Bruker millioner på å rydde i arkivet

Tirsdag 28. mai vedtok hovedutvalg for kultur, idrett og inkludering i Vestland fylkeskommune en plan for oppfølging av et arkivtilsyn i Hordaland fylkeskommune i 2018. 

Planen strekker seg helt fram til 2048 og i hovedutvalgets innstilling til fylkestinget heter det at tilsynet fra Arkivverket medfører økte kostnader i år på nesten 1 million kroner. Planlagt økning i kostnader for perioden 2025- 2048 er estimert til 22,3 millioner kroner. En oversikt viser at det er over 5.000 hyllemeter med arkivmateriale som må ordnes, estimert tidsbruk for å få jobben gjort er over 28 årsverk.

Anonymt tips

Veien fram til tirsdagens vedtak har vært lang. Det opprinnelige tilsynet ble gjort i Hordaland i 2018, nå er Hordaland borte og erstattet med Vestland fylkeskommune etter at Hordaland ble slått sammen med Sogn og Fjordane i 2020. Tilsynet ble lukket i 2019 ettersom Arkivverket trodde alle avvikene var lukket. Men så fikk Arkivverket et anonymt tips som fortalte en annen historie. 

Etter å ha fått en statusrapport fra Vestland fylkeskommune, konkluderer Arkivverket med at fylkeskommunen har gjort lite for å følge opp ordningsplanene som ble laget i 2019. Ettersom den tidligere planen ikke ble fulgt opp, påla Arkivverket fylkeskommunen å lage en ny plan for ordning og katalogisering av papirarkivene til gamle Hordaland fylkeskommune. 

Fristen for selve planen ble satt til januar i fjor og ferdigstilling av jobben skulle være juli 2025. Fylkeskommunen pekte på utfordringer med regionreformen og at det skal bygges nytt arkivbygg på Leikanger, og ba derfor om utsettelse til 2027.

Bryter pålegg

Arkivverket pekte på nytt på at fylkeskommunen ikke har fulgt opp tidligere tilsyn og sine egne planer for håndteringen av eldre arkiv. Den nye fylkeskommunen har eksistert i tre år, og dette burde ha vært tilstrekkelig til å ta tak i disse utfordringene, skriver Arkivverket i et brev til fylkeskommunen i februar i år. 

Det blir dermed ikke gitt noen utsatt frist, og Arkivverket ber fylkeskommunen føre avviket inn i fylkeskommunens system for internkontroll. Tilsynsmyndigheten påpeker også at det er fylkeskommunen selv som er ansvarlig for å ha et arkivhold som er i samsvar med arkivlov og forskrifter.

I hovedutvalgets innstilling til fylkestinget blir Arkivverkets frister ikke tatt hensyn til, men hovedutvalget ber om at avviket i framdrift blir registrert i fylkeskommunens system for internkontroll.

I en e-post til Kommunal Rapport kommenterer avdelingsdirektør Kjetil Reithaug i Arkivverket fylkeskommunens oppfølging slik:

«Vi ser og anerkjenner at fylkeskommunen har svart ut en del av pålegget ved at de har utarbeidet en plan for å håndtere eldre, bortsatte og avsluttede arkiver. Vi registrerer like fullt at fylkeskommunen i planen skriver at de skal ferdigstille arbeidet i 2027 og ikke i 2025 slik vi ga pålegg om. Det sier jo at at de ikke vil prioritere å følge opp et pålegg basert på lov og forskrift innen tidsfristen. Dersom de legger opp til, eller bruker, enda lenger tid før arkivene er håndtert på arkivfaglig og forskriftsmessig måte, så er det ekstra skuffende».