Arkivverket fant få feil i Vaksdal og Tysnes

Kommunen har jobbet bra med arkivplan og internkontroll. Arkivtjenesten får gode skussmål fra ledere og ansatte og det er kort vei mellom kommunens ledelse og de ansatte på arkivet, skriver Arkivverket i sin rapport etter tilsyn med arkivtjenesten i Tysnes.

Også Vaksdal får rosende ord i sin tilsynsrapport.

Her heter det blant annet at de ansatte i kommunen har et gjennomtenkt og en god praktisk forståelse av arkivhold. En tidligere forvaltningsrevisjon har blitt fulgt opp blant annet ved at arkivtjenesten har fått tilført mer ressurser.

Begge kommunene får tre pålegg hver. Gjennomsnittet ligger på seks pålegg etter at Arkivverket har vært på besøk hos en kommune.

Ber kommunen oppdatere arkivplanen

Av pålegg som Tysnes har fått, møter vi på en gammel kjenning i arkivverden: Arkivplanen er ikke oppdatert slik den burde være.

Riktig nok har kommunen jobbet bra med planen, men planen er tilpasset overgangen til et fullelektronisk arkiv, men innføringen av dette arkivet er blitt utsatt. Arkivverket påpeker at en arkivplan må speile det som er situasjonen nå, og det er at kommunen har et blandingsarkiv som altså både av papirarkiv og elektroniske arkiv.

De to øvrige påleggene er heller ikke ukjente fra tilsyn i andre kommuner.

Tysnes må lage seg en plan for uttrekk, deponering og langtidsbevaring av elektroniske journal-, arkiv- og fagsystem.

Arkivverket skriver i tilsynsrapporten at Tysnes i dag ikke har deponert elektroniske uttrekk til arkivdepot. Det er ikke tatt uttrekk av elektroniske system, heller ikke fra avsluttede arkivperioder.

I tillegg må Tysnes sørge for ha arkivlokaler som er i tråd med kravene. Arkivverket har på grunn av koronapandemien ikke vært på fysisk tilsyn, men skriver i rapporten at den dokumentasjonen de er blitt forelagt, tyder på at hovedlokalet ikke er tilstrekkelig brannsikret.

Hva skal bevares og hva kan kastes?

Også Vaksdal blir pålagt å jobbe mer med arkivplan og å dokumentere rolle- og ansvarsforhold i arkivtjenesten.

Arkivverket mener det nå mangler klare dokumenterte føringer for hvilke rutiner og fullmakter som gjelder for hva som skal dokumenteres, bruk av digitale systemer, kassasjonsvurderinger og rutiner ved deponering og langtidsbevaring.

Vaksdal blir også pålagt å utarbeide rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter i alle systemer som har arkivverdig informasjon. Dette er noe som nå mangler for kommunens fagsystemer i dag.

Tredje pålegg for Vaksdal er å sette såkalte kassasjonsfrister i de elektroniske systemene som inneholder arkivverdig materiale.

Arkivverket har funnet at slike kassasjonsfrister har kommunen bare for papirarkivene, men ikke for de elektroniske arkivene. Arkivverket påpeker at en viktig del av arkivarbeidet er å vite når man kan kvitte seg med gamle dokumenter som ikke lenger har verdi som dokumentasjon.

Gjør man ikke det, vil kommunen ende opp med å bruke unødig mye ressurser på å oppbevare og vedlikeholde dokumentasjon som man ikke lenger trenger.

Her kan du lese hele tilsynsrapporten for:Tysnes kommune

Her kan du lese hele tilsynsrapporten for:Vaksdal kommune