Fant over 300 brudd på arkivloven

Arkivverket har nå talt opp resultatene etter tilsynene som ble gjort i 2019. Fasiten er at etter 60 tilsyn hos stat, kommuner og fylkeskommuner ble det funnet over 300 brudd på arkivloven.

For kommunenes del ble det funnet 274 avvik, men det kan bli flere ettersom rapportene fra seks kommunale tilsyn ennå ikke er ferdige.

– Alvorlig samfunnsproblem

Riksarkivar Inga Bolstad er svært bekymret over resultatene.

– Våre tilsyn viser at mange kommuner, og en del statlige etater, på vesentlige områder snart vil være ute av stand til å dokumentere hva de har gjort for innbyggerne. Det er kanskje vanskelig for folk å skjønne, men dette er et alvorlig samfunnsproblem, sier Bolstad ifølge en pressemelding fra Arkivverket.

Ifølge tilsynsrapporter som ble publisert på slutten av fjoråret er typiske arkivmangler som Arkivverket har funnet: ikke oppdatert eller manglende arkivplan, manglende plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale, manglende plan for å ordne og listeføre bortsatte, eldre og avsluttede papirarkiver og å sikre arkiver som oppbevares i egne lokaler.

• Les også: Frykter at to år med data kan ha gått tapt

– Hvis kommunene ikke tar solide grep snarest, vil det gå utover rettssikkerheten til enkeltinnbyggere. Det vil være vanskelig å stille spørsmål ved og få dokumentert hva som har blitt gjort i for eksempel barnevern og skole. Tilliten vil kunne fortsette å synke i hele befolkningen, fordi dokumentasjonen etter arbeidet ikke er til å stole på, hvis den finnes i det hele tatt, advarer Bolstad.

Hun forteller at Arkivverket jobber for å få utviklet nye og enklere løsninger for arkivering.

Tilsyn også i år

Også i året som vi nå er inne i, vil Arkivverket ha tilsyn i kommunale arkiv. Arkivverket har varslet at 37 kommunale virksomheter må forberede seg på å ta imot et arkivfaglig besøk i år. Disse virksomhetene er valgt ut fra en risikobasert tilnærming hvor Arkivverket vurderer hvilke arkiv hvor de anser at det er fare for feil og mangler.

Og arkivlovutvalget som i fjor la fram forslag til ny arkivlov, var bekymret for om vi klarer å ta vare på nødvendig dokumentasjon som kommunen lager. Utvalgsleder Christian Reusch frykter vi er i ferd med å utvikle en «digital demens».

– Det er en hovedhypotese i utredningen at vi er i ferd med å utvikle en digital demens. Utviklingen i hvordan vi produserer informasjon har løpt veldig fort, og vi har ikke klart å følge med på utviklingen og etablere de riktige verktøyene og de riktige strategiene for å sørge for at det som vi lager nå at vi evner å ta vare på det viktige. Det var lettere før i kalveskinnpergamentenes tid, sa Reusch under fremleggingen av lovforslaget.