Illustrasjon: Sven Tveit

Vi må senka tempoet i digitaliseringa

Kronikk. Vi skal ikkje digitalisere for ein kvar pris, men for å effektivisere.
26.1 2018 08:29
Arbeids-prosessane må vere utgangspunktet for prioritering av tiltak for digitalisering.

Kommunane må frigjere ressursar til fleire «varme hender» før eldrebølgja startar i 2030. Kvar kommune bør derfor utarbeide ein lokal effektiviseringsplan for perioden, med analyse av arbeidsprosessane og handlingsplan med konkrete tiltak.

Målsettinga må vere ein auke i effektivisering på 0,1 årsverk per 1.000 innbyggjarar per år, slik at kvar kommune i 2030 har fått ei innsparing på 12 årsverk per 1.000 innbyggjarar. Då har vi nok «varme hender», når vi treng dei.

Dei siste åra har vist at effektivisering gjennom digitalisering er vanskeleg. Etter mi meining, blir det mykje ord og lite handling. Regjeringa si løysing er å auke tempoet, og KS har invitert kommunane inn til ein digitaliseringsdugnad.

Det kan av og til kjennest som om digitalisering er målet, og at kommunen må prioritere dette arbeidet for å kunne møte framtidige utfordringar. Men er dette nok for å lukkast?

Det er jo ofte slik at dersom du lukkast, så blir det kalla flaks, sjølv om det er ein god plan som ligg bak. Likeins kallar ein det uflaks om ein ikkje lukkast, men ofte er det mangel på ein god plan som er årsaka.

Eg trur at kommunane må ha ein god plan for korleis vi skal jobbe med effektivisering, og det viktigaste arbeidet er å kartlegge korleis dei tilsette utfører arbeidet innanfor dei ulike tenesteområda, og bruke tid på å sjå om vi kan gjere arbeidet på annan måte. Når dette er gjort, så kan vi sjå på kva tiltak som er nødvendig, og her må fokus vere digitaliseringstiltak.

Det er arbeidsprosessane som må vere utgangspunktet for prioritering av tiltak for digitalisering, og dei tilsette ved aktuelle tenester er dei sentrale.

Her kjem ein til det som er utfordrande ved digitalisering. Dei tilsette som utfører arbeidsprosessane har ofte effektivisert og systematisert arbeidet sitt over tid, og for dei kan det derfor vere vanskeleg å sjå korleis eit nytt dataprogram, ein dataintegrasjon eller ei ny organisering skal gjere arbeidet meir effektivt. Når dei tilsette ikkje ser dette, vil det vere vanskeleg å legge ansvaret over til IKT-avdelinga.

Slik det er i dag, blir digitaliseringsprosjekt ofte initiert av programvareleverandørane og då som tilbod til IKT-avdelinga.

I utgangspunktet er dette positivt, men sidan programvareleverandørane sit lenger frå arbeidsprosessane enn både dei tilsette og den lokale IKT-avdelinga, blir det ofte presentert løysingar som ikkje er knytte til dei arbeidsprosessane som det er behov for å effektivisere.

Dette fører til at vi brukar ressursar på digitaliseringsprosjekt utan effektiviseringsgevinst, og vi får såleis ikkje omdisponert ressursar slik vi må.

Men det er ikkje slik at digitaliseringsprosjekt er «hyllevare» som kommunane kan bestille ved behov. Ofte må kommunane be programvareleverandørane om utvikling og i alle fall om tilpassingar av eksisterande løysingar.

I digitaliseringsprosjekt som er gjennomført, er det ofte fleire ulike programvareleverandørar som må tilpasse sine program for nødvendig utveksling av data, og dette er ofte vanskeleg og krev mykje tid.

Tidsperspektivet er noko som er interessant. Sjølv den minste digitalisering, og sjølv om det skulle vere «hyllevare», så tek det ofte mellom seks og ni månader frå du bestiller til løysinga er på plass. Men dette må vi berre erkjenne og vere utolmodige når vi først har funne eit område som kan digitaliserast.

Korleis skal så kommunane få til den nødvendige effektiviseringa gjennom å digitalisere?

Eg trur at vi må starte med å kartlegge arbeidsprosessar saman med dei tilsette og lokal IKT-avdeling, men med ein klar arbeidsordre frå leiinga om at det skal effektiviserast. Vi har ikkje råd til å starte med digitaliseringsprosjekt som berre gir ei kvalitetsforbetring, og det blir eit leiaransvar å sikre at tiltaka gir gevinst.

Det er lett for å bli utolmodig i ønsket om å digitalisere, i tillegg til at det kan vere vanskeleg å godta det som ofte er tilfelle; at digitalisering skjer med små steg.

Alle kommunar ser inn i framtida, og alle ønsker at tenestene skal få automatisert saksbehandling, som til dømes ved søknad om barnehageplass og byggjeløyve. I tillegg kjem «robot» med kunstig intelligens, som kan kommunisere med innbyggjarane når dei har behov for hjelp.

Eg trur også at dette er framtida, men eg er også sikker på at vi på vegen fram mot automatisert saksbehandling må bruke tida på å digitalisere arbeidsprosessar som reiserekningar, avstemming av sjukepengar og innlesing av datagrunnlag frå fagprogram til økonomiprogram. Desse små stega som kommunane kan og må gjere, vil totalt gi store innsparingar, og vi kan gjere ei omprioritering av ressursar allereie no.

Små steg er kanskje også det som må til for at dei tilsette skal klare å følgje med, fordi om endringar blir for store, så kan det bli motstand mot endringar, og det kan både ta lenger tid og bli meir ressurskrevjande å innføre tiltaka.

Målet er best moglege tenester til innbyggjarane og nok «varme hender». På vegen dit er digitalisering eit verktøy — ikkje eit mål i seg sjølv.

Delta i debatten

Vi overvåker denne debatten kontinuerlig mellom kl. 07 og 24. Kommentarfeltet er nå stengt og åpner igjen kl. 07.00. Velkommen tilbake da!