Her er landets første heldigitale kommune

Det komplette papirarkivet til Finnås kommune er nå skannet, og 21.000 bilder er å finne igjen på Digitalarkivet.no. Papirarkivet utgjør 3,5 hyllemeter, men selve kommunen eksisterer altså ikke lenger.

Finnås kommune ble opprettet i 1838 og eksisterte fram til 1916, da ble kommunen delt mellom Bømlo, Bremnes og Moster i det som nå heter Vestland fylke. I 1963 ble de tre kommunene slått sammen igjen til storkommunen Bømlo.

Valgstyret, formannskap, kommunekassen, fiskermanntallsnemnda, skolestyret, fattigkommisjonen, barneskoler og overformynderi er blant det som er skannet og lagt ut på Digitalarkivet.no.

Det er IKA Hordaland som har publisert alt arkivmaterialet til den nedlagte kommunen. Fagleder Knut Kjosås ved IKA Hordaland har ledet prosjektet og innimellom også stått ved skannermaskinen.

– Digitalarkivet åpnet for selvpubliserende aktører i september 2019, med en publiseringsbegrensning på 100 år. Vi som publiserer selv, kunne bare legge ut det som var eldre enn 100 år. Da snakket vi litt om hva slags interessant prosjekt som vi kunne lage oss. Så tenkte vi; Har vi en kommune som i sin helhet ble lagt ned før 1920, så vil hele den kommunen kunne være fritt tilgjengelig på Digitalarkivet. Da fant vi to alternativer og valgte Finnås som ble lagt ned i 1916, sier Kjosås om hvordan det hele oppsto.

Amerikafarere

Finnås kommune har nok ikke vært omfattet av så veldig stor interesse opp gjennom årene før IKA Hordaland plutselig så muligheten til å gjøre noe litt spesielt.

– Men kommunen fungerer som et eksempel på de kommunale arkivene, den viser bredden av kommunal forvaltning i samtiden, sier Kjosås.

Nå kan man altså lese hva slags saker administrasjonen og politikerne jobbet med i denne vestlandskommunen for 100 år siden. Innholdet er variert og Kjosås tror det først og fremst er lokalhistorikere og slektsgranskere som vil fatte interesse for dokumentene.

– Det jeg selv synes er mest spennende, er alle disse som utvandret til Amerika, korrespondansen med dem og slike ting. Men det er meg, andre vil sikkert se andre ting, sier Kjosås.

Og om Arkivverket fra i dag hadde kommet på tilsyn til gamle Finnås så hadde de nok funnet noen brudd på arkivloven, men kanskje ikke flere enn det de finner når de inspiserer dagens kommuner.

– Det har vært noen lakuner (tomrom, ufullstendigheter, red. anmrk). Fra formannskapet manglet det to møteprotokoller. Men det var sånn den tiden at formannskapene i kommunen sendte inn utskrifter av forhandlingsprotokollene til amtsmannen i fylket for arkivering der. Så vi tok kontakt med Statsarkivet i Bergen, og de hadde utskrifter av møtebøkene for Finnås for de periodene vi manglet. Vi har lånt og skannet dem og dermed fått tettet alle lakunene, sier Kjosås.

Skannet, ikke transkribert

En komplett publisering av kommunens arkiv reiser også spørsmål om man tråkker over juridiske eller etiske grenser.

– Dette er vurderinger vi er veldig opptatt av. I dette tilfellet er materialet eldre enn 100 år så vi kan ikke se at det er noen lovhjemmel som hindrer oss i å legge det ut fritt tilgjengelig på nett, sier Kjosås.

Han legger også vekt på at innholdet er skannet og publisert som bilder. Innholdet er ikke transkribert og gjort søkbart og indekserbart slik man kan gjøre med tekstdokumenter. Det innebærer at du selv må gå inn og lete fram den konkrete informasjonen du er på jakt etter.

Dette kan igjen gjøre det litt mer komplisert for menigmann å finne interessant informasjon.

– Vi får en del forespørsler om ting som allerede er skannet av oss. Da har ikke folk funnet det de leter etter selv om det er tilgjengelig. Vi har fortsatt en rolle som veileder, så det er ofte at vi hjelper folk med hvor de skal finne det de leter etter, sier Kjosås.

Har skannet 150.000 bilder

Finnås kommune er bare en liten del av det IKA Hordaland har publisert. Kjosås sier de også har skannet og lagt ut alle formannskaps- og kommunestyreprotollene fra 1837 til 1920 for 52 kommuner. I tillegg til det har de skannet alle de 500 karakterprotokollene fra skolene i disse kommunene samt valgstyrene, fattigstyrene og overformynderiene. Samlet sett har de lagt ut over 150.000 bilder.

Om råd til andre arkivinstitusjoner som sysler med tanken om noe tilsvarende sier Kjosås:

– Det er bare å begynne. Jeg tror mange prosjekter aldri blir noe av fordi planleggingsfasen tar for lang tid. Vi på IKA Hordaland har som mål at kulturarven skal være digitalt tilgjengelig for alle og spesielt innbyggerne i eierkommunene våre. Vi vet hvor målet er, starter med små steg og justerer underveis. Vårt råd til andre må være å starte i det små og bruke erfaringene til å justere.

Her kan du lete i skannede dokumenter fra Finnås kommune: Finnås søkeresultat

Storfornøyd kommunedirektør

Kommunedirektør Kjetil Aga Gjøsæter i Bømlo kommune skriver i en e-post at de i Bømlo er svært stolte over at alt arkivmaterialet etter Finnås kommune er gjort tilgjengelig digitalt.

Gjøsæter synes IKA Hordaland har gjort et omfattende og godt arbeid for å få det til. Han mener arkivet er en lokal skatt som bidrar til å sikre innbyggernes demokratiske rett til offentlig dokumentasjon og kulturarv.

Kommunedirektøren synes dokumentasjonen gir et levende uttrykk både for den kommunale forvaltningen i denne perioden og ikke minst de problemstillingene som ble drøftet politisk. Han synes blant annet at det er svært interessant å se at drøftinger om samferdsel, infrastruktur, bompenger og annen finansiering tidvis var like aktuelle på 1800-tallet som i dag.