig og entusiastisk med å forenkle språket, forteller Krøger til Kommunal Rapport.Som eksempel nevner hun at Plan- og bygningsetaten har vært svært bevisste på å få fram hva som er grunnen til avslag, så kortfattet og presist som mulig. Selv om hun mener mange jobber godt med klarspråk, mener hun ikke man kan si det samme om alle i offentlig sektor.
- Noe som går igjen hele tiden er at du kan lese et brev, og så lurer du etterpå på om det var et ja eller nei. Brukeren dynges ned med fagord som en alminnelig person ikke skjønner. Dessuten er det veldig ofte altfor langt, sier Krøger
- Det som kjennetegner uklart språk er at du ikke tenker på hvem du skriver til. Du skriver på automatikk, og er opptatt av å få med masse informasjon som skal sikre deg, men tenker ikke på at det du skriver skal bli forstått av leseren.
Testet tekstene på brukere
Marianne Bugge Nordberg var prosjekteder for klarspråkprosjektet til Plan- og bygningsetaten, som er avsluttet. Hun forteller at etaten hadde 13 arbeidsgrupper, hvor de ansatte jobbet med ansatte med språkkompetanse for å forenkle forskjellige standarddokumenter.
- Vi har vært veldig opptatt av at fagpersonene må gjøre jobben. Alle ansatte har vært på skrivekurs, men det er ikke nok til å endre etablerte skrivevaner. Endringene skjer først når du får mange timer med skrivearbeid og språkveiledning. Ved å involvere mange i skrivearbeidet med opplæring underveis la vi til rette for å endre skrivekulturen, sier Bugge Nordberg.
Hun mener også det er viktig at tekstene blir testet på de som må forstå dem, og understreker at hva som er klart språk, kommer an på hvem man skriver for.
- Vi har testet tekstene på reelle brukere. Som språkkonsulenter og språkfolk har man ofte en antakelse om hva som fungerer, men vi vet det ikke før vi har testet tekstene på reelle brukere, sier hun.
Nå jobber Bugge Nordberg i KS med programmet Klart språk i kommunesektoren. I 2016 lanserte de en verktøykasse for hvordan kommuner og fylkeskommuner kan gjøre språket mer forståelig, ved å involvere brukerne og måle effekten av arbeidet de gjør. De har også en rekke andre tilbud som kurs, en tekstdatabase for kommuner og fylkeskommuner, og en støtteordning for arbeid med klart språk.
Juryens begrunnelse for prisen til Plan- og bygningsetaten i Oslo Kommune:
Årets kandidater holder et imponerende høyt nivå. Også i denne kategorien har juryen hatt et vanskelig valg og håper at de kandidatene som ikke når opp i år, vil prøve seg
Vinneren imponerer med sin grundige arbeidsmåte. Arbeidet som avdekkes, er langsiktig, solid forankret og godt faglig organisert med kvalitetssikring og brukertesting i alle ledd. Det er lagt grunnlag for en god og varig språkkultur, og juryen er imponert over at klarspråk legger premissene for strukturen og funksjonaliteten i tjenestene.
Nettsidene er gode å navigere i, og tekstene er mottakerorienterte, klare og korrekte. Vinneren forstår hvordan man skal skape tillit og minske avstanden til brukerne og har arbeidet bevisst med tonen i kommunikasjonen med brukerne. Det har ført til færre brukerhenvendelser, og at de henvendelsene som kommer, er positive. Vinneren viser en reflektert innstilling til arbeidet og har delt erfaringene sine med andre helt fra starten. Det er spesielt positivt at vinneren også viser hva som ikke har gått så bra i klarspråksarbeidet, og hva man kan lære av det.
I sum har vinneren på en forbilledlig måte vist hvordan en stor og kompleks organisasjon kan bygge et felles, gjennomarbeidet og langsiktig opplegg for klarspråk som kommer alle brukerne til gode.
Klarspråksprisen for kommuner og fylkeskommuner går til plan- og bygningsetaten i Oslo kommune.