Sliter med manglende oversikt over arkivet

Det ble sju pålegg til Vestvågøy kommune etter at Arkivverket nå har inspisert arkivtjenesten til kommunen.

I rapporten kan vi lese om mer enn mangler og feil: Arkivtjenesten yter god hjelp til de ansatte, og arkivet fungerer godt som administrativt verktøy.

Nå planlegger kommunen et IKT-samarbeid med Vågan kommune som omfatter oppgradering og drift av sak- og arkivsystemet hvor hver kommune vil ha sin egen database i programvaren.

Kommunearkivar Peggy Andreassen i Vestvågøy sier til Kommunal Rapport at programvaren er på plass og vil bli tatt i bruk i løpet av høsten.

Må ordne papirarkiv

Men kommunen må nå også i gang med å lukke totalt sju avvik som Arkivverket har funnet under sitt tilsyn.

Av de gamle avsluttede papirarkivene ordnet og listeførte Vestvågøy 8 hyllemeter i fjor, men har ifølge tilsynsrapporten en ukjent mengde uordnede papirarkiver som skulle vært deponert til kommunens eget papirdepot.

Arkivverket anbefaler kommunen å ta kontakt med IKA Nordland eller en annen ekstern aktør for å få hjelp til å ordne de gamle papirarkivene. Arkivverket peker på at en ordning og listeføring av arkivene er en forutsetning for å finne fram i arkivene på en effektiv måte.

– Jeg vil ikke si at det er store mengder med papir ikke er ordnet og listeført. Det som står igjen, er siste rest fra før vi gikk over til fullelektronisk arkivering, forteller Andreassen.

Hun opplyser at kommunen ikke er medlem av IKA Nordland, og at de så langt har klart seg uten dette samarbeidet.

Må skaffe seg innbruddsalarm

Vestvågøy har hatt fullelektronisk sak-/arkiv siden 2006 og er med unntak av byggesaksarkivet fullelektronisk.

Elektroniske arkiv fører med seg litt andre problemstillinger enn de nå gammeldagse papirarkivene, og Vestvågøy har ifølge rapporten ikke fullverdige rutiner og nødvendig dokumentasjon for slike systemer med fullelektronisk arkivering.

Kommunen har nå fått beskjed om å kartlegge alle fullelektroniske systemer som er i bruk og utarbeide rutiner for hvordan man skal behandle arkivdokumenter. Hensikten er at de elektroniske dokumentene blir bevart for all fremtid som pålitelige, autentiske og uforandrede.

Arkivverket påpeker også at elektronisk arkivmateriale som går ut av aktiv bruk, vil før eller siden gå tapt.

Vestvågøy kommune har et ukjent antall arkivsystemer liggende på egne databaser, står det i tilsynsrapporten. Her fremgår det at kommunen aldri har tatt uttrekk av noen av disse systemene. Kommunen har heller ingen løsning for elektronisk deponering.

Også her anbefaler Arkivverket at arkivtjenesten tar kontakt enten med egen IKT-avdeling og IKA Nordland eller andre for å få hjelp til kartleggingen.

Også når det gjelder de fysiske arkivlokalene har Arkivverket funnet mangler. Statsarkivet i Trondheim inspiserte kommunens arkivlokaler i 2009, og selv om utbedringer ble gjort etter dette, er noen utbedringer ikke gjennomført. Nå ber Arkivverket kommunen sørge for at det blir installert innbruddsalarm, at et sikringsskap flyttes og at kommunen slutter å bruke arkivlokaler som tilfluktsrom.

Ønsker å lukke avvikene

– Vi har selvfølgelig som mål at vi skal lukke disse avvikene. Nå er det straks ferie, og vi går i gang etter at den er avviklet. Først er det planer som må legges. Deretter tar vi det etter hvert, sier Andreassen.

Hun frykter ikke at rettighetsdokumentasjon eller annen viktig informasjon skal gå tapt som følge av mangler med arkivet.

– Det har vært veldig greit å få tilsyn fra Arkivverket. Det er bare fint å bli sett i kortene, da får vi vite hva vi gjør riktig og hvor det er mangler, sier Andreassen.

Andre mangler som Arkivverket påpekte, er blant annet en ikke oppdatert arkivplan og manglende dokumentasjon for hvordan arkivansvaret blir ivaretatt.

Les hele tilsynsrapporten her:Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring