Hamar får refs for lovbrudd

Arkivverkets varsellamper blinker kraftig etter at de har gjennomført tilsyn med arkivtjenesten. Hamar har, som mange andre kommuner, endt opp med en liste med feil og mangler som kommunen pålegges å rette opp i.

I et notat fra Arkivverket om tilsynet heter det at kommunen bryter arkivloven og at: «Det spesielle med Hamar er at kommunen har hatt et svekket arkivhold over tid. Hamar kommune hadde arkivtilsyn tilbake i 2013, hvor tilsynet ble avsluttet med en rekke åpne pålegg. Tilstanden på arkivholdet og tidligere tilsynshistorikk indikerer at det er stor sannsynlighet for hendelser som på sikt vil kunne føre til brudd på rettigheter og rettssikkerhet for enkeltmennesker. Tilstanden kan også resultere i effektivitetstap, økonomiske tap og tap av tillit til kommunen.»

I selve tilsynsrapporten heter det også at «det er tegn som indikerer en manglende kultur eller praksis for arkivering og journalføring i kommunen».

– Flinke på rettighetsdokumentasjon

Kommunedirektør Christl Kvam erkjenner at kommunen må skjerpe seg på enkelte områder, men hun frykter ikke for innbyggernes rettssikkerhet.

– Jeg tenker at innenfor rettighetsdokumentasjon på personnivå kan innbyggerne være ganske trygge. Barnevern, helsestasjon, helse og omsorg, Nav og så videre, der opplever jeg at vi er flinke, sier Kvam.

Hun mener kommunens ansatte er flinke til å arkivere det som kan defineres som en sak til behandling, men at det nok i en del tilfeller kan skorte på kunnskapen om hva som er arkivverdig før dokumenter fremstår som en kommunal sak.

Kvam sier kommunen nå må skjerpe inn rutinene og jobbe med de ansattes kompetanse, slik at de blir satt i stand til å gjøre de riktige vurderingene.

Krevende prioritering

– Og så er det hele tiden spørsmål om kapasitet, kompetanse og hvor mye man skal sette inn på dette i tillegg til hvor mye man skal sette inn på alle andre områder i kommunen hvor det alltid er noe som «brenner» et eller annet sted. Det er krevende, synes jeg, sier Kvam.

Hun forteller at helt siden hun begynte i stillingen som kommunedirektør for snart to år siden, har det vært snakk om å innføre et nytt sak- og arkivsystem. Denne jobben skal gjøres sammen med Løten og Stange. De er nå i gang med et forprosjekt som skal berede grunnen for et anbudsdokument. En dato for når et nytt sak- og arkivsystem skal være på plass og i drift, har Kvam ikke.

– Og når man har dette foran seg, opplever man kanskje at det å jobbe på det gamle og det å drive med veldig utstrakt opplæring når vi skal i gang med noe nytt, heller ikke blir prioritert, sier Kvam.

Skal med i interkommunalt arkiv

Noe av kritikken fra Arkivverket handler om at kommunen ikke har deponert uttrekk fra avsluttede arkivperioder. Det er også store mengder avsluttede papirarkiver som ikke er ordnet, listeført og avlevert til et depot slik de burde ha gjort.

Tidligere var Hamar medlem av IKA Øst som ikke lenger eksisterer. Kommunen jobber med å komme seg inn i en ny interkommunal arkivløsning, men også dette tar tid. Formannskapet skal behandle en sak om innmelding i slutten av april.

– Vi er litt i limbo der. Dette er ting som trekker ut som ikke bare vi råder over. Vi har et stykke arbeid å gjøre på det historiske samtidig som vi prøver å innrette oss mot det nye. Og det er litt vanskelig å gjøre begge deler samtidig, sier Kvam.

Får det ikke perfekt

– Men tar dere tilsyn fra Arkivverket alvorlig?

– Ja, det gjør vi. Jeg føler meg trygg på at vi har en arkivleder som tar jobben sin veldig på alvor. Men å prioritere så store ressurser inn på dette området som skulle gjort at alt ble perfekt, det har vi rett og slett ikke anledning til. Vi har nok hatt større fokus på å se fremover og hva vi må gjøre for å få et nytt system opp å gå, enn å se bakover og reparere alt som var feil med det gamle. Det kan vi jo kritiseres for, sier Kvam.

– Hva tenker du om statusen til arkivtjenesten i kommunen, blant politikere og administrasjonen ellers?

– Jeg tror ikke det er det de tenker først på, for å si det sånn. De er mer opptatt av sykehjemsplasser, barnehageplasser, skolestruktur, sårbare barn, helsesykepleiere og ganske mye annet. Sånn er det jo bare, jeg tror ikke det er unikt for kommunepolitikerne i Hamar, sier Kvam.

Tross strenge tilbakemeldinger fra Arkivverket, er Kvam positiv til måten tilsynet blir gjennomført på. Hun trekker fram at Arkivverket gir god veiledning og forklarer hvordan avvik kan lukkes.

– Det er en veldig god måte å drive tilsyn på fordi man får en felles forståelse for at ting skal bli bedre. Så sånn sett har det vært veldig konstruktivt, sier Kvam.

Her kan du lese hele tilsynsrapporten:Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring