Både Bømlo og Træna må få orden på papirarkivet

Arkivverket har nylig hatt tilsyn i arkivtjenesten til Bømlo og Træna. Det har ført til åtte pålegg for Trænas del og sju for Bømlo.

Mener ressursene er knappe

De gamle papirarkivene og arkivlokaler er blant tingene Arkivverket ikke er fornøyd med. For Bømlos del er det oppgitt at kommunen sitter med 35 hyllemeter ufullstendig papirarkiv.

Ifølge rapporten skyldes dette at kommunens etterleving av rutiner for å skrive ut og arkivere dokumenter kommunen selv har opprettet, har vært mangelfull. Saksmapper har dermed betydelige mangler med tanke på utgående brev, interne notater og lignende.

Mangler kapasitet

Kommunens mulighet til å rette opp feilene er begrensede, skal vi tro tilsynsrapporten. Der fremgår det at arkivleder mener at arkivtjenesten ikke har kapasitet til å gå gjennom og komplettere papirarkivet i tillegg til den daglige drifta og andre periodiske arkivoppgaver.

Bømlo får likevel pålegg om å få orden på dette, først ved å lage en plan som skal være ferdig innen midten av juni neste år. Deretter må selve arbeidet med å ordne papirarkivet være ferdig innen midten av juni 2023.

Bømlo hadde under tilsynet også brukt et tilfluktsrom i rådhuset som arkivlokale både for papirarkiv og for elektroniske arkiv. Arkivverket påpekte allerede i 2012 at kommunen ikke fikk bruke tilfluktsrommet som arkiv, og kommunen erkjenner at bruken av tilfluktsrommet ikke er i tråd med arkivregelverket.

Arkiv på gulvet og sprinkleranlegg

Alle arkivlokalene til Træna oppfyller heller ikke lovens krav til slike spesialrom.

Arkivverket skriver at kommunen har arkivmateriale stående rett på gulvet i Helsehuset hvor det er sprinkleranlegg.

«Serverrom på helsehuset målte temperatur på 31 varmegrader og har ingen rutiner for fast tilsyn eller renhold. Rommet ser ut til å benyttes til lager og fremstår som overfylt og uordnet», heter det i tilsynsrapporten.

På rådhuset mangler fjernarkivet i kjelleren selvlukkende dør og det er uklart om det er tilkoblet brannalarm og innbruddsalarm.

Træna må også gå gjennom arkivmaterialet sitt og finne ut når ting kan kastes (kasseres) og hva det er som må langtidsbevares.

«Træna kommune har ingen kassasjonsfrister eller systematisk gjennomgang og vurdering av bevaringsverdien av arkivmateriale dannet i ulike digitale systemer som brukes i saksbehandlingen», skriver Arkivverket.

De peker på at en slik gjennomgang vil kunne redusere behovet for betale lisenser for programmer, forenkler søk og gjenfinning.

Arkivplan

Begge kommunene må jobbe med arkivplanen sin. For Trænas del heter det i tilsynsrapporten at de ikke har en plan og de får dermed en lang rekke med krav til hvordan rutiner, dokumentasjon og systemoversikter skal beskrives.

Bømlo har en plan, men Arkivverket er ikke fornøyd med hvordan den beskriver alt arkivarbeid i kommunen.

Blant annet pekes det på at det ikke er laget noen rutiner for hvordan man skal sms-er, dokumenter fra sosiale medier eller notater fra muntlige samtaler. Det finnes heller ikke rutiner som viser hvordan arkivdokument opprettet, lagret og utvekslet i samhandlingsløsninger skal håndteres.

Begge kommunene må også jobbe med planer for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale og lage rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter.

Her kan du lese Arkivverkets tilsynsrapporter for de to kommunene:

Bømlo: Endeleg tilsynsrapport og pålegg om utbetring

Træna: Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring