Reduserer sårbarheten ved å fjerne versjonmylderet, øker muligheten for samhandling på nett og får en mer effektiv dokumentproduksjon.
Tromsø kommune har lenge brukt frittstående Excel-ark og Word-dokument i sin budsjettprosess. Utfordringene og sårbarhetene har vært mange.
– Regneark har gått i arv når medarbeidere slutter. Noen har lagt inn særegne formler og enkelte formelfeil har fått lov til å følge med på lasset. Det har vært mye å være obs på, sier Thomas Johansen, tjenesteleder for økonomitjenesten i Tromsø kommune.
Vil du vite mer om verktøyene Framsikt tilbyr? Sjekk de ut her
Kommunen fikk etterhvert et behov for å redusere antall sårbarheter i budsjettprosessen.
– Et eksempel er at det fort eksisterte flere versjoner av samme dokument og at det ble veldig vanskelig å holde oversikt over hvilket som var det sist oppdaterte. Med en skybasert tjeneste ble det enklere å følge arbeidsflyten, forklarer Johansen.
Fra å ha frittstående regneark som grunnlag og fundament for hele Tromsø kommunes budsjett har kommunen, i et prøveår, flytter over til skyen. Det åpner for at flere brukere direkte kan involveres i busjettprosessen.
– Vi har lenge ønsket å involvere flere folk inn i disse prosessene. I dag har det stort sett vært en eller to personer som jobber med dokumentene. Dette ønsker vi å endre på, sier Johansen som peker på at også dette er et moment som bidrar til å redusere sårbarheten ved at flere kan steppe inn ved behov.
Et annet viktig moment er dokumentasjonen i ettertid.
Uten dokumentasjon er ikke byråkratiet ivaretatt. Underveis i en budsjettprosess tar man avgjørelser løpende. Et verktøy som sikrer bedre sporbarhet, også etter at prosessen er ferdig, er viktig å ha på plass, sier tjenestelederen.
Tromsø kommune tok i bruk Framsikt i våres og er således en av flere pilotkommuner.
– Våre behov har vært der en stund og vi er på jakt etter et system som kan fylle disse behovene. Gjennom prøveåret har vi fått dekket mange av våre krav selv om dette er et pågående utviklingsprosjekt. Dette er en god erfaring som vi tar med oss, når vi i 2017 skal vurdere hvilket verktøy som er best for kommunen.
Mange norske kommuner som Tromsø har hatt regneark-modeller for økonomiplanlegging.
– God logikk, men veldig sårbart. Vi har med Framsikt «satt strøm» på regnearkene. Alle sammenhengene er ivaretatt, men i en robust webløsning hvor man med kontroll effektivt kan jobbe sammen. Alle tall er alltid oppdatert, sier Halvor Walla, daglig leder i Framsikt.
Han viser til det har vært viktig for Framsikt å gi kommunene så god kontroll på totalproduktet som mulig.
– Det har med Framsikt vært viktig å gi kommuner kontroll på tallene samtidig som vi gjør det mulig å arbeide med mål og tekstinnhold i økonomiplanen. Dokument- og webinnhold produseres automatisk gjennom hele prosessen. Dette sparer tid og øker kvalitet. særlig når det skjer endringer, fortsetter Walla som oppfordrer kommuner til å ta en uforpliktende prat om hvordan de best bør rigge seg for fremtiden.