Halvparten av avslagene på innsyn i interne dokumenter er feil

Regjeringen har foreslått å endre § 14 i offentlighetsloven slik at forvaltningen får mulighet til å fjerne alle spor av organinterne dokumenter fra postlister og dokumentoversikter. Når dokumenter feilaktig registreres som interne, vil det føre til at disse også kan skjules for offentligheten.

Siden det ikke er mulig å be om innsyn i dokumenter du ikke vet at eksisterer, vil det heller ikke være mulig å klage på hemmeligholdet.

Justisminister Emilie Enger Mehl har overfor Stortinget svart at forslaget ikke vil svekke allmennhetens innsynsrett, fordi det ikke gjøres endringer i innsynsretten i selve dokumentene. Det er vi uenig i.

Norsk Presseforbund ønsket derfor å undersøke hvordan klager om avslag på innsyn i interne dokumenter i dag håndteres. Statsforvalterne er klageinstans over avslag på dokumentinnsyn i kommunene. Siden begynnelsen av 2022 har de behandlet 80 klagesaker om avslag på innsyn i interne dokumenter.

I 42 av klagesakene ble avslaget om innsyn endret eller opphevet, helt eller delvis, av statsforvalterne.

I vel halvparten av sakene gis det altså enten innsyn, ved at statsforvalteren selv endrer vedtaket, eller vedtaket blir opphevet, og kommunen må behandle innsynssaken på nytt.

Klagemuligheten er svært viktig i innsynssaker. For interne dokumenter handler det ofte om å få avklart om dokumentet faktisk er internt, slik det er definert i loven.

Det må også avklares om de som har nektet innsyn, har gjort en god nok avveiningen av hensynet til åpenhet opp mot behovet for å beskytte den interne saksbehandlingen – altså merinnsyn. Vår erfaring er at det ofte gis medhold i denne type klagesaker.

Det er ikke uvanlig at rapporter og avviksmeldinger fra skoler blir unntatt som interne, og at disse i sin helhet holdes hemmelig. Statsforvalterne har omgjort slike beslutninger flere ganger, for eksempel i Molde.

En gjenganger i klagesakene er også at dokumentene feilaktig er registrert som interne. Et dokument er for eksempel ikke lenger internt når det sendes til en tredjepart eller det har vært gjenstand for politisk behandling.

Hva sier dette?

Det viser at unntaksbestemmelsen i offentlighetsloven om organinterne dokumenter ofte brukes feil av kommunene. Mange innsynssøkere må til klageinstans for å få innsyn i det de har krav på etter loven. Det viser at pressen og innbyggere som vil ha innsyn er avhengige av gode klagemuligheter.

Med dette som bakteppe, blir regjeringens forslaget særlig risikabelt. Det å kunne skjule interne dokumenter som finnes i forvaltningen, vil føre til at færre ber om innsyn og at færre klager havner på statsforvalterens bord. Mange viktige saker vil aldri bli kjent for allmennheten.

Det er problematisk om forvaltningen får hjemmel til å hemmeligholde at et dokument i det hele tatt finnes kun basert på deres egen vurdering av om de kan unntas eller ikke. Tallene fra statsforvalteren bekrefter dette.