Innsyn må gjøres enklere
Dersom kommunene legger bedre til rette, blir det mindre arbeidskrevende både å gi og få innsyn i dokumenter.
Nesten seks av ti kommuner bruker lite ressurser på å besvare innsynsbegjæringer, ifølge svar Kommunal Rapport har fått fra arkivledere i 297 kommuner og fylkeskommuner. Det kan både skyldes få innsynskrav og at kommunen har lagt til godt til rette for innsyn.
Bare drøyt 8 prosent svarer at de bruker mye ressurser på dette. Bak dette tallet ligger det trolig en enkelttilfeller der det sendes uvanlig mange innsynsbegjæringer. Noen av disse tilfellene har ført til påstander om de er fremmet for å sjikanere eller skape ekstraarbeid i kommunen.
Selv om det skulle være riktig, er det ingen farbar vei å lete hjemmel for avslag på denne bakgrunn. I prinsippet har kommunen ingenting med å vurdere årsaken til at det blir begjært innsyn, og det vil uansett være vanskelig å godtgjøre at illegitime motiver ligger bak.
I noen tilfeller ser vi uvanlig mange innsynsbegjæringer for eksempel i forbindelse med varslingssaker. Det har gjerne sammenheng med at varslere har problemer med å få innsyn i dokumenter knyttet til egen sak. Ekstra tidkrevende blir det å besvare slike forespørsler når arkiveringen er mangelfull – man finner rett og slett i de etterspurte dokumentene fordi de ikke er arkivert.
Kvaliteten på arkiveringen er ett forhold som har betydning for hvor mye tid kommunen bruker på å gi svar – kunnskap og holdninger blant dem som vurderer dokumentene, et annet.
Det betyr at kommunen selv kan gjøre mye for å spare tid, både ved å skolere sine ansatte og ved å legge til rette for mer selvbetjening, slik over 40 prosent av kommunene i undersøkelsen har gjort.
At det er arbeidskrevende å gi innsyn, er uansett ingen unnskyldning for å bryte offentlighetsloven eller trenere innsyn. Men både kommunen, mediene og samfunnet for øvrig vil vinne på at innsynsbegjæringer besvares riktigere og mer effektivt enn tilfellet er mange steder i dag.
Innsyn og kontroll med forvaltningen er en viktig bestanddel i demokratiet, og – for å si det med en av respondentene i vår undersøkelse: «Mer offentlighet = mindre korrupsjon. Hurra for et åpent samfunn!»