Er egenkontrollene bortkastet tid?

Ikke for alle. Noen vanlige reaksjoner: «Det er bortkastet tid», og «Det har jeg aldri forstått vitsen med!?», eller: «Det er noe myndighetene har funnet på!» Det siste er riktig.

Oljefunn skapte mange nye bedrifter. Mange oppgaver skulle løses, og de var risikofylte.

Arbeidstilsynet fikk for mange kontrolloppgaver. Arbeidstilsynet måtte sette inn nye metoder for å bli mer effektive. Egentlig ikke så nye. ISO-standardene hadde vært i bruk verden over i flere år i ISO-sertifiserte bedrifter.

Prinsipp: Bedriftene må dokumentere at de selv sjekker om de gjør kontrollene systematisk. Det er en frivillig ordning i 165 land.

I Norge ble ISO-standardens metode kalt «internkontroll» i de lovreglene som sikrer de ansattes helse på jobben. Arbeidstilsynets stikkprøvekontroller var slik: «Vis meg resultatene av internkontrollene». «Sjekk av arbeidsutstyr?» «Når lærte de ansatte å internkontrollere, – hva lærte de?»

Internkontrollene var i starten begrenset til HMS-styring. De siste seks–ti årene er det lovpålagt også å styre tjenesteproduksjonens utførelse med egenkontrollenes tre konkrete metoder – for å forebygge feil, og lære av feil:

• Risikoanalyse av oppgaven som skal utføres/leveres.
• Bruk av sjekklister for å redusere risiko for å levere feil kvalitet og uønskede hendelser.
• Bruk av meldingsskjemaer for å registrere hvis feil og mangler likevel skulle oppstå.

Hvor ble det av «styrende dokumenter», dvs. prosedyrer og instrukser? De «forsvant» i 2015. Begrepene prosedyre og kvalitetshåndbok er fjernet fra vokabularet i ISO-standardene. Den viktigste grunnen var at lederne i virksomheten mistet interessen for egenkontrollene, fordi resultatoversiktene druknet i «prosedyre»-beskrivelser.

ISO-standardene var blitt feiltolket. Staben til lederne vektla dokumentstyring, istedenfor resultatstyring med bruk av risikoanalyser, sjekklister og meldingsregistreringer.

Kravene i ISO-standarden var lenge 30 prosedyrer, men etter noen revisjoner var de nede i seks–åtte. Det hjalp lite. Revisorene fant enda flere prosedyrer ved neste revisjon.

ISO-organisasjonen gjorde kort prosess: I 2015 var prosedyrebegrepet fjernet, til fordel for «prosessforståelse»: I hvilke oppgaver har prosessen risiko? Kan de forebygges med sjekklistebruk?

Likevel kan feil oppstå: I hvilke oppgaver skjer det gjentakende feil? Da er det avvik og systemfeil. Dette er alvorlig, og tiltak må iverksettes. Analyse og tiltak skal dokumenteres, også om tiltaket har effekt.

All offentlig tjenesteproduksjon har et lovverk med konkrete krav til utførelse.

I tillegg er egenkontroll et lovkrav. Staten har tilpasset lovkravene til ISO-standardene fra 2015. Nå kreves «oversikter», se Forskrift om ledelse og kvalitetsforbedring i helse- og omsorgstjenesten §§ 6–9, og involvering av elever, lærere, pårørende, pasienter, medarbeidere og lederengasjement.

Kommunedirektøren skal levere minimum årlig resultatene av egenkontrollene, ref. kommunelovens del 7, § 25. Det har ingen hensikt å levere prosedyresamlingene til politikerne. Skal politikerne styre, trenger de egenkontrolloversikter og resultater.

Forutsetningen for økt lederengasjement er at lederne ser hensikten med egenkontrollene. Med samfunnets digitale teknologi kan internkontrollsystemet automatisk gi de visuelle oversiktene. Med ett blikk på desktoppen er engasjementet på plass. Der ser de stolpegrafene. De lengste inneholder feil som gjentar seg, og viser også årsakene – de som er gjengangerne.

Trenger ikke lederne å se prosedyrene? Jo, etter at resultatene i grafiske stolper viser hvilken prosedyre som må forandres eller mangler.

Det er en livsløgn å hevde at prosedyrene er synonymt med egenkontrollene. Riktignok er dokumentstyringens egenkontroll (eks. NOARK 5-standarden) nyttig for den som skal revidere denne ene oppgaven: Dokumentinnholdet.

Men hva med de 1.000 andre oppgavene som skal utføres av kommuneansatte og besluttes av kommunedirektør og kommunestyret? Resultatoversiktene skjerper lederengasjementet. Uten oversikt er ledelse ikke styring, bare lidelse.

At Stortinget innførte del 7 EGENKONTROLL i kommuneloven i januar i år, styrker en løsningsorientert, kreativ og samskapende dugnad om et bedre samfunn. Det styrker tilliten til politikerne.