Papirarkiv dukket opp under rydding

Det var i høst Arkivverket var på tilsyn i Lillesand kommune, og i november forelå tilsynsrapporten. Den viser at ikke alt er på stell når det gjelder kommunens gamle papirarkiver. Riktignok har kommunen deponert mye gammelt arkivmateriale til Kuben.

Kuben er arkivdepot for alle kommunene i tidligere Aust-Agder, samt Agder fylkeskommune. Det vil si at alle kommunalt skapte arkiver skal leveres dit når de er avsluttet og har gått ut av administrativ bruk.

Kartlegger omfanget

Men det gjenstår fortsatt en del ordning og listeføring av papirarkiv som står på rådhuset, kan vi lese i tilsynsrapporten. 

I tillegg forteller tilsynsrapporten at det er papirarkiver ute på fagenhetene og at: «det har vært tilfeller der papirarkiver har dukket opp uventede steder ved rydding i kommunen. 

Arkivtjenesten er i gang med en kartlegging av omfanget, men den er ikke ferdigstilt».

Arkivverket har derfor gitt kommunen pålegg om ferdigstille kartleggingen av hva som gjenstår av eldre papirarkiver på kommunens fagenheter. I tillegg må det lages en konkret plan for ordning og listeføring av de bortsatte, eldre og avsluttede papirarkivene. Dette arbeidet må være gjennomført innen midten av mai neste år.

Feil status

Men det er ikke bare de gamle papirarkivene som Arkivverket har vært opptatt av under tilsynet. De har også funnet feil ved ajourføringen av registreringene i sak-/arkivsystemet. 

Problemet er blant annet knyttet til at kommunen har et høyt antall journalposter med status «R» som er eldre enn tre måneder og «F» eldre enn tre uker.

Status «R» betyr «Reservert» og «F» betyr «Ferdig». R brukes når journalposter er under arbeid og skal endres til F når dokumentene er ferdig. 

Problemet med at journalpostene blir stående med disse statusene er blant annet at dokumentene ikke blir tilgjengelige på den offentlige journalen. Arkivverket ber derfor kommunen om å kvalitetssikre journalpostene og endre status der det skal gjøres. Dette må være gjort innen midten av februar neste år. 

Av tilsynet fremgår det også at kommunen jobber med å flytte sak-/arkivsystemet over i sky ved årsskiftet og er derfor avhengig av at journalpostene i basen er à jour for å kunne avslutte og tatt uttrekk.

I tillegg har kommunen fått pålegg om å oppdatere arkivplanen, kartlegge og dokumentere aktive og avsluttede elektroniske systemer som inngår i kommunens arkiv og utarbeide rutiner for elektronisk behandling av arkivdokumenter.

Les hele tilsynsrapporten her: Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring