Drangedal holdt lukket budsjettkonferanse på et hotell i fjor høst, men dørene var åpne da kommunestyret vedtok budsjettet i desember. Ordfører Tor Peder Lohne, her flankert av varaordfører Arnt Olav Brødsjø (t.v.) og rådmann Jørn Christian Schjøth Knudsen (t.h.), lover å endre praksisen med hemmelige møter. Foto: Didrik L. Arnesen

Åpne møter viktig for lokaldemokratiet

Debatt. Åpenhet gjør det mulig for innbyggerne å kunne holde kommunestyrene ansvarlig for beslutningene som tas. Møteoffentlighet er derfor sentralt for et sterkt folkestyre.
22.3 2019 08:35
Det kan være et reelt behov for å lukke et møte, men lukkingen må ha hjemmel i lov.

Aktiv medvirkning fra innbyggernes side er en forutsetning for at det representative folkestyret i kommunene skal fungere på en god måte. For å få til dette, trenger innbyggerne informasjon om det de folkevalgte foretar seg.

Innsyn i hva som skjer i folkevalgte organer, er særdeles viktig i denne sammenheng. Det er derfor kommuneloven slår fast at møter i slike organer skal være åpne for allmennheten.

Én ting er lovens regel, noe annet er hvordan dette gjøres i praksis. Jeg har den siste tiden kritisert flere kommuner for lukking av møter i kommunestyrer, formannskap og kontrollutvalg.

Kommunal Rapport har i nr. 39 i 2018 funnet at 27 av 100 undersøkte kommuner har hatt budsjettmøter uten å følge kommunelovens saksbehandlingsregler for møter i folkevalgte organer.

I flere av sakene vi har undersøkt, synes kommunene å ha mangelfull kunnskap om reglene om allmennhetens adgang til møter.

Hovedregelen er at folkevalgte organer behandler og avgjør saker i formelle møter. Det skal ikke holdes uformelle, lukkede sammenkomster der det foregår reell saksbehandling. Dette gjelder saksforberedelse, saksbehandling og fatting av vedtak.

Retten til å overvære slike møter er nedfelt i Grunnloven § 100 femte ledd og i kommuneloven. De folkevalgte er valgt til å representere innbyggerne, og all saksbehandling foregår på vegne av dem. Åpenhet gjør det mulig for innbyggerne å kunne holde representantene ansvarlig for de beslutningene som tas. Prinsippet om møteoffentlighet er derfor sentralt for et sterkt folkestyre.

Denne kontrollmuligheten kan også forebygge at avgjørelser tas på feil grunnlag. Ved dette styrkes også innbyggernes tillit til de folkevalgte organer og deres avgjørelser.

Det er klart at det kan være et reelt behov for å lukke et møte, for eksempel der det folkevalgte organet skal behandle taushetsbelagte opplysninger. Lukking må imidlertid ha hjemmel i lov. Det er altså Stortinget som har bestemt hvilke forhold som kan begrunne lukking av et møte, og dette må nevnte kommunale organer forholde seg til.

At regulære møter for et folkevalgt organ skal være offentlige, er uproblematisk. Dersom det er fastsatt på forhånd at medlemmer av et folkevalgt organ skal møtes for å behandle saker som organet har som oppgave å behandle, skal møtet være offentlig.

Vanskelighetene oppstår når møtene tar litt andre former, for eksempel dersom andre enn folkevalgte deltar, eller ikke alle folkevalgte deltar. En god pekepinn må da være om begrunnelsen for åpenhet likevel gjør seg gjeldende. 

I en sak fra november 2018 og en sak fra januar 2019 kritiserte jeg to kommuner for å ha avholdt budsjettseminarer med administrasjonen uten å følge saksbehandlingsreglene for folkevalgte organer. Etter å ha undersøkt sakene, kom jeg til at begge seminarene var møter i folkevalgte organer. De skulle derfor i utgangspunktet vært åpne for allmennheten.

Budsjettet er én av de viktigste sakene de folkevalgte tar stilling til i løpet av året, og det er helt essensielt at innbyggerne kan holde seg orientert om den politiske prosessen og ha mulighet til å holde representantene ansvarlig.

Kommuneloven har unntaksbestemmelser som hjemler lukking av møter i folkevalgte organer. Et møte skal for eksempel lukkes dersom taushetsbelagte opplysninger skal omtales, og det kan lukkes dersom tungtveiende offentlige hensyn tilsier det.

Det er imidlertid viktig at det vurderes nøye om vilkårene er oppfylt. Dessverre ser vi at dette langt ifra gjøres alltid. Min uttalelse 5. desember 2018 gjaldt en kommune som hadde lukket et møte med begge de nevnte begrunnelsene, men det var klart ved nærmere ettersyn at vurderingene ikke var tilstrekkelige.

En mangelfull vurdering av om vilkårene i unntaksbestemmelsen er oppfylt, kan føre til at møter som skulle vært holdt for åpne dører, blir lukket. Organet må derfor gå inn i den aktuelle unntaksbestemmelsen, og vurdere om den saken som skal behandles, oppfyller vilkårene i bestemmelsen.

En avgjørelse om at et møte skal lukkes, skal føres i møteboken – og hjemmelen for lukking må oppgis der. Det er ikke tilstrekkelig å vise generelt til kommuneloven. Det må spesifiseres hvilket nummer i den aktuelle bestemmelsen i kommuneloven, samt eventuelt andre lovbestemmelser, som har begrunnet lukkingen. Det er heller ikke tilstrekkelig at hjemmelen fremgår av sakspapirene.

På dette punkt ser vi dessverre at det svikter ganske ofte, kanskje fordi kommune tenker at dette er formaliteter. Disse saksbehandlingsreglene skal imidlertid ivareta hensynet til klarhet og allmennhetens mulighet til å føre kontroll. Dessuten sikrer denne fremgangsmåten at spørsmålene om møteoffentlighet blir behandlet på en forsvarlig måte.

I årsmeldingen for 2014 skrev jeg at folkevalgte organer «må i større grad ta inn over seg at hovedregelen ved behandling av saker i møter er møteoffentlighet». Det kan se ut som om det kan være grunn til å gjenta dette.

Kommunene må også ha et bevisst forhold til reglene for lukking av møter og saksbehandlingsreglene for dette. Kommunal- og moderniseringsminister Monica Mæland har lovet opplæring av de folkevalgte og administrasjonene i kommunene og fylkeskommunene i forbindelse med at den nye kommuneloven trer i kraft fra høsten 2019. Ett av temaene skal være saksbehandlingen i folkevalgte organer og møteoffentlighet.

Forhåpentligvis vil ombudsmannens uttalelser, ikrafttredelsen av den nye kommuneloven og den planlagte opplæringen bidra til å sette reglene om møteoffentlighet på dagsordenen for kommunene.

Delta i debatten

Vi setter stor pris på at du deler ny kunnskap, dine egne erfaringer og diskuterer med oss og andre lesere. Du må bruke ditt fulle navn for å delta i debattene. Debatten vil bli moderert i tråd med de presseetiske regler. Modereringen skjer i etterkant av publiseringen.