Slik holder du et konstituerende møte

– Det viktigste med det konstituerende møtet er at det er godt planlagt, og at deltakerne er godt forberedt. Følg loven. Ordfører bør bruke mye tid på å forklare hva som skal skje, slik at alle henger med, sier Dag-Henrik Sandbakken, fagsjef for folkevalgtprogrammet i KS.

Det er viktig at alt blir riktig innen møtet er over.

– Ha tålmodighet med hverandre, er det noe som er blitt feil, ta det om igjen. Verre er det ikke, sier Sandbakken.

14 dagers varsel

Mange vil ha det konstituerende møtet så fort som mulig. Fyresdal kommune har spurt Kommunaldepartementet om de kan innkalle til dette møtet før valget. Det kan de ikke. Kommunelovens § 7–1. sier at medlemmene skal innkalles med minst 14 dagers varsel, og møtet skal holdes innen utgangen av oktober måned. Minst 2/3 av medlemmene må være til stede for at kommunestyret eller fylkestinget skal kunne treffe vedtak.

I forarbeidene til loven står det at det konstituerende møtet ikke kan være rett etter valget fordi det er nødvendig å avvente valgoppgjøret. For at fristen på 14 dager skal være reell, må ordføreren sende innkallingen etter at det er klart hvem som skal sitte i kommunestyret.

Fjortendagersvarselet har man for at fleste mulig av de nye representantene skal kunne møte, og at partiene skal ha litt tid til å fordele verv og inngå samarbeidsavtaler.

Godkjenning av valgresultatet

Punkt én på dagsorden i et konstitueringsmøte er godkjenning av valgresultatet.

Så skal formannskapet velges, eller fylkesutvalget i fylkene. Deretter skal ordfører og varaordfører velges, og de skal velges blant formannskapsmedlemmene av kommunestyret.

– Hvis man velger ny ordfører, skal ny ordfører overta møteledelsen og få på seg kjedet. Man trer inn i vervet med en gang, sier Sandbakken.

Ordføreren sier ofte noen ord til kommunestyret. Det er vanlig å legge vekt på at man er ordfører for hele kommunestyret, og at man skal behandle alle representantene likt.

– Det er en vanskelig balansegang å være sitt partis fremste kandidat, og hele kommunestyrets ordfører. Men sånn er det altså, påpeker Sandbakken.

Ofte tas det også en liten pause her for å ta bilder og strekke litt på beina. Mange har familien til stede på tilhørerbenken, særlig nye ordførere. 

Men i dette møtet må også kontrollutvalget velges. Noen vil avslutte møtet her, men de fleste vil gjøre unna andre valg til kommunale organer og utvalg også. Disse må velges innen nyttår, ellers opphører organet å eksistere.

Pent kledd

Det er ikke uvanlig at folk er litt pent kledd til konstitueringsmøtet.

– Det er litt høytid over konstitueringsmøtet. De skal jo godkjenne valgresultatet som er en viktig handling. Alminnelige pene klær er nok. Ordførerne har ofte pyntet seg litt ekstra, sier Sandbakken. 

Hvis de ikke gjør det, blir det gjerne lagt merke til. Alle husker Flekkefjord-ordføreren i flanellsskjorta fra forrige konstituering.

KS mottar i disse dager mange spørsmål, særlig om forholdstallsvalg eller forholdsvalg.

Det er altså en valgordning der representantene fordeles på grunnlag av lister som partiene eller gruppene setter fram. Reglene for dette står i den kommuneloven kapittel 7.

KS har også laget et regneark som gjør fordelingen enklere.

Stadig vanligere er det med avtalevalg. Da legges det fram en innstilling for kommunestyret med forslag til medlemmer til organet som skal velges. Innstillingen legges vanligvis fram etter arbeid i en valgnemnd nedsatt av kommunestyret. En slik innstilling vil basere seg på en avtale mellom gruppene i kommunestyret.

– Ved sist valg var det en del spørsmål rundt dette med skriftlig valg på ordfører. Nå er det presisert i loven at valg av ordfører skal skje åpent – altså ved håndsopprekning eller via de digitale stemmesystemene kommunestyret bruker. Hemmelig valg av ordfører er altså ikke lov lenger, sier Sandbakken.

– Ett problem en del sliter med er kjønnsbalansen i formannskap og utvalg. Begge kjønn skal være representert i offentlige utvalg, styrer, råd og nemnder hvis det er mer enn to medlemmer. Det har noen problemer med å få til, sier Sandbakken.

Hjelp å få

Vanligvis går konstitueringsmøtene greit fordi kommunene forbereder seg godt. Det finnes også veileder på nett og folk å spørre både i Kommunaldepartementet og hos KS. Et webinar om konstituering ble arrangert av Kommunaldepartementet i august, og der blir det gitt svar på mange spørsmål kommune måtte ha. Et rundskriv om konstituering er også tilgjengelig.