På tre år har Narvik ikke klart å lukke arkiv-avvik

Arkivverket er bekymret over forvaltningen av arkivene i Narvik kommune og varsler statsforvalteren om at kommunen ikke følger opp pålegg. Kommunen selv sier de vil rette opp feilene Arkivverket har påpekt.

Det var tilbake i 2018 at «gamle» Narvik fikk tilsynsbesøk fra Arkivverket. Det endte med en liste på sju pålegg som skulle vært rettet opp innen midten av september i 2019. Slik gikk det ei, kommunen søkte om utsettelse og fikk resten av 2019 til rette arkivmanglene. 

Senere kontakt mellom kommune og arkivverk førte til nok en utsettelse, nå til utgangen av november 2020. Den fristen sprakk også, og etter det ba Narvik om at Arkivverket avsluttet tilsynet av «gamle» Narvik. 

Fra 1. januar 2020 ble Narvik slått sammen med Ballangen og deler av Tysfjord.

Sammenslåing

– Det enkle svaret på hvorfor vi ikke har kunnet lukke avvikene er at vi har vært midt oppe i en kommunesammenslåing, og selv om tilsynet gjaldt gamle Narvik så har vi også hatt utfordringer med rydding i også gamle Ballangen og Tysfjord kommune, sier kommunalsjef Rolf M. Lossius.

Han viser til at det arbeidet som har vært satt i gang, har vært ganske omfattende. I 2020 styrket kommunen arkivet for å få lukket de avvikene som Arkivverket har påpekt. 

Lossius trekker fram at det var kommunen selv som ba om at tilsynet skulle avsluttes. Det med et ønske om at man nå må se fremover for «nye» Narvik.

– Den avslutningen som Arkivverket gjorde, anser vi som en anerkjennelse på at, jo, de tror på at vi faktisk vil kunne få lukket det og ha fokus fremover, sier Lossius.

Først det nye så det gamle

Han sier kommunen nå er i ferd med å lukke avvikene. Han ønsker først å få i orden alt som gjelder nye Narvik og så deretter integrere alt det gamle i det nye systemet.

Lossius trekker fram mengden av papirarkiv som ett av hovedproblemene. Kommunen må blant annet vurdere om de skal videreføre avtalen med Arkiv Nordland om bruk av et betydelig antall hyllemeter der, eller satse på eget arkiv for oppbevaring av historisk materiale.

– Dette er den typen vurderinger vi gjør nå for å jobbe opp mot de avvikene som er påpekt. Avvikene er en rettesnor for oss med tanke på hva vi må være spesielt oppmerksomme på. Arbeidet med å få et godt funksjonelt arkiv er da «speedet» opp med ressurser, sier Lossius.

Han forteller at kommunen har styrket tjenesten med en arkivfaglig leder.

– Ikke grunn til bekymring

I brevet hvor Arkivverket avslutter tilsynet av arkivtjenesten i Narvik, heter det at Arkivverket er bekymret over forvaltningen av arkivene.

– Jeg mener det ikke er grunn til bekymring for nå har vi satt inn ekstra ressurser og når man har gjort de første grunnbeslutningene på hvordan vi skal forvalte dette, så vil det også kreve at vi setter inn mer ressurser under det faktiske fysiske arbeidet som må gjøres, sier Lossius.

– Kan Narviks innbyggere være trygge på at viktig informasjon ikke går tapt som følge av dårlige arkivrutiner i Narvik?

– Ja.

– Hva tenker du om det tilsynet Arkivverket har gjort i Narvik?

– Generelt synes jeg det alltid er godt å få tilsyn for det er et korrektiv til oss. Men midt oppe i denne kommunesammenslåingen så er det ting man ikke har kunnet prioritere høyt nok. Dette er en av de tingene som da dessverre ikke har blitt tilstrekkelig ivaretatt, sier Lossius.

Å få alt i orden vil kreve både prinsipielle beslutninger og investeringer på flere felt, noe som gjør at Lossius ikke ønsker å angi noe tidspunkt for når alle avvikene vil være lukket. Han holder imidlertid fast ved at det er en målsetting om å få alt i orden.

Les også brevet hvor Arkivverket avslutter tilsynet: Avslutning av tilsyn – fortsatt åpne avvik

Her kan du lese hele tilsynsrapporten: Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring