Mener sammenslåing førte til økt arkivkompetanse

Midt-Telemark kommune oppsto 1. januar i 2020 etter en sammenslåing av Bø og Sauherad.

I vår gjennomførte Arkivverket tilsyn med arkivtjenesten. Nå foreligger endelig tilsynsrapporten som viser feil og mangler som kommunen må rette opp i.

Men i rapporten får den nye kommunen også ros. Arkivverket mener toppledelsen følger dokumentasjonsforvaltningen tett for å få til kvalitative forbedringer på alle nivåer. Dette gjelder både selve arkivholdet, saksbehandlernes bruk av arkivet og forståelsen for hvor viktig dokumentasjon er, mener Arkivverket.

Tilsynsmyndigheten mener Midt-Telemark samarbeider godt med IKA Kongsberg og har tatt gode grep med tanke hva som skal arkiveres, hva som kan kasseres og begrunnelsen for hvorfor det er slik.

Disse positive funnene mener Arkivverket leder tilbake til sammenslåingen, og at den nye kommunen har endt opp med mer robust og større arkivfaglig kompetanse.

I en tekstmelding til Kommunal Rapport skriver Per Dehli at sammenslåingen har gjort at kommunen har mulighet til å ha flere ansatte og et eget dokumentsenter. Det gjør avdelingen mindre sårbar med tanke på fravær, og de ansatte får et eget fagmiljø.

Totalt fire pålegg

Tross positive ord fra Arkivverket kommer heller ikke Midt-Telemark feilfri ut av tilsynet. Totalt har kommunen fått fire pålegg som må være rettet opp innen utgangen av året.

Den kanskje største jobben blir å få orden på gamle papirarkiv. Ifølge tilsynsrapporten har kommunen over en halv kilometer med arkivhyller fulle av arkivmateriale som må ordnes og avleveres.

Arkivverket påpeker at ikke alle papirarkivene etter Bø og Sauherad er deponert hos IKA Kongsberg eller klargjort for en slik deponering. Finansieringen av dette var heller ikke i orden på det tidspunkt hvor tilsynet ble gjort.

Arkivverket peker på at å ordne og listeføre gamle papirarkiv er viktig for å finne fram i arkivene på en effektiv måte. Det gir nødvendig kontroll og oversyn. Feil oppbevaring og behandling kan føre til at arkivene blir skadet.

– Kontinuerlig prosess

Kommunedirektør Per Dehli opplyser at rydding og deponering er en kontinuerlig prosess. Han regner med at det må legges inn noen ekstra penger i neste års budsjett for å komme i mål med avvikene.

I tillegg til å ordne papirarkivene blir Midt-Telemark kommune bedt om å oppdatere arkivplanen, dokumentere hvordan arkivansvaret blir ivaretatt og lage en plan for langtidsbevaring av elektronisk materiale.

Her kan du lese hele tilsynsrapporten: Endeleg tilsynsrapport og pålegg om utbetring