Flytt sammen og spar penger

I dag eier de norske kommunene typisk en stor del av de bygningene hvor deres tjenester leveres; skoler, sykehjem, barnehager, kommuneadministrasjon, biblioteker og kulturformål. Den omfattende bygg-porteføljen utgjør en stor og fast utgiftspost for alle kommuner i forbindelse med drift og vedlikehold. Nøkkeltall for hvor mye kommune bruker på forvaltning, drift og vedlikehold (FDV), ligger typisk et sted mellom 900 og 1.000 kr pr. kvadratmeter (ink. avskrivninger), nasjonalt samlet årlig beløp i Norge er på 21,5 milliarder kroner.  

Samtidig strever mange kommuner med vedlikeholdsetterslep. Ifølge KS’ nøkkeltallsrapport i 2014 antas det et totalt vedlikeholdsoverheng bare i bygningsmassen knyttet til grunnskolene på 36,4 milliarder kroner i 2013, men fallende fra 2008. Dette til tross for omfattende investeringer og oppgraderinger innen skolene i samme periode.

Eldrebølgen og samfunnsutviklinger har satt framtidig kommuneøkonomi under press. I tillegg til å levere mer og bedre tjenester, skal man levere det for mindre penger, til høyere forventninger om kvalitet, og endog tilpasset den enkelte brukers preferanser. Med de brede ringvirkningene av lavere oljepriser forventes også en ytterligere framtidig innstramming i norsk kommuneøkonomi.  I denne skrustikken er det vanskelig for kommunepolitikere å insistere på et vedvarende høyt, forebyggende utgiftsnivå til drift, vedlikehold og viktige bygningsfysiske oppdateringer når man også setter utgiftene til personale til velferdens kjerneytelser i spill. Konsekvensen er i mange kommuner et ytterligere vedlikeholdsetterslep som dels reduserer bygningenes verdi, og til sist også kvaliteten på de tjenestene som skal leveres.

Flere kommuner jobber derfor med alternative eiendomsstrategier for sine velferdsinstitusjoner. Målet er å sikre bedre og mer optimal arealbruk i eksisterende bygningsmasse, for på den måten også å oppnå driftsmessige økonomiske fordeler – dog fortsatt med kommunalt eierskap som utgangspunkt.

Det ligger et stort løsningspotensial i en økt samtenking av funksjoner i de best egnete fasilitetene, med påfølgende avvikling av mindre egnete fasiliteter – skape mer velferd per kvadratmeter.

SIGNAL har i løpet av de siste 15 årene vært rådgiver for titalls kommuner i Norge og Danmark, i Danmark har vi gitt råd til omkring halvparten av kommunene, og i den forbindelse har vi systematisk innsamlet data fra on-site observasjoner på en lang rekke kommunale bygg; rådhus, skoler, fritidsbygg og andre kommunale tilbud. Av disse målingene kan vi se at den kommunale eiendomsporteføljen i gjennomsnitt kun er i bruk ca. 60 % av tiden. Med utgangspunkt i kostnader knyttet til drift & vedlikehold pr. år på 900 kr per kvadratmeter, vil en mer effektiv bruk av areal og/eller sammenlegning av funksjoner f.eks. på tvers av skoler innebære at en 1.000 m² reduksjon tilsvarer lønnen til halvannen lærerstilling.

Faxe kommune i Danmark opplever fallende tilvekst av barn og dermed lavere kapasitetsutnyttelse på sine skoler og i kommunale barnehager. Den lave kapasiteten presser kommune både på kvalitet og økonomi, og man ønsker derfor nå å skape bedre rom og rammer for barna i kommunen ved å flytte barnehager, fritidsklubbaktiviteter, SFO og skolefunksjoner sammen. I alt 9 tiltak ble identifisert og man avsatte 50 mill. danske kroner til oppdateringer og tilpasninger av ute- og innemiljø for den utvidete funksjonen. Pengene er avsatt for å heve kvalitet og bedre utnyttelsen, slik at antallet bygg samlet sett kan reduseres. Forut for prosjektet satte byrådet et ambisiøst mål om at man ved intelligente funksjonssammenlegninger kunne avvikle og selge ut eiendom med en årlig driftsbesparelse på 12 mill (DKK).

Som rådgiver undersøkte vi mulighetene for å gjøre disse funksjonssammenlegningene i alle kommunens 9 skoledistrikter, typisk med skolene som vert for innflyttede funksjoner – barnehager, ungdomsklubber, filialbiblioteker, kommunale administrative arbeidsplasser, fritidstilbud m.m.

Ett mulig hinder som må overvinnes i norsk kommunal styringsmodell er knyttet til husleiemodell (og bestiller/utfører-modell), som fordeler inntekt pr. bruker og husleie pr. areal. Dersom besparelsen kun forblir i «eiendoms-siloen» vil institusjonene med andre ord miste sine insentiver.

Forut for prosjektet i Faxe var kommunen tydelig i sin kommunikasjon til både de involverte virksomhetene og barnas foreldre om at tiden var inne for «rettidig omhu» i kommunen, og at sammenlegninger av funksjoner er å foretrekke framfor nedleggelser, samt at midlene man kan spare på redusert areal kunne medvirke til økonomisk balanse i regnskapene, slik at andre og mer gjennomgripende besparelser kunne unngås. Denne felles oppfatningen gjorde det på den måten mulig å samle ledergruppene og styrene til samspill rundt én felles oppgave, hvilket gjorde at våre besøk på alle berørte institusjonene ble preget av innovative og løsningsorienterte diskusjoner rundt pedagogisk praksis, institusjonenes styrker og utfordringer, ønsker og behov i et fremadrettet perspektiv. Likeledes kunne man etterfølgende i hvert av de ni områdene kunne samle nøkkelinteressenter fra alle de berørte institusjonene til en bred workshop om hvordan kommunenes skoler kunne transformeres til «barnehus», som rommer skole, SFO og barnehager i samme bygg, og hvilke behov og hensyn som var kritisk for lykkes med målsettingen.

Igjen var kommunen tydelig i sin kommunikasjon om den nære sammenhengen mellom de fallende barnetallene og behovet for helhetlige økonomiske grep. Funksjonssammenlegningene ga med andre ord mulighetene til å opprettholde det personalmessige tjenestenivået og sikre fortsatt kvalitet i leveransen.

Med de løsningsforslagene for funksjonssammenlegninger som p.t. er på høring har vi med utgangspunkt i mulighetsanalyse oppnådd en 15 % reduksjon av kommunens samlete bygningsportefølje, tilsvarende ca. 14.000 m² Faxe kommune oppnår med det en årlig besparelse på drift og vedlikehold på 8,1 MDKK, hvilket gjør det mulig å regne hjem de 50 MDKK som ble avsatt til oppdateringer og nødvendige forbedringer av bygg i løpet av få år.

Til de norske kommunene som sliter med fallende barnetall eller trange rammevilkår for øvrig vil vi anbefale: Gjør som Faxe kommune!