Gevinsten ble økt kvalitet, effektivitet og en bedre plan.
Utallige versjoner med dårlig sporbarhet og mange omfattende koordineringsoppgaver som ikke alltid kommer helt i mål. Excel-ark og Word-dokumenter som blir sendt hit og dit. Det er noe av hverdagen for mange kommuner når økonomiplanen for neste år skal legges.
-Kommuner er ganske komplekse organisasjoner så det er et relativt stort arbeid som skal til. Om man gjør det på gamlemåten blir det dobbelt så mye arbeid, sier økonomisjef Paul Hellenes i Larvik kommune.
Han anbefaler enhver kommune som fortsatt gjør det på gamlemåten om å skaffe seg en løsning som håndterer alle de typiske utfordringene.
-Man trenger et system som holder kontroll på alle bidragene og tallene, status på forslag og tiltak og som samtidig kan automatisere dokumentproduksjonen. At alt foregår i nettskyen er et must som sikrer at man alltid har tilgang og alltid jobber med det siste oppdaterte dokumentet, sier Hellenes.
Han peker på at kommunen langt ifra har ubegrensede administrative ressurser, men at de likevel opplever strammere tidspress og krav til økt kvalitet.
-Et system som automatiserer og forenkler samtidig som det er lett å jobbe med for hele administrasjonen er helt avgjørende i den sammenhengen, sier økonomisjefen.
Det er liten tvil om at et effektivt system gir kommunen en besparelse på tidsbruk.
-Denne besparelsen investerer vi i bedre kvalitet og mer gjennomarbeidet leveranse som fører til en bedre plan, sier økonomisjefen.
Larvik kommune opplevde at utfordringene i økonomiplan- og budsjettprosessen ikke ble møtt av noe tilbud i markedet. De har derfor fra starten engasjerte seg i Framsikt sitt prosjekt for utvikling av et nytt verktøy til kommunene. Fra 2016 som pilot og partner i prosjektet.
-Vi har hatt et samarbeid med Framsikt over lengre tid og har dermed vært med på å forme og utvikle tjenesten etter våre egne behov, sier Hellenes.
Se Larvik kommune sitt budsjett og økonomiplan her.
Han er tydelig på at Larviks behov stort sett er de samme som alle andre kommuner og at verktøyet nå dermed er svært anvendelig og lettvint å ta i bruk.
-Og skulle det være noen endringer vi har behov for er de raske til å snu seg rundt. Det er noe andre leverandøren uten at jeg skal nevne navn godt kan lære en del av, sier økonomisjefen.
For Framsikt har målet hele tiden vært å lage et verktøy som skal spare brukeren for tid.
-Vi har i prosjektet med å utvikle Framsikt hatt veldig store ambisjoner for tidsgevinsten. Kommunene skal oppleve dette i arbeidet med tallene og ikke minst i utarbeidelse og publisering av dokumentet. Det er enormt gledelig at våre piloter og utviklingspartnere allerede har opplevd dette i praksis, sier Halvor Walla, daglig leder i Framsikt.
Vil du vite mer? Sjekk hvordan andre kommuner har tatt verktøyet i bruk
Walla viser til at deres verktøy Framsikt gir mulighet til rammekontroll med enkle rutiner for økonomiske budsjettinnspill fra organisasjonen og saldering, samtidig som organisasjonen kan arbeid med målstyring og andre tekstbidrag til økonomiplanen.
-Rådmann og økonomisjef kan fortløpende konsekvens-justere, saldere tiltak og investeringer samt simulere effektene på handlingsrommet. Alt i en og samme løsning, sier Walla.
Økonomiplan-dokumentet kan automatisk produseres fra tekst- og tallinholdet hentet fra systemet etter en struktur bestemt av kommunene selv. Dokumentet kan enkelt med et tastetrykk publiseres på nettet som en interaktiv webløsning.