Fører tilsyn via Teams

Koronapandemien gir konsekvenser også for tilsynsvirksomheten til Arkivverket. Da pandemien brøt ut, fikk Arkivverkets folk ikke lov til å reise ut, og kommunene var heller ikke særlig interessert i å få fysisk besøk. I november var turen kommet til Sunndal kommune, men besøket fra Arkivverkets to rådgivere ble gjort via Teams.

Og selv om Arkivverket fikk et positivt inntrykk av den daglige arkiveringen og journalføringen, så slapp heller ikke Sunndal unna en liten liste med fire pålegg om ting som må rettes opp i før sommerferien.

Elektroniske arkiv og arkivplan

Ved dette tilsynet var det særlig arkivorganisering og elektronisk arkivdanning som fikk oppmerksomhet.

Tilsynet avdekket at arkivplanen ikke var oppdatert. Det ble pekt på at arkivansvaret i interkommunale selskap og samarbeid ikke var oppdatert og tydelig beskrevet. Kommunen har heller ikke revidert arkivplanen jevnlig noe som har ført til utdaterte opplysninger om rutiner og lover. Arkivplanen mangler også fullstendig beskrivelse av de elektroniske systemene som kommunen bruker.

Arkivverket gir Sunndal også pålegg om å utarbeide rutiner og dokumentasjon for hvordan de skal møte risikoen knyttet til håndtering og oppbevaring av elektronisk arkivmateriale. Kommunen har tatt i bruk fullelektronisk arkivering i flere systemer, men mangler altså noen rutiner knyttet til hvordan man skal behandle slike arkivdokumenter.

Arkivverket peker på at elektroniske arkiv er utsatt for en del andre risikomomenter enn de tradisjonelle papirarkivene. Blant annet må man sikre seg at elektroniske dokumenter ikke kan endres i ettertid.

I tillegg har Arkivverket funnet at kommunen ikke har deponert uttrekk av alle avsluttede elektroniske systemer, noe Arkivverket nå ber dem om å få orden på. Her pekes det på at elektronisk arkivmateriale som går ut av bruk, vil før eller siden gå tapt, hvis man ikke sørger for å ta vare på det gjennom regelmessige, systemuavhengige uttrekk.

Fortsetter med videotilsyn

Ikke alle slags mangler og feil lar seg avdekke via Teams, erkjenner fagdirektør Kjetil Reithaug i Arkivverket, men han mener likevel at denne metoden vil være et nytt verktøy i verktøykassa til Arkivverket i tiden fremover.

Han forteller at de allerede før koronaen traff landet, hadde diskutert muligheten for å gjennomføre digitale tilsyn, men at det var først etter mars i fjor at det virkelig ble aktualisert. Et pilot-tilsyn ble gjort i juni og i fjor høst ble flere ordinære tilsyn gjennomført via Teams. Planen er å gjøre flere tilsyn av denne typen i år.

– Det er mer miljøvennlig ved at vi slipper å reise, det blir billigere og det blir mer fleksibelt å gjøre det sånn, sier Reithaug.

Ved ikke å være fysisk til stede, får ikke Arkivverket sett hvordan de faktiske arkivlokalene ser ut. Og som alle som har deltatt i Teams-møter vet, så mister man også en god del tilleggsinformasjon når man møtes digitalt og ikke ser hverandre fysisk.

– En del av det vi ikke får sjekket ved at vi er på stedet fysisk, kan vi sjekke ved at vi ber om egenrapportering, men det er klart det er noen aspekter vi går glipp av når vi ikke sitter i samme møterom. Så denne formen er ikke like bra på alle tilsyn, sier Reithaug.

Samtidig peker han på at videotilsyn fungerer og at de finner mange feil med kommunenes arkivtjenester. Derfor kommer Arkivverket til å fortsette med tilsyn via Teams også i tiden framover, men det ligger ikke an til at det erstatter alle de tradisjonelle tilsynene Arkivverket gjennomfører med fysisk oppmøte hos kommunen.

Her kan du lese hele tilsynsrapporten fra tilsynet i Sunndal: Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring