Innebygd arkivering – løsningen på alt?

«Innebygd arkivering» er ikke en teknisk løsning eller en standard. Innebygd arkivering er en tilnærming til hvordan arkivering best ivaretas fortløpende og automatisk i arbeidsprosessene. Dette oppnås gjennom gode rutiner og prosesser som definerer arkiveringen.

Likevel oppleves ofte at «innebygd arkivering» fremstilles som et godkjenningsstempel på samme måte som man har brukt en NOARK-godkjenning. Et godkjenningsstempel finnes ikke. Man må huske på at et system i seg selv ikke løser dokumentasjonsforvaltnings- og arkivkravene. Organisasjonen selv må gjøre en jobb for å kartlegge behov og krav, og implementere disse i retningslinjer, prosesser og systemer.

Ofte opplever jeg ensidig vektlegging på å oppfylle eksterne krav i lov og forskrift, og en tro på at om man oppfyller disse er man «good to go». Men for å oppnå god dokumentasjonsforvaltning er det viktig å se helheten.

Det er viktig å vurdere et fagsystems plass i virksomhetens arkitektur og hvilke behov virksomheten har. Det er ikke bare arkivering som er en utfordring, men også hvordan man enkelt gjenfinner og gjenbruker dokumentasjon på tvers av systemer og prosesser, og hvordan man enkelt publiserer offentlig journal.

Ofte er det også en utfordring hvordan man saksbehandler innsynsforespørsler mot andre systemer enn sak-/arkivsystemet, spesielt om det gjelder dokumentasjon fra flere systemer. For å løse dette må man kjenne behovene: Hva er virksomhetens behov? Hva er saksbehandlernes behov? Hva er innbyggernes behov?

Løsninger som tas i bruk, bør tilstrebe innebygd arkivering. Det stiller krav til fagsystemet, god prosesstøtte og kunnskap om hvilken dokumentasjon som skal arkiveres når.

Det finnes flere metoder for å ivareta dette. Én metode er fagsystem med innebygd NOARK arkivkjerne.

En annen metode er at Arkivverket åpner opp for å oppfylle kravene i NOARK uten et system med NOARK-godkjenning. Arkivverket viser til stor fleksibilitet i bruk av standarden, og at det er mange måter å realisere kravene på.

En tredje metode er å integrere fagsystemet med en arkivkjerne. En arkivkjerne er et system som kun er arkiv uten saksbehandlingsfunksjonalitet.

En fjerde metode er å integrere fagsystemene med et sak/-arkivsystem. Alle disse metodene har fordeler og ulemper man må kjenne til, og vurdere opp mot virksomhetens behov og målbilder.

Om hvert fagsystem har eget arkiv, slipper man en rekke integrasjoner. Integrasjoner kan være kompliserte å få på plass, og gir ikke alltid best kvalitet på metadata som arkiveres.

Om det ikke finnes standardintegrasjoner, kan integrasjoner være kost- og ressurskrevende. Samtidig gir oppstykking av arkiv økt risiko for dokumentasjonssiloer, vanskeligheter med søk/gjenfinning på tvers, vanskeligere publisering av offentlig journal og saksbehandling av innsynsforespørsler.

Dette er ikke umulig å løse, og man kan få god hjelp av et integrasjonslag og en søkeportal. En frittstående saksbehandlingsløsning for innsynsforespørsler som kobles mot flere kilder og mot offentlig journal, kan løse utfordringen med innsyn.

Integrasjon av fagsystemer med arkivkjerne kan forenkle søk og gjenfinning på tvers, publisering til offentlig journal og behandling av innsynsforespørsler, ved at all dokumentasjonen samles på ett sted.

Alt på ett sted gjør det også enklere å forvalte dokumentasjonen videre og forenkler langtidsbevaring. Når fagsystemer byttes ut, unngås jobb med migrering og risiko for å miste dokumentasjon. Det forutsetter gode integrasjoner. En ulempe kan være at integrasjonene begrenser hvilke metadata og informasjon som arkiveres sammen med dokumentasjonen, og at man dermed får et informasjonstap.

En mer tradisjonell løsning er å integrere fagsystemene med sak-/arkivsystemet. Fordelene og ulempene her er tilnærmet lik som for en arkivkjerne, men erfaringsmessig kan arkivering til sak-/arkivsystemet være litt mer krevende.

En fordel med å integrere med sak-/arkivsystemet kan være at man får en del «gratis». Sak-/arkivsystemene har vanligvis gode standardmoduler for publisering av offentlig journal, saksbehandling av innsynsforespørsler og publisering av dokumenter til politisk behandling.

Så hva er riktig? Én av de nevnte metodene eller en kombinasjon?

Løsningen ligger i å tenke helhetlig både på prosess, funksjonelt og teknisk. Da må man må tenke på både virksomhets- og løsningsarkitektur, saksbehandlere og innbyggere, i en helhetlig tilnærming der kravene til dokumentasjonsforvaltning og arkiv er en naturlig del av helheten. Er man ikke trygg på dette selv, bør man søke råd og bistand.