Plassmangel satte fart på digitaliseringen

Ifølge IKA Hordaland er Tysnes en av de første kommunene som har brukt Digitalarkivet til å publisere møtebøker og protokoller fra kommunestyret og formannskapet for perioden fra 1837 til 1995. Digitalarkivet er Arkivverkets publiseringskanal for arkivmateriale. Både fylkeskommuner og kommuner kan benytte seg av Digitalarkivets tjenester for mottak, bevaring og tilgjengeliggjøring.

– Dyrere å bygge ut

Ordfører Kåre Martin Kleppe (H) forteller at det er en ganske enkel grunn til at lille Tysnes kommune ligger langt framme med sin digitale arkivtjeneste.

– Hovedårsaken til at vi sendte inn arkivet vårt til det interkommunale samarbeidet som vi er med i, var rett og slett plassmangel på kommunehuset, sier Kleppe som understreker at digitaliseringen ikke er noe kommunen har gjort helt på egen hånd.

Tysnes er nemlig med i IKA Hordaland. Det er et interkommunalt arkivsamarbeid bestående av 24 eierkommuner i Vestland fylke. Kommunens oppgave har vært å samle inn og oversende arkivene til det interkommunale arkivet, så har de stått for selve digitaliseringen. Digitalisering har også en kostnadsside, men Kleppe peker på at det uansett ville blitt dyrere om de skulle bygd ut på kommunehuset for å få større arkivplass der. Han forteller at digitaliseringsjobben ennå ikke er over.

– I 2013 sendte vi inn arkivene våre fra 1965 fram til 1995. Men også i 2020 gjorde vi en større jobb med å sende inn dokumentene fra 1995 til 2015. Nå jobber man med å digitalisere dette, sier Kleppe.

De eldste protokollene ble digitalisert før 2013.

Et prosjekt framover blir å digitalisere kommunekart og gårds- og bruksnummer. Kleppe vet foreløpig ikke om dette kommer til å skje i regi av IKA Hordaland eller om kommunen velger en annen løsning for dette arbeidet.

Åpen og tilgjengelig

Og selv om ordføreren ikke forventer stor pågang fra kommunens innbyggere, tror han at en publisering på Digitalarkivet er med på å gjøre kommunen mer åpen og tilgjengelig.

– Det som ligger der, er historiske dokumenter som kan hjelpe til med å belyse enkelte saker og saksganger som folk kan være spesielt interessert i. Det er gjerne folk som er interessert i en spesiell sak. Da er Digitalarkivet greit som et oppslagsverk. Det litt mer tilgjengelig enn når du fysisk må møte opp og spørre om dokumenter. Så vil kommunene selvfølgelig hjelpe til hvis det er noen som ikke ønsker å bruke datasystemet. De kan ta kontakt med oss så kan vi hjelpe dem med å finne fram det de ønsker, sier Kleppe.

Han tror også det blir enklere og raskere å håndtere innsynskrav, noe som også vil være en fordel med jobben som er gjort. Kleppe roser også samarbeidet med IKA Hordaland.

– Det er kjekt at vi ligger langt framme på dette området, de har vært flinke de som har jobbet med dette i kommunen, men det handler også om et godt samarbeid med IKA Hordaland og at vi nok også har vært tidlig ute med å sende inn arkivene for digitalisering, sier Kleppe.

– Kjempegøy

Arkivmaterialet fra Tysnes kan man altså søke opp på Digitalarkivet. For å få tilgang til arkivmateriale som er yngre enn 100 år, kan en opprette en brukerprofil og deretter bestille innsyn. Jeanette Rønsen leder kundeteamet på Digitalarkivet og sammenligner Digitalarkivet med Finn.no. En plattform hvor man oppretter en bruker og så publiserer de data man ønsker.

– Kjempegøy at flere kommuner får øynene opp for den måten å tilgjengeliggjøre arkivene sine på. For det gjør jo at innbyggere, forskere og historieinteresserte som ønsker å få vite hva som har skjedd i kommunen sin, kan logge på hjemmefra og for eksempel ikke måtte dra inn til Bergen og rote rundt i papirmagasinene på IKA Hordaland. Det Tysnes har gjort, ønsker vi at flere kommuner skal gjøre, sier Rønsen.

Hun mener de interkommunale arkivinstitusjonene spiller en veldig viktig rolle i å hjelpe kommunene til å digitalisere arkivene. Men ettersom mange av kommunene bruker interkommunale arkivinstitusjoner vet hun ikke helt hvor mange kommuner som benytter seg av Digitalarkivet i dag.

For evigheten

Opprinnelig ble Digitalarkivet opprettet fordi Arkivverket hadde behov for å tilgjengeliggjøre sin egen samling. Så ble det bevilget penger for å lage en felles løsning som også kommuner og fylkeskommuner kunne ta i bruk. I 2019 åpnet riksarkivar Inga Bolstad Digitalarkivet som en nasjonal fellestjeneste for formidling av arkiv og kulturarv.

– Jeg tror mange kommuner har en interesse av å tilgjengeliggjøre sine historiske arkiv. Det er det det handler om: Ta vare på dette for evigheten og tilgjengeliggjøre det. Når man digitaliserer, så sikrer man seg kanskje mot at informasjonen forvitrer med papiret, og man kan lettere stille det tilgjengelig for andre, sier Rønsen.

Hun sier også at det er de som publiserer som bærer ansvaret for hva som publiseres åpent på nett.

– Men det blir lettere å administrere innsynsforespørsler via Digtialarkivet sammenlignet med et papirmagasin. Tilgangsstyringen er noe veldig mange kommuner er glad for, sier Rønsen.