Hvordan ansette i kommunal sektor?

Sivilombudsmannen mottar mange klager som omhandler forbigåelse og mangelfull saksbehandling i ansettelsesprosesser. Vi er opptatt av at kommunal sektor sikrer likebehandling av søkerne, samtidig som man finner riktig kandidat til aktuelle stillinger.

Hvordan bør kommunen gå fram for å rekruttere den best kvalifiserte medarbeideren på en måte som ivaretar kravene til forsvarlig saksbehandling?

Forvaltningsloven gir ikke klagerett på ansettelsesvedtak. Ombudsmannen kan derfor behandle en klage på en angivelig forbigåelse straks etter at ansettelsesvedtaket er truffet. Vår behandling av ansettelsessaker er av generell betydning for de rettslige krav som gjelder, blant annet til saksbehandlingen. 

En ansettelsesprosess skal føre til at den personen som vil være best til å løse de oppgavene kommunen står overfor, får jobben. Vurderingene av hvem som er best kvalifisert til en stilling, fordrer ofte svært skjønnsmessige avveininger av momenter som er vanskelige å sammenligne. Både fra arbeidsgivers og fra søkernes side er det viktig å legge til rette for likebehandling og saklig utvelgelse.

Utlysningsteksten skal mest mulig presist beskrive de egenskapene kandidatene må og bør ha. Dette gjelder absolutte krav som utdanning og andre formalia, men også ønskede ferdigheter, for eksempel ulike personlige egenskaper.

Ombudsmannens praksis viser at vi ikke godtar ansettelse av en søker som ikke fyller krav angitt i utlysningen. En god og konsis tekst vil bidra til at de mest egnede og kvalifiserte kandidatene vil vurdere å søke.

På samme måte som i staten, skal ansettelser i kommunal sektor med få unntak utlyses offentlig. Ombudsmannen har generelt påpekt at jo høyere stilling det er tale om, desto viktigere er det at ansettelsen skjer etter ekstern utlysning. Rådmenn, kommunalsjefer og etatsledere er stillingskategorier der ekstern utlysning er særlig viktig.

Forsvarlig saksbehandling er viktig både for kommunen og den som blir ansatt, men også for de søkerne som ikke når opp i ansettelsesprosessen.

Ombudsmannen har vært opptatt av at utvelgelsen av kandidater til intervju og gjennomføringen av intervjuene sikrer likebehandling. Det samme gjelder ved innhenting av referanser og ved utformingen av innstillingen. God forvaltningsskikk tilsier at det i forkant av intervjuer og referanseinnhenting er utarbeidet maler.

Ansettelsessaken skal være så godt opplyst som mulig før avgjørelsen treffes. Ved ansettelser må utgangspunktet være at søkerne selv vurderer hvilke opplysninger om sitt kandidatur som anses formålstjenlige å legge fram.

For opplysninger som antas positive, er søkerens primæransvar nokså selvsagt. Negative opplysninger om søkeren vil først og fremst måtte fram i lyset såframt søkeren får en særlig oppfordring til å gjøre det.

Referanseinnhenting reiser spørsmål om kontradiksjon (mulighet til å kommentere eller motsi) til negative vurderinger av søkeren fra referansepersoner. Ombudsmannens syn har generelt sett vært at kommunen har en legitim interesse i å få en ærlig tilbakemelding. Referansepersonen må derfor kunne uttale seg i fortrolighet.

Samtidig tilsier kontradiksjon at det kan være nødvendig å avklare negative opplysninger med søkeren det gjelder. Avveiningen av de motstridende hensyn her må foretas konkret. Jo mer sentrale negative opplysninger det gjelder, desto større er behovet for å sikre faktagrunnlaget ved kontradiksjon. 

For at ombudsmannskontrollen skal fungere, er det nødvendig at kommunen dokumenterer ansettelsesprosessen. Det skjer best ved skriftlig å nedtegne de vesentligste opplysningene på de enkelte trinn i prosessen. Bruk av felles maler er en begynnelse. Dessuten bør det føres referater fra intervjuene og fra samtaler med referansepersoner. Den sammenlignende kvalifikasjonsvurderingen må uansett nedfelles skriftlig.

Erfaring viser at skriftlig nedtegning sikrer velfunderte avgjørelser ved å bevisstgjøre beslutningstakerne. I tillegg ivaretar det transparens, og det bidrar til å styrke partenes tillit til avgjørelsene.

Den enkelte søker har ikke krav på noen begrunnelse for ansettelsesavgjørelsen eller innsyn i de vurderinger som er gjort, men ombudsmannen har etter loven rett til å se alle dokumenter. Ombudsmannskontrollen bidrar på denne måten til å unngå forbigåelser og å sikre en forsvarlig saksbehandling.