Slik forberedte kommunen seg i et halvt år for 94 minutter med kongeparet

RANDABERG

Jarle Bø (Sp) har rogalandsbunad og ordførerkjede på. Havnesjef Odd Bjørn Bekkeheien er i stram uniform, og det er politimester Hans Vik også. 

Kongeskipet har ankret opp utenfor Goavika. Sjaluppen er på vei. Barnekorene Grødem og Minising synger, og på båter, moloryggen og brygger står folk med norske flagg. 

Kongeparet kommer til Randaberg for første gang. De får blomster av Synne Håland (8) og Sander Fornes (10). Klokken 11.04 kjører de videre til Vår Energi Arena.

I den digre idrettshallen synger og danser tusen skolebarn. Langs veien står folk og vinker med flagg. Turen går videre til torget som er pakka av folk, og med et program hvor lokale krefter synger, danser og kåserer. Det holdes taler. Så drar kongeparet tilbake til Kongeskipet, og Kongens garde spiller og marsjerer. 

Det ser så enkelt ut. Men alt er timet på minuttet, og hele bygda har vært med på å planlegge dette som en stor folkefest der alle skal få føle at de har vært med på å møte kongeparet.

Kommunedirektør og prosjektleder Anne Berit Berge Ims smiler fra øre til øre når vi møter henne i det den kongelige bilen svinger ut fra torget.

– Det gikk så bra. Bare ett minutt over.

På tide med kongebesøk

Tanken om et kongebesøk kom for rundt ett år siden. Kongeparet har vært i nesten alle landets kommuner. Men det mangler noen. I Rogaland manglet Vindafjord, Randaberg og Lund.

– Vi ordførere i Rogaland, som ikke hadde hatt kongebesøk, skrev et brev til Statsforvalteren om at vi ønsket besøk av kongeparet. Det er den veien kommunikasjonen går, skjønner du. Via Statsforvalteren til Slottet, forklarer ordfører Jarle Bø.

Så i november 2023 ringte statsforvalter Bent Høie til ordfører og sa at dette må du ikke si til noen, men det blir kongebesøk.

– Jeg pleier å holde nyttårstale, og jeg hadde veldig, veldig, veldig, veldig lyst til å si det i talen. Men jeg måtte vente. Og første uka i januar annonserte Slottet at de kommer på besøk, og da var vi i full gang, sier Bø.

Nå hadde Bø fått tillatelse av Høie til å involvere noen flere personer før jul. Kommunedirektøren, som skulle være prosjektleder, måtte få vite det. 

Vil vise fram idrettshallen

Så ville ordføreren vise fram den nye idrettshallen med alle aktivitetene. Nord-Jæren-kommunene har et IKS som heter Folkehallene. Det er fem store regionale idrettshaller som har spesialisert seg på ulike idretter. I Randaberg er det fotball det satses på. Hele 10 prosent av befolkningen er medlem i fotballklubben.

– Folkehallene er store smeltedigler for aktivisering og inkludering. Vi gir gratis treningstid, og i sommer har vi åpne haller med masse gratisaktiviteter for barn og unge. Dette var det første jeg tenkte på at jeg ville vise kongeparet, sier Bø.

Randaberg er Norge minste fastlandskommune i areal, men hele 65 prosent er dyrket mark. Landbruket måtte på programmet, og persillekongen Helge Todnem må være med. Han tar også opp landet tidligste poteter, og har i mange år sendt de første potetene til Slottet. Det tok slutt da Slottet fikk rammeavtale for innkjøp, så lov om offentlige anskaffelser satt en stopper for gavmildheten.

Hyppige møter i kongegruppa

Både idrettshallen og persillekongen med potetene kommer på programmet, men mye må droppes når Slottet via statsforvalteren gir beskjed om at 90 minutter er rammen for besøket. 

PST kommer på besøk for å undersøke sikkerheten, og gå igjennom enkelte bygg. Kommunedirektør Ims kaller stadig vekk kongegruppa inn til møte. Ordfører er selvfølgelig med, teknisk etat har en stor oppgave, skole og barnehage er en stor del av programmet, koordinering med lag og foreninger må til, beredskapsledelse er viktig og kommunikasjon til folk og presse må ut.

 Raskt ser Ims at de trenger en profesjonell til å få programmet til å flyte. Musiker, produsent og prosjektleder Aril Schøld har hjulpet kommunen ved tidligere arrangementer. Han får nok en gang ansvaret.

Kongegruppa teller ti menn og kvinner som har ukentlig møter gjennom hele vinteren og våren, for det er et vell av detaljer som skal på plass. 

Vi er med på det siste møtet før den store dagen. Generalprøvene går over hele bygda. Nysgjerrige følger riggingen av scenen på torget der to store trær er blitt gravd opp og satt på lager til det hele er over. De skygget for scenen. Ordfører og kommunedirektør sjekker og Yr og Storm hele tiden. Blir det regn eller holder det seg til ettermiddagen?

Mer tid og ikke regn

Kommunedirektør Ims åpner prosjektgruppas siste møte med gladmeldinger.

– Været blir bare finere og finere. Og vi har fått fire minutter ekstra. Kongeparet vil gjerne snakke litt med folk på slutten.

Programmet er da justert til 94 minutter. Så er det den siste sjekkrunden rundt bordet, og det rapporteres fra de ansvarlige:

• Alle har fått alles navn og telefonnummer.
• Varaordfører er kommunikasjonsansvarlig hvis noe skulle skje, siden ordfører følger kongeparet.
• Dette blir tidenes mest folksomme arrangement i Randaberg, men ikke skrem folk med det. La dem bare komme. Vi finner plass til alle.
• Sanger Thomas Tvedt er blitt syk. En vara er kalt inn.
• Det er kontroll på flaggheisingen.
• Saniteten tar seg av de gamle så de får sitteplass.
• Lærerne er til stede med gule vester og har et ekstra blikk på ungene.
• Pressen får kommunestyresalen som senter og blir busset rundt i forkant av kongeparet.

Ims har også noen spørsmål.

– Alt blir streamet på kommunens nettside. Har det kommet tydelig nok fram?

Kommunikasjonsleder Marita Larsen har kontroll, men fikk et lite støkk da hun så streamen fra Lund kommune der kongeparet var dagen før. Der knelte nettsiden. Den kom seg fort opp igjen, men det er viktig at folk vet de kan gå inn fra nettsidene til bygdas to lokalaviser også, sier Larsen.

Hvor skal havnesjefen være?

Så er det havnesjefen for Stavangerregionen. Han skal ta imot kongeparet ved kaia og han skal stå der når de drar. Men hvor skal han gjøre av seg i mellomtiden?

Ordfører Bø har hatt en lengre prat med ham på morgenen. Han kan ikke stå bakerst i sin oppsiktsvekkende uniform. Han kan ikke gå før programmet på torget er over for å rekke tilbake til kaia før kongeparet kommer. Det tar seg ikke ut.

– Han kan jo godt henge på kontoret mitt mens det pågår altså, sier Bø.

Løsningen blir at han trekker noe utenpå uniformen, holder seg litt utenfor bildet, og får med seg både show og havneplikter.

Alle må sitte

Det er flere viktige beskjeder som skal ut. Ved synging av «Gud signe Norges land» må konferansieren huske å si at folk gjerne må bli sittende. Mange vil ellers reise seg ved en slik sang, og da må kongen reise seg også. Han har ikke helse til å stå gjennom en hel sang.

– Er ordføreren klar? lurer Ims. 

Og Bø kan bekrefte at bunaden er klar og at talen er skrevet. Han lurer bare på en ting? Hva skal han «smaltalke» med kongeparet om i bilen? Han ser for seg at han skal sitte mellom Sonja og Harald i baksetet, og da må han jo si noe bak i kongebilen som kjører dem fra sted til sted.

– Jeg tror kanskje jeg bare skal være veldig formell og snakke om Randaberg, konkluderer han selv.

Nå ble det slik at ordføreren satt foran og kongeparet i baksetet, og kjøreavstandene er små, så kanskje ble ikke smaltalken noe særlig problem likevel?

– Jeg er i bindeleddet under arrangementet. Ta kontakt om noe skjer. Jeg skal også ta imot garden som kommer med 130 mann i tre busser og en lastebil, sier kommunedirektør Ims. 

Og hun har en siste hilsen til prosjektgruppa:

– Tvi, tvi. Dette kan fort gå godt.

Dagen derpå

Hva føler så prosjektleder Ims dagen derpå? Vi stiller sportsspørsmålet.

– Hvis jeg skal oppsummere det hele med to ord – er det takknemlighet – og at vi fikk dette til sammen, sier hun.

– I dag kjenner vi bare på en glede over at alt gikk fint. Det er som om hele kommunen smiler i dag, sier kommunedirektøren.

– De fleste av oss har gjort ting vi ikke visste vi skulle gjøre før dette besøket. Eksempelvis å måle veibredden for å finne ut hvor mye plass Kongens garde trenger for å passere på en gate, eller finne ut om flytebrygga der kongeparet skulle komme inn, har riktig antall centimeter. Og vi som beredskapsorganisasjon har fått planlagt, øvd og forberedt oss som har gitt mye god erfaring og kunnskap videre, sier hun.

Ims' konklusjon er: Et slikt arrangement bygger oss tettere sammen.