Risikerte å miste hele arkivet i brann

Under tilsynsbesøket i desember 2019 fant Arkivverket at arkivlokalene i kjelleren hadde vann- og avløpsrør i taket. Lokalene viste tegn på fukt, og det fantes ikke rutiner for renhold eller fast tilsyn med lokalene. Ingen av rommene hadde selvlukkende dør med godkjent brannmotstand.

Hadde det begynt å brenne på rådhuset, risikerte Malvik å miste hele arkivet sitt.

Dette skal det nå bli en endring på, ikke minst fordi Malvik samarbeider med IKA Trøndelag, som tar imot de gamle papirarkivene til langtidsoppbevaring.

• Les også: Arkivverkets ti tips til bedre arkivtjeneste

Fikk sju pålegg

– Vi har hatt en kjempejobb de siste årene og fått avlevert utrolig mye arkivmateriale. Dette er tidkrevende arbeid, og vi jobber fortløpende med det, med ekstra ressurser. I tillegg har vi gjort utbedringer på et lokale som nå er godkjent, og hvor vi fortsatt kan ha en del arkivmateriale som vi trenger i den daglige jobben, sier arkivleder Heidi Kjørsvik-Fossen.

Når all overføringen til IKA Trøndelag er ferdigstilt, tør hun ikke si, men Kjørsvik-Fossen regner med at veldig mye vil bli gjort i løpet av året.

Etter tilsynsbesøket fikk Malvik totalt sju pålegg. Noe arbeid med papirarkivene gjenstår, men ellers har de klart å lukke alle avvikene innen fristene.

Kjørsvik-Fossen sier påpekningene fra Arkivverket ikke kom som noen stor overraskelse. Problemområdene var ting som de allerede visste at de måtte jobbe med.

• Les også: Arkivverket ga opp Lødingen

Deler erfaringer

Samarbeidet med IKA Trøndelag anser arkivlederen som svært viktig. I tillegg til at de tar imot mye arkivmateriale, fungerer dette også som et sted å hente kompetanse og råd.

– Vi har et veldig fint samarbeid med dem. De har mange faglige samlinger, og vi deltar på stort sett alt som foregår. Så er vi med på et arkivplanprosjekt nå, med samlinger én gang i måneden. For øvrig bruker vi dem til rådgivning innenfor ulike spørsmål. For samarbeid på tvers av kommunene og erfaringsdeling, er IKA Trøndelag et fint bindeledd, sier Kjørsvik-Fossen.

Hennes råd til andre kommuner som jobber for å bedre kvaliteten på arkivet, er å satse på fagkompetanse hos de ansatte. Samtidig peker hun på betydningen av å sette av tid til å jobbe systematisk med kvalitetssikring og rydding av papirarkiv.

Hun mener det er viktig å ha et godt samarbeid med alle de ulike virksomheter i kommunen. Å klare å samarbeide og å ha oversikt over hele kommunen, og gi god opplæring og brukerstøtte til alle ansatte, er viktig.

• Les også: Er det på tide å børste støvet av arkivarene?

– Tilsyn gjør kvaliteten på arkivet bedre

Skulle Arkivverket dukke opp, burde ikke det skape bekymring, mener Kjørsvik-Fossen.

– Det er viktig ikke å grue seg til et tilsyn. Tilsynet gjør at kvaliteten på hele arkivet blir mye bedre. Da får man vite hva man faktisk må jobbe bedre med, og man får løftet opp for ledelsen hva det er vi må bruke mer ressurser på, sier Kjørsvik-Fossen.

• Les også: Fant over 300 brudd på arkivloven

Stadig nye digitale løsninger og overgang fra papirarkiv til elektroniske arkiv gjør det utfordrende, men også spennende å jobbe med arkiv, mener Kjørsvik-Fossen.

– Den største utfordringen er at alt er under utvikling hele tiden. Og så har vi vekslingen mellom drift og utvikling. Vi har veldig mange daglige driftsoppgaver som må utføres, samtidig som vi må å ha tid til å være med på utviklingen som til enhver tid skjer, sier Kjørsvik-Fossen.

Her kan du lese tilsynsrapporten:Malvik: Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring