Kritisk til manglende journalføring

En ni punkts liste med pålegg som må følges opp, er nylig presentert for øykommunen i Rogaland. Kommunen med vel 850 innbyggere har altså sine utfordringer på arkivsektoren, men håper et nytt interkommunalt arkivsamarbeid vil være til god hjelp.

– Nå står vi midt oppe i innføringen av et felles arkivsystem her på Haugalandet. Dette har vi store forventninger til og gjør at vi ser lyst på framtiden. Det vil blant annet gjøre at vi får et større nettverk og et større faglig fellesskap, forteller arkivleder Gro Sørensen.

Hun har jobbet i kommunen i 21 år og forteller at arkivet ikke lenger er «noen gamle tanter», men at statusen nå er betydelig hevet.

• Les også:Ber Rogaland få orden på papirene sine

Arkivsamarbeidet som omfatter kommunene Tysvær Etne, Haugesund, Karmøy, Sveio, Vindafjord og Bokn blir omtalt som ett av de mest omfattende administrative samarbeidene på Haugalandet noensinne. Prosjektet innebærer felles kjøp av sak-/arkivsystem og samarbeid mellom fagområdene som bruker systemet.

Manglende journalføring

Tross bedre status er det altså ikke alt som er på stell i kommunen. I en tilsynsrapport skriver Arkivverket at de ser alvorlig på at et kontrollsøk tyder på at om lag en tredel av ferdigstilte og ekspederte utgående dokumenter fra WebSak i de to foregående årene ikke er journalførte.

– Dette er ikke greit i det hele tatt. Det er ikke slik at dokumentene ikke finnes, men feilen er at rett status ikke er satt på. Dette er igjen knyttet til muligheten til innsyn. Jeg har ingen annen god forklaring på dette enn at det har å gjøre med knappe ressurser i en travel hverdag, sier Sørensen.

Arkivverket har gitt kommunen pålegg om å gå gjennom og kvalitetssikre dokumenter tilbake til 1. januar 2018 og få de journalført slik de skal være.

• Les også:Arkivverket gir opp Trondheim kommune

Kommunen har siden 2018 arkivert fullelektronisk, men overgangen til elektronisk arkivering har ikke gått helt knirkefritt. Arkivverket peker på at kommunen mangler rutiner og dokumentasjon blant annet for hva som faktisk skal journalføres.

Selve arkivplanen må også oppdateres, ifølge Arkivverket som peker på at den til dels er utdatert og blant annet ikke tar opp i seg at kommunen nå har en fullelektronisk arkivering. Sørensen forteller at utarbeidelsen av arkivplan vil være en viktig oppgave i det interkommunale arkivsamarbeidet som nå er i gang. Kommunene skal gå sammen om å lage et felles grunnlag som så blir tilpasset hver enkelt kommune.

– Mangler oversikt over papirarkiv

Selv om det nå er elektroniske arkiv som tar over, så betyr ikke det at papirarkiv er et avsluttet kapittel i mange kommuner. Så også i Bokn. Sørensen forteller at halvparten av de gamle papirarkivene – deriblant kommunens stiftelsesprotokoller – ble overført til deponi i Stavanger i 2011. Arkivverket peker på at Bokn kommune ikke har oversikt over papirarkiv som de har i egne lokaler. Det er et stort etterslep på ordning og listeføring, og Arkivverket ber kommunen lage en konkret plan for å få orden i dette.

• Les også:Fant over 300 brudd på arkivloven

Selve arkivlokalet hvor de gamle papirarkivene står, er heller ikke noe Arkivverket er fornøyd med. Mangler som ble påpekt av Statsarkivet tilbake i 2016 er ennå ikke utbedret, fremgår det av tilsynsrapporten. Et vannrør i taket som går gjennom fjernarkivet, har hatt lekkasjer i rom på begge sider, reolene er i tre, arkivet mangler alarm og brannslukningsapparat, påpeker Arkivverket.

– I utgangspunktet ønsker vi å flytte hele arkivet. Nå har vi flyttet det som lå under vannledningen slik at det ikke er noe vann som vil treffe arkivet hvis det blir en lekkasje. Vi har også en plan om å sette på en fuktighetsalarm, sier Sørensen.

Ukjent kostnad

Hvor mye det vil koste å få en arkivtjeneste i tråd med Arkivverkets pålegg, har kommunen ikke regnet på ennå. Rådmann Ingeborg Skjølingstad forteller at de nå går i gang med budsjettprosessen for kommunen, og at behovet for å tilføre mer ressurser til arkivtjenesten vil bli vurdert i tilknytning til dette.

Kommunen frykter ikke at manglene som Arkivverket har påpekt, gjør at kommunen i framtiden ikke skal kunne dokumentere de vedtak som er gjort og som kan være viktig dokumentasjon i ulike rettighetsspørsmål.

– Vi er en liten kommune. Vi er rigide på å samle inn dokumenter og har stålkontroll på papirarkivene våre. Vi er ikke redde for at dokumentasjon er borte, sier Sørensen.

• Les også:Varsler 55 arkivtilsyn neste år

Både Sørensen og Skjølingstad er tross alle påleggene fra Arkivverket strålende fornøyd med at de har fått et tilsyn. De forteller at dette er første gang Arkivverket har vært på et fysisk tilsyn i kommunen, og at tilsynet fører med seg veiledning og at man får pekt ut en retning for hvilken vei man må gå for å få en god arkivtjeneste.