Legger til rette for økt åpenhet og demokrati

Kommuneprofilen. Prosjektleder Anne Marie Eliassen har bidratt sterkt til å digitalisere saks- og arkivsystemet i seks grenlandskommuner – og til å styrke lokaldemokratiet.  
Anne Marie Eliassen har de siste ni årene vært prosjektleder for det felles saks- og arkivsystemet i Grenland.

Anne Marie Eliassen (54)

Prosjektleder for felles saks- og arkivsystem i Grenlandskommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien

Virksomhetsleder for service- og dokumentsenter i Bamble kommune

Har jobbet i Bamble kommune i 27 år, i teknisk etat, IT-avdelingen og med arkiv

Videregående fra handel og kontor, med etterutdanning på høyskolenivå innen arkiv, økonomi, ledelse og forvaltningsrett

Juryens begrunnelse

Hun har bidratt til et åpnere og bedre lokaldemokrati ved å utvikle arkivtjenestene i Bamble, Grenland og resten av landet. Hun har innført innovative løsninger, oppnådd økning i antallet dokumenter som journalføres og bedret forholdene for innsyn gjennom god praktisering av forvaltings- og offentlighetsloven. Rett og slett gjort det enklere for lokalpolitikere og innbyggere som brukere. Hun har deltatt på konferanser, delt både kunnskap og erfaringer, og inspirert på et viktig fagområde, som ofte får for liten oppmerksomhet. Hun er også tildelt prisen «Årets arkiv» av Norsk arkivråd tidligere i år. Rådmannen sier hun har utvist lederskap utenom det vanlige.

– Dette blir nesten litt for mye av det gode. Det er bare et par uker siden jeg var i Oslo for å motta en pris, ler Anne Marie Eliassen.

Hun er prosjektleder for det felles saks- og arkivsystemet i Grenlandskommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien. Samarbeidet fikk nylig Norsk Arkivråds pris for Årets arkiv 2017. Juryen mente de var digitale foregangskommuner.

Juryen for Årets kommuneprofil legger i tillegg vekt på at digitaliseringen bidrar til økt åpenhet og et bedre lokaldemokrati.

Det gjør også Bamble-rådmann Tore Marthinsen, som har foreslått Eliassen.

– Det har vært viktig for henne at saks- og arkivsystemet skal gi en bedre praktisering av forvaltningsloven og offentlighetsloven. Det styrker lokaldemokratiet, sier han.

Større og enklere journal

Eliassen forklarer selv hva de har gjort.

– Et hovedmål med nytt system var større dokumentfangst. Flere av kommunene har fått 20-30.000 flere dokumenter inn i arkivet enn før. Særlig er e-poster blitt lettere å arkivere, sier hun.

Det er blitt langt flere dokumenter i den offentlige postjournalen, det er blitt lettere å bruke den og når det gis innsyn, ekspederes det nesten automatisk.

Dette åpner kommunen opp for journalister, folkevalgte og interesserte innbyggere.

Det flest ønsker innsyn i er plan-, bygg- og delesaker. Her har de største kommunene gjort fulltekstdokumenter tilgjengelig på nett.

Også politiske møtedokumenter er lett tilgjengelige for alle på nett. Og alle politiske møter foregår, som i mange andre kommuner, med nettbrett og elektroniske sakspapirer. Mer tilgjengelige dokumenter gjør at flere deltar i høringer.

– Det er blitt enklere å være lokalpolitiker, og for innbyggerne å involvere seg i lokalpolitiske saker, mener Eliassen.

Uvanlig lederskap

Slik stemmer du

Slik stemmer du på Eliassen: Send kodeord Profil 1 til nr 2377. Hver stemme koster 3 kroner.

I arkivsamarbeidet balanserer Eliassen ønskene fra seks kommuner med hva leverandøren kan tilby – innenfor et omfattende lovverk.

For å lykkes, har Eliassen «utvist lederskap utenom det vanlige», mener rådmannen. Hun er bestemt og målrettet, men «alltid med et smil på lur», skriver han i sin begrunnelse.

Slik framstår hun, og med et sterkt engasjement.

– Arkiv er kjempeviktig og veldig moro. Det er hukommelsen til kommunen. Arkivet dokumenterer hele kommunens virksomhet og bevarer det for ettertiden, sier hun.

Langt nede i kjelleren et sted finnes det noen arkivskap, men å ta bilder der, nekter hun plent.

– Det ville blitt veldig papir, da, og gi et helt feil bilde av hva et arkiv er i vår tid, sier hun.

Må overbevise brukerne

Samarbeidet startet i 2008, da Bamble skulle anskaffe nytt saks- og arkivsystem.

– Vi spurte nabokommunene om de kunne tenke seg å være med, og det ville alle. Bare to av de seks kommunene hadde den gang elektronisk arkiv, men vi klarte å lage en felles kravspesifikasjon, forteller Eliassen.

Mange kommuner går sammen om store IKT-anskaffelser. Det unike i Grenland, er at kommunene har fortsatt samarbeidet om driften.

– Det er et stort og komplisert system, hvor mange fagsystemer integreres med arkiv. Vi har felles forvaltning av løsningen. Vi har også felles rutiner og gjør ting mest mulig likt, sier hun.

Systemet Public 360 var i utgangspunktet hyllevarer, men Grenlandssamarbeidet har bidratt til leverandørens utvikling av systemet gjennom sine kravspesifikasjoner.

Det har vært krevende å innføre systemet, fordi gamle arbeidsmåter og kulturer har måttet endres.

– God opplæring er viktig. Alle er mest opptatt av å løse oppgavene på sitt eget fagområde. Vi må overbevise brukerne om at de kan gjøre det enklere og bedre gjennom saks- og arkivsystemet, sier hun.

Grenlandsamarbeidet har vakt stor interesse i andre kommuner.

Eliassen har deltatt på flere konferanser og vært direkte involvert i arkivopplæring i flere kommuner.

Flere artikler om

Delta i debatten

Vi overvåker denne debatten kontinuerlig mellom kl. 07 og 24. Kommentarfeltet er nå stengt og åpner igjen kl. 07.00. Velkommen tilbake da!