Arkivverkets ti tips til bedre arkivtjeneste

Hvert år gjennomfører Arkivverket tilsyn i kommunene, og disse lovlighetstilsynene ender opp i tilsynsrapporter med avvik og pålegg. I snitt får kommunene seks pålegg.

Mange av de samme feilene går igjen:

• ikke oppdatert arkivplan
• manglende uttrekk
• ikke god nok oversikt over gamle papirarkiv
• papirarkivene ikke står i godkjente lokaler
• manglende oversikt over elektroniske systemer og fagsystemer som er eller har vært i bruk

Men tilsyn fra Arkivverket er ikke bare noe å grue seg til. Her kan du lese om hvorfor arkivlederen i Malvik var storfornøyd med å få tilsyn.

• Les også: På tre år har Narvik ikke klart å lukke arkiv-avvik

Får ros fra Arkivverket

Også Surnadal kommune har hatt besøk fra Arkivverket. Arkivleder Sigrid Janne Moen fikk så en tilsynsrapport med åtte pålegg.

– Det første vi gjorde var å lage en handlingsplan med tidsfrister hvor vi skrev hvordan vi ville jobbe for å lukke avvikene. Arkivverket hadde satt noen tidsfrister, og vi så ikke noen hensikt i å endre på dem. Vi tenkte at: «Nå starter vi og så jobber vi mot å overholde disse fristene». Det har vi klart så langt, sier Moen.

Surnadal får også ros fra Arkivverket for feilfritt å rette opp manglene på første forsøk.

– Å ha tilsyn var veldig positivt og lærerikt. Både ledelsen og vi på arkivet var involvert, forteller Moen.

Hun mener tilsyn gir økt oppmerksomhet i kommuneledelsen om arkivtjenesten.

• Les også: Hamar får refs for lovbrudd

Må forankres i toppen

På spørsmål om hva hun mener skal til for å få en god arkivtjeneste er svaret:

– Det er viktig det med forankring i ledelsen. Det er arkivet som er hjertet i organisasjonen. Hvis ikke arkivet fungerer som det skal, vil resten av tjenesteproduksjonen i kommunen bli påvirket av dette, sier Moen.

– Og det er viktig at arkivet blir tatt med på strategiske beslutninger. Arkiv må tidlig inn i prosesser med anskaffelser av nye systemer og ikke minst ved utfasing av gamle systemer, sier hun også.

Moen vektlegger også betydningen av å plassere ansvaret for de ulike delene av arkivarbeidet.

• Les også: Arkivverket fant få feil i Vaksdal og Tysnes

Lærer av hverandre

Moen forteller dessuten at i tillegg til å delta i IKA Møre og Romsdal, er kommunen med i et interkommunalt samarbeid, IKT Orkide. Det består av ni nordmørskommuner, hvor det er en egen fagnettverksgruppe for sak og arkiv.

– Her er det verdifull kompetanse vi kan dra nytte av. Vi deler erfaringer, for vi har mange felles systemer og løsninger. For oss har dette vært veldig viktig for å få et godt arkiv, sier Moen.

Basert på erfaringene Arkivverket har gjort seg etter mange besøk i Kommune-Norge, er dette listen over tiltak kommunene bør vektlegge for å få en god arkivtjeneste: