Hvorfor bør man ta den kjedelige jobben med å rydde i datasystemene?

De fleste har noen gamle systemer som fortsatt kjører på en server og som man må inn i en gang iblant, eller et utdatert saksbehandlingssystem som ble satt i «read only», og som man stadig er innom.

Som regel har man etablert workarounds for å hente informasjonen man trenger. Det føles litt tungvint, men fungerer på et vis.

Hvorfor bør man likevel ta jobben med å rydde? Hvorfor kan vi ikke bare sette kunstig intelligens (KI) til å løse problemet?

La oss liste opp noen gode grunner til å ta en solid rydding i systemlandskapet, inkludert rydding i informasjonen i disse og også fase ut (dekommisjonere) noen systemer:

• Forbedret datakvalitet, tilgjengelighet og samhandling.
• Forbedret datasikkerhet og etterlevelse.
• Kostnadsreduksjon og økt effektivitet.
• Fremtidssikring og skalerbarhet.

Jeg vil her gå litt mer inn på hver av disse gevinstene, og også hvordan flere gevinster samtidig henger sammen med å ta i bruk KI.

Eldre systemer inneholder ofte forskjellig og utdatert informasjon lagret i ulike formater og steder. Dette gjør det utfordrende å få tilgang til og bruke, både for mennesker og for KI.

Ved å avvikle systemer og migrere relevante data til moderne plattformer, skaper organisasjonen sentrale datalagre med rene, standardiserte data som muliggjør gode integrasjoner med KI-verktøy.

Høy datakvalitet og tilgjengelige data er avgjørende for å trene KI-modeller og generere innsikt. Det gjør ryddejobben avgjørende å kunne hente ut den ønskede gevinsten av KI.

Selv om organisasjonen ikke forbereder implementering av KI, gjør eldre systemer det utfordrende for ansatte å få tilgang til og samhandle om viktig informasjon, eller vite hvor den finnes.

Utfasing av disse systemene og migrering av aktuell informasjon til nye, brukervennlige og tilgjengelige plattformer forbedrer informasjonstilgjengeligheten og muliggjør sømløs samhandling på tvers i organisasjonen. Dette vil bidra til å effektivisere og øke kvaliteten på arbeidet og bidra til bedre og raskere beslutningsprosesser.

Utdaterte systemer er mer utsatt for sikkerhetssårbarheter og datainnbrudd, og utgjør en betydelig risiko for virksomhetens informasjon. Ved å rydde opp og avvikle disse systemene kan man redusere eksponeringen for sikkerhetstrusler.

Erfaringsmessig har også fokus på tilgangsstyring blitt sterkere med årene. Det er risiko for at informasjon i eldre systemer ikke har riktig tilgangsstyring og skjerming, slik at sensitiv informasjon ikke er identifisert og håndtert etter dagens standarder og krav.

Ved utfasing av systemet og migrering av informasjon til nye systemer, er det da viktig at man tar en grundig gjennomgang av hva som må skjermes og oppdaterer tilgangsstyringen.

I tillegg kan man benytte anledningen til å etterleve GDPR og gjennomføre sletting av personopplysninger man ikke lenger har hjemmel til å lagre.

Innfører man KI i organisasjonen, er riktig tilgangsstyring og skjerming viktig for at KI-verktøyet skal vite hva som kan deles med hvem. Hvis ikke kan KI bidra til å øke risikoen for å spre informasjon til de som ikke skal ha tilgang til den.

Utdaterte systemer medfører unødvendige kostnader i form av vedlikehold, lisensavgifter, støtte og kompetanse. Opprydding og avvikling av disse systemene reduserer dermed IT-kostnadene, både system- og driftskostnader. Å kvitte seg med utdatert programvare vil forenkle og effektivisere IT-driften.

Eldre systemer inneholder vanligvis utdatert programvare og overflødig informasjon, som kan vanskeliggjøre prosesser og redusere effektivitet. Opprydding og migrering av relevant informasjon til nyere systemer kan effektivisere arbeidshverdagen, ved at informasjonen er tilgjengelig i mer brukervennlige systemer som gir bedre prosesstøtte og som dekker dagens behov.

Eldre systemer har ofte begrensninger når det gjelder skalerbarhet og tilpasningsevne til endrede forretningsbehov og teknologiske fremskritt som blant annet overgang til skyløsninger, støtte til KI-teknologier og integrasjonsgrensesnitt som støtter KI-teknologi. Ved å rydde opp og investere i moderne, fleksible plattformer kan organisasjonen enklere tilpasse seg nye trender, skalere driften og utnytte nye muligheter.

Så var det dette med arkiv, da. Offentlige organer er underlagt krav til arkiv og langtidsbevaring. Dette krever at man har kontroll og sikrer informasjonen organisasjonen forvalter. Men det kan også være egne behov for å bevare informasjonen (administrativ, økonomisk eller juridisk) på en god og trygg måte.

Det er altså ingen grunn til å vente med den «kjedelige» ryddejobben. Opprydding, migrering og dekommisjonering bidrar til både besparelser, økt effektivitet, bedre sikkerhet og å gjøre organisasjonen KI-klar. Organisasjonen har alt å vinne.

Våren er her, så kanskje er en vårrengjøring i systemlandskapet på sin plass?