Frykter at to år med data kan ha gått tapt

I desember i fjor publiserte Arkivverket tilsynsrapporter etter tilsyn hos seks kommuner og bymiljøetaten i Oslo kommune. Flere av manglene Arkivverket har funnet i arkivtjenestene er felles for flere av kommunene – som å sørge for å ha en oppdatert arkivplan – men Arkivverket har også avdekket forhold som tilsynsmyndigheten anser som mer kritisk. 

• Les også: Varsler 55 arkivtilsyn neste år

I tilsynsrapporten fra Kautokeino heter det at kommunen har tapt eller tror de har tapt data fra to elektroniske systemer. Fra ett av systemene kan det være mulig at det er to år med data som har gått tapt, men det er også ukjent hvilke to år det i så fall kan være. Det andre systemet var i bruk fram til 2007 og serveren hvor systemet lå skal senere ha blitt slettet. Det er ukjent om det gamle systemet ble migrert over til det nye.

Arkivverket ber nå kommunen om straks å vurdere hvilke tiltak de kan sette i gang for å redusere konsekvensene av manglende journaler for de periodene hvor det er påvist tap av data.

Arkivverket peker på at uten en komplett journal, har ikke kommunen tilstrekkelig inngang til sakarkivet, og når heller ikke komplett register til saksdokumentene foreligger, er dokumentenes anvendelighet vesentlig redusert. De skriver også: «Dersom ovennevnte forskriftsbrudd hadde blitt avdekket før, ville Arkivverket vurdert å politianmelde forholdet».

– Ikke fullstendig tapt

Kommunalleder for rådmannens stab i Kautokeino, Karin Hætta, sier til Kommunal Rapport at hun har et håp om at det skal la seg gjøre å gjenskape dataene, og at dette er en sak de nå jobber med. Hun legger også til at all informasjon finnes i papriarkiv, slik at informasjonen ikke har gått fullstendig tapt.

– Vi er nå i prosess med å ansette en ny arkivleder. Vedkommende som får jobben, vil få denne tilsynsrapporten som en viktig arbeidsoppgave, sier Hætta.

Hun forteller at kommunen har vært uten arkivleder i ett års tid, og at arkivtjenesten sliter med knappe ressurser.

Arkivverket mener det er positivt at kommunen har fått på plass mye i arkivplanen, selv om kommunen har klart seg nesten to år uten en arkivleder.

Samtidig påpeker Arkivverket at det finnes lite dokumentasjon i arkivplanen og heller ingen faste rutiner for rydding og overføring av papirarkiv som er kjent i alle fagenhetene. Det pekes på at det er usikkert hvor store mengder med eldre og avsluttet arkivmateriale som finnes i ytre enheter, og Arkivverket ber kommunen vurdere å hente inn ekstern hjelp fordi det ser ut som om etterslepet er så stort at det er betydelig mer enn hva dagens bemanning kan klare innen rimelig tid.

• Les også: Vil ha slutt på plikten til å føre journal 

Måsøy

Også Måsøy kommune får kritikk for hvordan arkivtjenesten der følges opp.

I tilsynsrapporten heter det blant annet: «Måsøy kommune hadde et tilsyn med arkivholdet sitt den 27.09.2012. Ingen av de avvikene som ble påpekt da, har blitt lukket. I denne tilsynsrapporten gjentas i stor grad de samme avvikene. Vi ser at kommunen har utfordringer knyttet opp mot intern kompetanse, stadig skifte av ledelse, tilgang på ressurser og harde prioriteringer. Vi minner likevel om at kommunen som alle offentlige organ, har en plikt til å oppfylle kravene i arkivloven. Det er ikke en høy grad av oppfyllelse å finne i Måsøy kommune. Det bør vurderes om dere trenger ekstern støtte for ikke å miste eller ødelegge den dokumentasjon som dannes hos dere».

De konkrete manglene som Arkivverket har funnet, er at arkivplanen ikke dokumenterer hvem som har ansvar for kommunens arkiver. Kommunen har ifølge Arkivverket ikke en operativ arkivplan, på rådhuset står uordnede permer som kan inneholde arkivmateriale, og det er usikkert hvor store mengder eldre og avsluttet arkivmateriale som skal bevares som finnes i de ytre enhetene.

Kommunen bes også lage og implementere en plan for uttrekk og å lage et depot for avsluttede digitale arkiv. For å ordne opp i gamle papirarkiv, ber Arkivverket kommunen vurdere å få hjelp fra en ekstern aktør fordi det blir for mye jobb for dem som har den daglige arkivdriften.

• Les også: Mener mange arkiv er i en svært sårbar situasjon

Vega

Vega kommune får også pålegg om å dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt og å lage en arkivplan, noe som de ifølge tilsynsrapporten mangler.

Vega må også få på plass rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter og å kartlegge både aktive og avsluttede elektroniske systemer som kommunen har.

I tillegg påpeker Arkivverket at Vega i perioden 2010–2015 hadde felles sak-/arkivsystem med Brønnøy, Vevelstad, Bindal og Sømna. Det var ikke separate arkiv for hver kommune, noe som Arkivverket mener bryter med arkivfaglige prinsipper om ordning etter opphav og at et organs arkiv ikke skal blandes med andre arkiv.

Dessuten peker Arkivverket på at en slik løsning heller ikke er forsvarlig med tanke på informasjonssikkerhet og tilgangsstyring.

«Det kom fram under tilsynet at arkivmedarbeidere har tilgang til opplysninger og dokumenter utover sine tjenstlige behov. Kommunen har avsluttet perioden, og lagt den som historisk base i dagens sak-/arkivsystem. Det finnes likevel åpne saker i den gamle basen som ikke er kvalitetssikret, ferdigstilt og klargjort for deponering», heter det i tilsynsrapporten.

Kommunen mangler også en plan for langtidsbevaring av elektronisk skapt arkivmateriale. Gamle og avsluttede papirarkiver er heller ikke ordnet og listeført i henhold til krav i arkivforskriften, ifølge Arkivverket.

Tingvoll

Tingvoll får også pålegg om å oppdatere arkivplanen sin, kartlegge elektroniske systemer, lage rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter og å få orden i gamle arkiv.

«Tingvoll kommune har et betydelig ordningsetterslep for sine bortsatte, eldre og avsluttede arkiver. Arkivtjenesten har ikke med dagens bemanning ressurser til å følge opp dette arbeidet. Det foreligger ikke fullstendige arkivlister for arkivene som oppbevares i kommunens lokaler. Kommunen har ingen konkret plan for ordning, pakking og listeføring av sine papirarkiver», står det å lese i tilsynsrapporten.

• Les også: Bruker millioner på å rydde i arkivet

Austevoll

Å oppdatere arkivplanen er noe også Austevoll må få gjort, mener Arkivverket. Det må også her utarbeides rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter, lages rutiner for kvalitetssikring og lages en plan for langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale.

I tilsynsrapporten heter det at Austevoll ikke har egen kompetanse til å ta uttrekk fra digitale arkiv, men at de er i dialog med IKT Nordhordland og IKA Hordaland.

Åmot

Åmot slipper heller ikke unna å oppdatere sin arkivplan. Dagens plan er fra 2004 og etter Arkivverkets oppfatning utdatert og mangelfull.

Kommunen må kartlegge og dokumentere aktive og avsluttede elektroniske systemer, utarbeide rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter og lage en plan for langtidsbevaring av disse, ifølge tilsynsrapporten.

Heller ikke i Åmot kommune er det en fullstendig oversikt over alle de gamle papirarkivene, og Arkivverket ber nå om en plan for hvordan dette skal ordnes og listeføres. Et problem som både Åmot og andre kommuner sliter med, er at de gamle papirarkivene står lagret i lokaler som ikke er egnet som arkivlokale.

Bymiljøetaten i Oslo

Ferdigstilling av arkivplanen er pålegg nummer 1 fra Arkivverket til bymiljøetaten i Oslo. Dagens plan inneholder mangler på flere områder. Dessuten mangler det rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter, det må kartlegges og dokumenteres aktive og avsluttede elektroniske system som etaten har og lages en plan for langtidsbevaring av elektronisk materiale, ifølge tilsynsrapporten.

Heller ikke hos bymiljøetaten er man à jour med gamle papirarkiv. Cirka 1.000 hyllemeter eldre og avsluttet arkivmateriale fra 1950 og fram til i dag venter på et omfattende ordningsarbeid før det hele kan sendes videre til byarkivet.