Holdt dokumenter om rådmannsstrid hemmelig i 11 måneder

Dokumentene som Kommunal Rapport nå har fått innsyn i, forteller om en ordfører som er kritisk til kommunens rådmann og en rådmann som opplever ordførerens arbeidsform som vanskelig å forholde seg til.

Oppsigelse

Papirene er dokumenter til kommunestyrets møte i april i fjor og består av et brev fra rådmannens advokat til kommunens advokat hvor temaet er konflikten mellom de to i kommunens toppledelse. Brevet er sendt i desember 2016. Det andre dokumentet er et referat fra et drøftingsmøte mellom Kvænangen kommune som arbeidsgiver og rådmann Frank Pedersen som arbeidstaker. Temaet for møtet som ble holdt i februar i 2018 var om kommunen skulle si opp rådmannen eller ikke. Referatet er ført i pennen av advokat Frode Lauareid i KS Advokatene. Møtet ender med at arbeidsgiver har bestemt seg for å tilby rådmannen en sluttavtale der Pedersen fratrer som rådmann og går over i annen stilling fram til han kan gå av med pensjon. Pedersens advokat Jostein Nordbø uttaler ifølge referatet at dette er en grei måte å gå videre på.

Sluttavtale

Da saken så kom opp til behandling bak lukkede dører i Kvænangen kommunestyre 25. april 2018, ble utfallet imidlertid at rådmannen skulle få fortsette til åremålet går ut 1. september 2019. Med unntak av to avtaleforslag var dokumentene til møtet unntatt offentlighet og saken var heller ikke ført opp på kommunestyrets saksliste.

Kommunal Rapport ba samme dag som kommunestyremøtet ble holdt om innsyn i dokumentene som var unntatt offentlighet. Men det skulle altså gå 11 måneder og flere runder hos Fylkesmannen i Troms før dokumentene ble utlevert. I mellomtiden kom rådmannens arbeidsforhold på nytt opp til diskusjon og endte til slutt med en sluttavtale som både kommunen og rådmannen godtok.

Fylkesmannen purret og opphevet vedtak

Fylkesmannen i Troms har etter anmodning fra Kommunal Rapport purret på Kvænangen kommune for å få kommunen til å behandle innsynssaken og Fylkesmannen har også to ganger opphevet vedtakene som kommunen har gjort, fordi vedtakene etter Fylkesmannens oppfatning har vært mangelfulle.

Kommunal Rapport rettet i september i 2018 et nytt innsynskrav til Kvænangen kommune hvor vi ba om innsyn i et referat fra en utviklingssamtale mellom kommunen og rådmannen. Også her ble det gitt avslag på innsyn og først nå i mars fikk Kommunal Rapport innsyn i dette dokumentet.

Kommunen beklager

Konstituert rådmann Bjørn Ellefsæter skriver i en e-post til Kommunal Rapport at kommunen beklager den lange saksbehandlingstiden.

«Dette ble dessverre ikke noen heldig sak for kommunen. Det er bare å beklage at begge disse innsynskravene «ble borte» i en særdeles hektisk hverdag høsten 2018. To ansatte i kommunens toppledelse fikk langvarige fravær hele høsten 2018 og dette sammen med en hektisk budsjettprosess og etterslep av noen større saker førte til at det ble en ekstremt vanskelig tid for oss og det var ikke lett å holde hodet over vann. Det har slett ikke vært noen hensikt av kommunen i å trenere disse sakene», skriver Ellefsæter.

Han opplyser også at kommunen har brukt ekstern kompetanse, men at det er kapasitet i administrasjonen som har vært hovedutfordringen.

«Vi har vært gjennom en vanskelig tid som vi håper ikke vil komme tilbake. Generelt sett tilstreber vi – og vi klarer stort sett greit å håndtere de fleste sakene vi har til behandling», skriver Ellefsæter.

Fylkesmannen beklager

Innsynsbegjæringene rettet til Kvænangen kommune har altså endt opp som klagesaker hos Fylkesmannen i Troms og Finnmark. Men også her har det tatt tid å få svar. På spørsmål fra Kommunal Rapport om Fylkesmannen har noen oppfatning av hvordan saksbehandlingen har vært i denne innsynssaken, skriver Marianne Hovde som leder juridisk seksjon hos Fylkesmannen følgende:

«Vi mener kommunens saksbehandling i denne saken har vært utilfredsstillende. Vi har to ganger funnet å måtte oppheve kommunens vedtak om avslag på krav om innsyn uten å kunne treffe endelig realitetsvedtak, fordi saken var mangelfullt opplyst for oss. Ved andre gangs behandling hadde kommunen heller ikke foretatt de vurderinger som vi ga anvisning på i vedtaket av 30.08.2018. Saksbehandlingen har videre tatt altfor lang tid, og Fylkesmannen beklager lang saksbehandlingstid også fra vår side».

Da Fylkesmannen opphevet kommunens vedtak første gang skrev også Fylkesmannen i saken at: «Fylkesmannen gjør avslutningsvis oppmerksom på at et organ, iht. offl. § 14, kan gjøre unntak
fra innsyn i dokumenter som organet har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse, såkalte «organinterne» dokumenter.» Da Kvænangen kommune neste gang avslo innsyn i dokumentene gjorde kommunen det nettopp med begrunnelse i at det var interne dokumenter. Da saken på nytt havnet på Fylkesmannens bord måtte Fylkesmannen oppheve kommunens vedtak nok en gang fordi dokumentene ikke var interne.

Kommunal Rapport har spurt om det er rimelig av Fylkesmannen å gi råd om hvordan en kommune kan unnta ett eller flere dokumenter fra offentlighet.

«Fylkesmannen valgte å veilede kommunen om hjemmelen for unntak i offentleglova § 14 fordi det var de hensyn som denne unntakshjemmelen skal ivareta som var fremtredende i kommunens begrunnelse for avslag i saken. Dette var ikke noen anbefaling fra vår side om å benytte bestemmelsen, og kommunen vil på eget initiativ alltid måtte vurdere meroffentlighet», skriver Hovde i et svar.

Her kan du se hele saksforløpet fra innsynskravene ble reist til innsyn ble gitt: