Ber Rogaland få orden på papirene sine

Arkivverket har vært på tilsynsbesøk hos Rogaland fylkeskommune, og selv om Arkivverket fikk et positivt inntrykk av hvordan arkivet fungerer som administrativt verktøy, så var det andre ting som ikke falt i god jord.

Representantene fra Arkivverket gikk gjennom arkivlokalene på fylkeshuset og fant at ingen av lokalene de fikk se, var egnet til arkivbruk. Arkivlokalene oppfyller ikke kravene til spesialrom for arkiv, i enkelte rom ble det funnet kritiske mangler i form av vinduer, synlige vannrør, fuktskader og radiatorer. Dette er mangler som medfører stor risiko for papirmaterialet, skriver Arkivverket i tilsynsrapporten.

• Les også: Arkivverket gir opp Trondheim kommune 

I tillegg til et behov for å sørge for gode lokaler, har fylkeskommunen også en jobb å gjøre med tanke å kartlegge og ordne alle papirarkivene som oppbevares i fylkeskommunen. Omfanget er betydelig, mener Arkivverket som viser til at fylkeskommunen i dag har en person i full stilling til å ordne alt papirmateriale fram til 1999. Det er ikke nok, mener Arkivverket som ber fylkeskommunen vurdere å benytte en ekstern aktør.

I en e-post til Kommunal Rapport skriver digital utviklingssjef Svein Vathne i Rogaland fylkeskommune at de vil prioritere å ordne eldre papirarkiver, og at de vil løse problemet med arkivlokalene ved å deponere alle eldre papirarkiver hos IKA Rogaland. Målet er å følge de påleggene Arkivverket kommer med i tilsynsrapporten, skriver Vatne.

• Les også: Fant over 300 brudd på arkivloven

Det er ikke bare de gamle papirene som må tas vare på. Arkivverket mener fylkeskommunen må lage en plan for uttrekk fra avsluttede arkivperioder i sak-/arkivsystem og fra bevaringsverdige fagsystem, både avsluttede og aktive. Arkivverket viser til ett sak-/arkivsystem som er avsluttet, men hvor det ikke er foretatt uttrekk og deponering.

Det vises også til at når fylkeskommunen går over til et nytt fagsystem, vil mange av fagsystemene ved skolene gå ut, men uten at det finnes noen plan for uttrekk og deponering. Arkivverket peker på at elektronisk arkivmateriale som går ut av aktiv bruk, før eller siden vil gå tapt.

• Les også: Helseopplysningene dine lever videre etter at du er død

Til sammen får fylkeskommunen fem pålegg fra Arkivverket. Alle skal være rettet opp innen utgangen av juli i år. Også uklart rolle- og ansvarsforhold og manglende rutiner og dokumentasjon for systemer med fullelektronisk arkivering er forhold Arkivverket vil ha rettet opp i.

Her kan du lese hele tilsynsrapporten: Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring