Mangler arkivkompetanse, ber om ekstern hjelp

Allerede i dag har kommunen en avtale med Arkivverket og et selskap om deponering av kommunens eldre papirarkiver. Nå sier Arkivverket nei til å ta imot mer, og en tilsynsrapport fra i fjor avdekket flere avvik. 

Nå havner arkivtjenesten på politikernes bord. Tirsdag skal formannskapet ta stilling til om Ullensaker skal søke om medlemskap i IKA Østfold. Dette er et interkommunalt selskap som tilbyr arkivtjenester til eierne.

I saksframstillingen til politikerne heter det at et medlemskap der vil koste kommunen 860.000 kroner neste år. I dag eies IKA Østfold av 14 kommuner og Viken fylkeskommune.

Sliter med å lukke avvik

Det var tilbake i august i 2019 at Arkivverket hadde tilsyn med arkivtjenesten i Ullensaker. I oktober var tilsynsrapporten klar. Den ga kommunen seks pålegg som det skulle vært ordnet opp i innen 1. mars i år. 

Påleggene gjaldt å oppdatere arkivplanen, rutiner for elektronisk arkiv, kvalitetssikre elektronisk arkivering, etablere depotordning for elektronisk arkiv, sikre langtidsbevaring av elektronisk arkiv og sikre eldre og avsluttede papirarkiver.

• Les også: Arkivverket ga opp Lødingen

Tross flere utsettelser av fristen har kommunen slitt med å få lukket avvikene. Både koronapandemien og en vanskelig økonomisk situasjon har gjort det vanskelig å oppfylle kravene gitt av Arkivverket.

«De opprinnelige fristene er betydelig overskredet»

Nå ønsker Arkivverket å avslutte tilsynet og orientere Fylkesmannen i Oslo og Viken. I et brev fra oktober i år skriver Arkivverket til kommunen at det forstår at fristene for depotordning og langtidsbevaring for elektronisk arkivering kan kreve politisk og budsjettmessig avklaring:

«Ullensaker kommune har imidlertid kjent til utfordringene siden man mottok foreløpig (26.8.2019) og endelig tilsynsrapport (10.10.2019). Arkivverket anerkjenner også utfordringene som koronapandemien har medført for kommunen. Det er likevel slik at det er gitt utsatt frist flere ganger, og ikke kun knyttet til koronapandemien», heter det i brevet. 

«De opprinnelige fristene er betydelig overskredet. Arkivverket tar nå sikte på formelt å avslutte tilsynet, også selv om ikke alle avvik er lukket. I slikt tilfelle vil Fylkesmannen i Oslo og Viken bli orientert. Da kommunen mener at flere avvik vil kunne lukkes i løpet av oktober gir vi ny frist for tilbakemelding, senest innen 4.11.2020. Tilsynet vil deretter avsluttes», står det videre.

• Les også: Arkivverket purrer og purrer, nå lover Indre Østfold svar

Fra kommunen får Kommunal Rapport opplyst at den ikke kommer til å gi Arkivverket noen tilbakemelding på brevet, men vente på at Fylkesmannen tar over saken. Samtidig jobbes det med å lukke avvikene.

Frykter intern løsning kan bli sårbar

Ved å knytte seg til IKA Østfold ser kommunen for seg at de kan få løst problemene med å kvalitetssikre elektronisk arkivering, etablere depotordning for kommunens elektroniske arkiv og sikre langtidsbevaring av elektronisk arkiv.

I saksframstillingen til formannskapet heter det at IKA Østfold har meldt tilbake til kommunen at de har nødvendig kapasitet og kompetanse til å ivareta Ullensaker kommunes behov.

• Les også: Kritisk til manglende journalføring

I saksfremstillingen fremgår det også at kommunen i dag ikke har nødvendig kompetanse internt til å håndtere oppgaven knyttet til elektroniske arkiv. Rådmannen peker på at det kan være en løsning å ansette en kompetent person, men at dette vil være et sårbart system om denne personen i perioder ikke skulle være til stede. 

Med bakgrunn i sikkerhet, kapasitet og kompetanse mener rådmannen det har vært nødvendig å se utenfor de ressursene kommunen selv sitter på, og anbefaler derfor å søke om medlemskap i IKA Østfold.