Disse kommunene får arkivtilsyn i 2024

Kommunene som skal under lupen, er valgt ut fra en risikobasert vurdering. Altså kommuner hvor Arkivverket tror det er stor risiko for at de vil finne feil og mangler. Denne vurderingen er basert blant annet på hva kommunene selv har rapportert inn til Arkivverket gjennom Arkivverkets årlige undersøkelse, tips fra presse, publikum eller andre.

– Også er det kommuner hvor vi har vært på tilsyn hos tidligere, hvor vi vet at alt ikke blir fulgt opp. Vi er også oppmerksom på Robek-kommuner. Vi vet at arkiv er noe det lett kan bli kuttet i, og det vil vi passe på at ikke skjer, sier avdelingsdirektør Kjetil Reithaug i Arkivverket.

Listen over planlagte tilsyn i 2024 kan bli endret blant annet som følge av samordning med andre tilsyn som kommunen får.

Bevisstgjøring og ansvarsfordeling

Målet med tilsynene er å løfte kvaliteten på arkivtjenesten.

– Det er trist å se tilstanden noen steder når vi kommer på besøk, men det er gøy å se at tilsyn virker. Vi ønsker at ting skal bli bra, vi er ikke ute etter å «ta noen» når vi kommer på tilsynsbesøk. Det vi er mest opptatt av, er å få alle nivåene i kommunen i tale, fra saksbehandlere, arkivledere opp til kommunedirektøren, sier Reithaug.

– Vi prøver å finne ut hva som faktisk foregår, finne hvilke utfordringer de har, hvilke feil som finnes og hvilke ting de synes er vanskelig å få plass. Ofte trenger vi ikke grave så dypt for å finne ting de kan gjøre som gir god effekt for arkivtjenesten. Mye handler om bevisstgjøring og ansvarsfordeling, sier han.

I 2023 har tilsynsvirksomheten vært redusert som følge av høye strømutgifter. Arkivverkets to store poster på budsjettet er lokaler og personell. Ingen av disse to postene er så enkle å få gjort noe med i trange tider, dermed har tilsyn og utvikling fått merke sparekniven.

– Vi måtte derfor utsette 29 tilsyn i stat og kommune i 2023, det betyr at vi har mer enn halvert tilsynsvirksomheten i år. Men de vi utsatte i 2023, har vi bare flyttet over til 2024 og fylt på med noen flere, sier Reithaug.

Digitale tilsyn

Arkivverket har gjennomført noen tilsyn via Teams. Det mener Reithaug har fungert greit, men han sier også at Arkivverket primært ønsker å besøke kommunene der de har tilsyn.

– Vi får gode tilbakemeldinger på metodikken vår. Den fungerer best når vi er til stede. Vi vet også at kommunene selv i størst mulig grad ønsker seg stedlig tilsyn. I hovedsak blir det stedlige tilsyn i 2024, men noen rene digitale tilsyn. Vi skal også prøve å dokumentere effekten av digitale tilsyn, om det er bedre eller dårligere enn stedlige tilsyn. Men dette vil vi ikke se effekten av før om et par år, sier Reithaug.

Fylkesdelingene

Fra 1. januar skal tre fylker splittes opp. Det er også noe som får betydning for arkivtjenesten.

– Inndelingsloven sier mye om kommuner som skal slå seg sammen, men mindre om kommuner som splittes. Så i forkant av fylkessplittingen har det vært noen diskusjoner om hvordan vi skal få det til. Hvis alt ble gjort riktig da fylkene ble slått sammen, så er det helt greie regler å følge når man så skiller lag igjen. Men så er det sånn at da fylkeskommunene slo seg sammen, så gjorde de ikke alt riktig, og da blir det en utfordring å vurdere hvordan man skal splitte arkivtjenesten opp igjen, sier Reithaug.

Han forteller at Arkivverket har veiledet fylkeskommunene, og mener at de blant annet har kommet med en god løsning for Vikens del.

 – Vi har diskutert med Viken og kommet fram til noe vi tror skal gå fint, så hvis det går som planlagt så skal det gå greit, i hvert fall med hensyn til innbyggerne og deres rettighetsdokumentasjon. Når man begynner å dele eller slå sammen arkiv, så er det mange kritiske faktorer, sier Reithaug.

Slik får kommunen et godt arkiv

Tilsynsrapportene som Arkivverket lager etter å ha vært på tilsyn viser at det ofte er de samme feilene som går igjen fra arkivtjeneste til arkivtjeneste. Noe av det mest vanlige er:

• ikke oppdatert arkivplan

• manglende uttrekk

• ikke god nok oversikt over gamle papirarkiv

• papirarkivene ikke står i godkjente lokaler

• manglende oversikt over elektroniske systemer og fagsystemer som er eller har vært i bruk

Ønsker du å komme Arkivverkets mangelliste litt i forkjøpet, så kan du her se en tipsliste om hvordan du kan få skikk på arkivet: Arkivverkets ti tips til bedre arkivtjeneste.