– Sammenslåingen har gått veldig greit

Målet er at avvikene skal lukkes i tråd med fristene som er satt, selv om noen gamle synder henger igjen fra før kommunesammenslåingen.

Fra 1. januar i fjor oppsto nye Ålesund som en sammenslåing av Skodje, Ørskog, Haram, Sandøy og Ålesund. Fem kommuner gikk sammen til én og er sammen med Indre Østfold kommunesammenslåingen som omfatter flest kommuner.

Gammelt papirarkiv må ordnes

Et nylig tilsyn fra Arkivverket endte på fire pålegg, noe under snittet for Kommune-Norge. Det i seg selv indikerer at sammenslåingen har gått greit.

Ett av påleggene omhandler gammelt papirarkiv, hvor det i tilsynsrapporten heter at Ålesund har et stort etterslep på ordning og listeføring av papirarkiv. Om lag 5.000 hyllemeter papirarkiv fra de gamle kommunene oppbevares i egne arkivlokaler og er bare delvis ordnet og listeført. Disse skulle vært ordnet og deponert da arkivene ble avsluttet ved kommunesammenslåingen, heter det i rapporten.

Fullt så ille som tilsynsrapporten gir inntrykk av, er det ikke, skal vi tro fagleder Tone Ski Blindheimsnes ved dokumentsenteret i Ålesund kommune.

– Mye av det er listeført, men alt er ikke ferdig. 5.000 hyllemeter er det vi har totalt. 2.000 hyllemeter av dette står på Interkommunalt Arkiv Møre og Romsdal, så de er ferdig listeført og avsluttet. Så har vi noe papirarkiv stående her fra Ålesund, Ørskog og Haram som ikke er ferdig listeført. Dette er noe som henger igjen. Etter arkivloven skal man jo alltid være à jour, det er ikke noe unntak for slike etterslep og det er derfor vi fikk dette pålegget, sier Blindheimsnes.

Hun forteller at ingen av kommunene var à jour ved sammenslåingen, men at dette også henger sammen med kapasiteten ved IKA Møre og Romsdal, ettersom de ikke hadde ledig plass til å ta imot alt på en gang.

Hun sier at kommunen nå skal lage en handlingsplan som forteller hvordan de skal få orden på det gamle papirarkivet. Blindheimsnes anslår at det står igjen rundt 1.500 til 2.000 hyllemeter som må listeføres.

– Det er en stor jobb, forteller hun, og legger til at det trolig vil bli lagt fram for politikerne et ønske om ekstrabevilgning for å finansiere dette.

– Den stramme økonomien i kommunen gjør at vi ikke har kommet lenger med dette arbeidet. Dette har vært en utfordring over flere år, og vi frykter at det ikke vil bli innvilget tilstrekkelige ressurser slik at vi kommer i mål innen fem år.

I tilsynsrapporten bes kommunen komme med en dato for når arbeidet skal være ferdig. Arkivverket har satt en maks tidsfrist på fem år.

Digitaliserer byggesaksarkivet

Kommunen jobber også aktivt med å digitalisere deler av gamle papirarkiv. Dette gjelder ikke minst byggesaksarkivet, hvor målet er at alt skal være digitalisert om noen år.

Haram, Skodje, Sandøy og Ørskog er i mål med dette. Nå er det byggesaksarkivet til gamle Ålesund som man holder på med. Det er ganske stor pågang for å få innsyn i byggesaksarkivet. Derfor er det også hensiktsmessig å digitalisere nettopp dette.

Arkivverket var bekymret for kommunesammenslåingene i Norge før de ble gjennomført, Blindheimsnes synes Ålesund har kommet greit gjennom det.

– Vi var jo fem kommuner, den største kommunesammenslåingen i Norge, bortsett fra en sammenslåing i Østfold. Vi synes at det har gått veldig greit. Selvfølgelig gjorde vi masse jobb på forhånd både med å kartlegge arkivene og å deponere hos IKA Møre og Romsdal, slik at vi ikke dro det med oss inn i den nye kommunen. Så har vi også flyttet på arkiv, så nå er det bare tre plasser det er papirarkiv. De er flyttet dit hvor saksbehandlerne sitter, slik at vi slipper å frakte papirarkiv rundt omkring.

Kommunen har altså fått fire pålegg, to færre enn snittet for Kommune-Norge.

– Ja, på grunn av koronaen så har vi ikke rukket å komme lenger. Derfor har vi fått disse påleggene. Påleggene klarer vi å lukke innenfor fristen. Det mest utfordrende er å få avlevert papirarkivet innen fem år, sier Blindheimsnes.

I tillegg til at Ålesund må ordne opp i gamle papirarkiv må de også oppdatere arkivplanen, kartlegge og dokumentere elektroniske system og utarbeide rutiner for elektronisk behandling av arkivdokument.

Les hele tilsynsrapporten her:Endeleg tilsynsrapport og pålegg om utbetring