Frogn kommune er opptatt av de tjenestene de leverer. Derfor satser de tyngre på KOSTRA-analyser ved å spre det ut i organisasjonen.
Tidligere, bredere og bedre involvering i avdelinger og enheter. Økt fokus på langsiktighet og mer sammenhengen mellom KOSTRA-analyser og det som faktisk rører seg ute i enhetene. Det var noen av kravene Frogn kommune hadde da de gikk i gang med å analysere driften sin og hvordan de skulle tilpasse seg fremtiden.
– Vi ønsket å få en fot i bakken og se hvordan vi lå an i forhold til nærliggende kommuner og KOSTRA-gruppen kommunen vår er en del av, sier Kristoffer S. Ramskjell, Controller for budsjett og styring i Frogn kommune.
For økonomienheten ble det viktig å involvere så mange enheter og avdelinger som mulig i arbeidet med KOSTRA-analysen.
– For det første. Det at den enkelte enhetsleder setter seg ned og jobber med KOSTRA-data for sitt felt er svært viktig. Det å oppleve at det man rapporterer inn faktisk får en effekt i andre enden bidrar også til å øke kvaliteten på det som innrapporteres, sier Ramskjell.
Han mener at desto flere kommuner som jobber med KOSTRA-data desto bedre kvalitet vil det bli på rapporteringen.
– Mange tenker nok at regnskap er regnskap. Når de som godkjenner fakturaene ser at det faktisk brukes til langt mer enn bare regnskap får de nok et tettere forhold til det, sier han.
Det finnes flere leverandører som tilbyr tilrettelagt KOSTRA-data, men valget falt på Framsikt og deres analyseverktøy.
Les også: Budsjetterer hva de leverer
– Brukervennlighet og support for et slikt program er avgjørende. Når det er sagt, vi bruker også andre verktøy slik at vi kan se på flere indikatorer samlet og dermed får et helhetsinntrykk, sier Ramskjell og viser til at de blant annet benytter seg av Kommunebarometeret fra Kommunal Rapport.
Da kommunen kom i gang med Framsikt Analyse merket de fort at den enkelte fikk en dypere forståelse for tallene og en tettere eierfølelse.
– Jeg ser at enhetsledere på eget initiativ går inn og henter ut data i forkant av saker som for eksempel skal opp politisk. Jeg tror ikke det hadde skjedd om de ble overlatt til seg selv og ble tvunget til å gå inn på sidene til SSB for finne sine egne indikatorer. Det handler om brukervennlighet, intuitive løsninger og support, sier Ramskjell.
Et annet moment han trekker frem er at i en såpass liten kommune som Frogn har de ikke ressurser nok til å hjelpe enhetslederne med alle mulige ting.
– Vi er nødt til å ha gode og enkle systemer for selvhjelp.
En av de som hilser analysesystemet velkommen er kultursjef Pål Mørk.
– Jeg er litt antibyråkratisk i ånden og har fra før blandede erfaringer med en del av rapporteringsrutinene i kommunal sektor, men akkurat dette var et godt system som fanget opp de viktige tingene, sier Mørk.
Han viser blant annet til at kirkekonserter og skolekonserter er eksempler på aktiviteter som gjerne registreres hos de virksomhetene det skjer og dermed ikke kommer inn på kulturenhetens regnskap.
– Kultur er ofte vanskelig å måle. Her føler jeg at alle de viktige momentene ble tatt med, sier kultursjefen.
Kommunene i Follo-distriktet har et veldig godt budsjettsamarbeid der de utveksler erfaringer og bygger kompetanse i fellesskap.
– En av utfordringene er at kommunene i Follo fører regnskapet sitt litt forskjellige og dermed er det ikke alltid like lett å forklare hva som ligger bak den enkelte KOSTRA-indikatoren. Derfor er det utrolig viktig at vi kan sitte ned i fellesskap å finne forklaringer utover det som ligger i tallene, dermed blir det også lettere å sammenligne seg med hverandre, sier Ramskjell som oppfordrer flere kommuner til å ha et tettere samarbeid om KOKSTRA-data og hvordan disse skal tolkes der det kan være tvil.
(teksten fortsetter under bilde)
Målet til programvareselskapet Framsikt er å gjøre hverdagen enklere og mer effektiv for brukerne.
– Vi ser at verktøyene frigjør mer tid til selve analysen. Dette er tid som i dag brukes til nedlasting fra de ulike kildene, samt intern distribuering og utarbeidelse av presentasjonsmateriale, sier Jo Inge Bræin, salgsansvarlig i Framsikt.
Framsikt Analyse er en modul i et helhetlig styringsverktøy som selskapet har utviklet i samarbeid med norske kommuner.
-Verktøyet identifiserer de funksjonene som gir størst nytte i analysearbeidet, som for eksempel korrigering mot kostnadsnøklene i inntektssystemet, sier Bræin.
Han viser til at tilbakemeldingene de får fra brukerne er at løsningen gir effekt både for de som sitter sentralt og er vant til å jobbe mye med Kostra, og hos lederne ute i organisasjonen.