Arkivverket gir opp Trondheim kommune

Arkivverket kom på tilsyn til Trondheim i april 2018 for å se hvordan det sto til med arkivholdet i kommunen. Kommunen var da i sving for å få sammenslåingen med Klæbu kommune på plass, og Arkivverket ga kommunen ros fordi de hadde stor bevissthet om at det var behov for ekstra innsats med arkivene i forbindelse med sammenslåingen. Trondheim og Klæbu samarbeidet tett med tanke på å skaffe nye fellessystemer og digitalisere arbeidsprosesser. 

• Les også: Fant over 300 brudd på arkivloven
• Les også: Frykter at to år med data kan ha gått tapt

Fikk fire pålegg

Men tross mye godt arbeid gikk heller ikke Trondheim fri for pålegg fra Arkivverket. Da den endelige tilsynsrapporten ble oversendt kommunen i august 2018, inneholdt den fire pålegg som kommunen ble bedt om å ordne opp i.

Kommunen hadde i forkant, av budsjettmessige hensyn, bedt om en utsettelse på ett år av alle frister for å rette påleggene. Arkivverket forlenget fristene med tre måneder, slik at fristen for å gjennomføre tiltakene ble satt til 1. april 2019.

De fire påleggene gjaldt oppdatering av arkivplanen, kvalitetssikring av arkiv, plan for deponering av elektroniske journal- og arkivsystem og til sist ordning og katalogisering av bortsatte, eldre og avsluttede arkiver.

Varsler Fylkesmannen

I et brev fra 10. januar i år konstaterer Arkivverket at kun ett av fire avvik er lukket. Arkivverket skriver i brevet at de nå velger å avslutte tilsynet selv om Trondheim kommune ikke har gjort det Arkivverket har bedt om. Samtidig skriver Arkivverket at de kommer til å varsle Fylkesmannen om forholdet.

• Her kan du lese brevet fra Arkivverket:Avslutning av tilsyn – fortsatt åpne pålegg – Trondheim kommune

I brevet heter det også at: «Intensjonen med å gi Trondheim kommune pålegg var å bringe arkivholdet i kommunen i samsvar med regelverket. De gjenstående avvikene gir grunn til fortsatt bekymring over forvaltningen av Trondheim kommunes arkiver, som på sikt kan svekke både individuelle og kollektive rettigheter om innsyn i digitalt skapt materiale. Bevaring og effektiv framfinning forutsetter at uttrekk av elektroniske arkiver er deponert».

Journalposter med feil status

Av de tingene Arkivverket har påpekt som mangler, er blant annet at det finnes et betydelig antall journalposter med en status som innebærer at dokumentene ikke er endelig journalført. Å få oppdatert status for dokumentene er viktig for at journalpostene skal komme på offentlig journal og gjøres tilgjengelig for offentligheten. 

Byarkivar Unn Elisabeth Huse skriver i en e-post til Kommunal Rapport at det er mange gamle saker og journalposter som står oppført med feil status. Hun skriver at dette kan skyldes at saksbehandlere har glemt å sette at en sak er avsluttet ved avslutningen, eller at det er glemt å endre status når et brev er sendt.

Kommunen er enig i at det er uheldig at saker og journalposter blir stående med feil status. Kommunen har rettet opp i nyere saker, men kommer ikke til å endre eldre saker.

I e-posten skriver Huse: «Byarkivet har i dialogen med Arkivverket vært tydelige på at vi ikke ønsket å gå inn eldre saker og endre statuser i disse.

Dette er i et tidligere svar til Arkivverket begrunnet slik: «Byarkivet har tidligere konkludert med at det ikke er mulig å endre alle uferdige statuser i ESA-basen. Mange av journalpostene er flere år gamle, og ingen kan med sikkerhet i dag si hva som skjedde med dokumentet. Vi mener at det i slike tilfeller er best at en journalpost står i feil status, nettopp for å synliggjøre denne usikkerheten. Derfor vil mange journalposter stå i uferdige statuser ved periodeskillet i ESA, men vi mener det er gode faglige argumenter for det. Dette vil bli også beskrevet og forklart i arkivplanen, samt i dokumentasjonen om uttrekket fra basen». (ESA står for EDB Sak og Arkiv).

– Har et robust fagmiljø

Huse skriver videre at kommunen har satt av ekstra ressurser til å oppdatere arkivplanen, og at det som Arkivverket skriver i sin oppsummering at manglet ved tilsynet, nå er å finne i arkivplanen, med unntak av en oversikt over papirarkiv som står ute i enhetene.

Årsaken er ifølge Huse at enhetene i liten grad har papirarkiv oppbevart hos seg selv, ettersom disse ble hentet inn til byarkivet i 2012 og etter det har avlevert fortløpende til byarkivet. En fullstendig oversikt skal være klar i løpet av neste måned, opplyser Huse.

Når det gjelder plan for deponering av arkiv, mener Huse at dette blir ivaretatt og er en del av den planen som Arkivverket har godkjent. Hun skriver at de tar tilsyn fra Arkivverket på alvor, og at tilsynet har ført til forbedringer i kommunens arkiv og økte ressurser for 2019.

«Generelt mener vi at arkivholdet i kommunen er god. Kommunen har et stort og robust fagmiljø innenfor arkiv, og kommunen har god kompetanse for å sikre digitale arkiver», skriver Huse. 

• Her kan du lese tilsynsrapporten fra 2018:Endelig tilsynsrapport og varsel om pålegg

Pålegget hvor Arkivverket sier seg fornøyd med arbeidet som kommunen har gjort, gjelder pålegget om ordning og katalogisering av bortsatte, eldre og avsluttede arkiver. Her var kravet at kommunen skulle lage en framdriftsplan med kostnader, finansiering og tidsfrist for ferdigstillelse.

Fristen for å lage en slik framdriftsplan ble satt til 1. april i fjor. Om dette skriver Arkivverket: «Trondheim kommune oversendte 03.07.2019 oversikt over papirarkiv og prioritering av videre arbeid. Oversikten inneholder estimat over ressursbehovet knyttet til gjennomføringen av arbeidet. Avviket lukkes».