Politikerne må ta ansvaret for å bevare alt arkivverdig materiale på langt større ansvar enn mange gjør i dag. Illustrasjonsfoto: Colourbox

Godt arkiv – et politisk ansvar

Leder. Omstridte innkjøpssaker der vesentlige dokumenter er forsvunnet, er bare ett eksempel på hvilke problemer mangelfull arkivering kan skape for kommunen.
15.3 2018 08:08
Når dokumenter ikke gjenfinnes, vil en mistanke om ugler i mosen kunne henge ved saken for alltid.

Det virker nesten som om det er regelen mer enn unntaket; at vesentlige dokumenter ikke kan gjenfinnes når en trøblete innkjøpssak skal undersøkes.

Grimstad kommune må trolig gi opp forsøket på å finne ut hvordan de første avtalene om helsekjøp fra et firma med nære forbindelser til ansatte i kommunen, kom i stand – fordi dokumentene ikke kan gjenfinnes.

I Lenvik gikk kommuneledelsen til retten i et forsøk på å få ta beslag i PC-en til den tidligere innkjøpssjefen, for å finne viktige dokumenter om innkjøp fra et firma med nære forbindelser til rådmannen.

Når dokumenter ikke gjenfinnes – og dermed heller ikke sannheten om hvordan avtaler ble inngått – vil en mistanke om ugler i mosen kunne henge ved saken for alltid. Det er svært uheldig for tilliten til kommunen.

Slike saker bør være en vekker ikke bare for administrasjonens leder, men også for politikerne. Dessverre er det å kjempe for at kommunen har en god – og godkjent – arkivplan neppe en valgvinner eller en sak som plasserer ordføreren på sokkel, om hun for øvrig er aldri så framoverlent og innovativ.

Men for innbyggernes rettssikkerhet, tilliten til demokratiet og ivaretakelse av kulturarven, er et godt og sikkert arkiv overmåte viktig. Nettopp derfor må politikerne ta ansvar, og sørge for de ressursene som skal til for å bevare kommunens «hukommelse» – for samtiden og ettertiden.

Svakheter avdekkes gjerne først ved forvaltningsrevisjon av journalføring og arkivering, som en del kommunerevisjoner nå prisverdig gjennomfører.

Arkivverket driver også tilsyn. Tilsynene de gjennomførte i fjor, avdekket i snitt 6,5 lovbrudd per tilsyn. De vanligste bruddene er mangel på en oppdatert arkivplan. Den skal blant annet plassere ansvaret for arkiveringen, og gi en oversikt over alt arkivmaterialet i kommunen – også det som ligger i saksbehandlingssystemene, som det kan finnes et titall av i en kommune.

En annen viktig mangel er at kvalitetssikringen svikter ved at dokumenter ikke blir «låst». Dermed kan de endres i ettertid, og det vil oppstå tvil om hva som er riktig og om det er gjort endringer etter at dokumentet ble ferdigstilt.

• Les også: Aviser, arkiv og lokaldemokrati

 

Delta i debatten

Kommentarfeltet er stengt til 23. juli. Velkommen tilbake da!