Krevende med delt fylkessenter

De fylkeskommunene som skal slå seg sammen er samlet til erfaringsutveksling på Gardermoen, og ingen har mer erfaring med dette enn Trøndelag som har vært sammenslått i ti måneder.

De fleste fylkene som skal slå seg sammen vurderer å dele opp administrasjonen slik at de tidligere fylkeskommunene får hver sin bit. Funksjonsmodellen kalles den, og innebærer gjerne å lokalisere fagavdelinger på ulike steder i det nye fylket. 

Fylkesrådmann 

– Krevende deling

– Reiseavstandene sliter på lederne. Det ser vi allerede nå. Vi har 70 ansatte som er unntatt fra arbeidsmiljøloven. Det er tidkrevende med delt administrasjon, sa Mjøen.

Trøndelag har lokalisert den administrative og politiske toppledelsen to forskjellige steder. Sentraladministrasjonen med fylkesrådmannen sitter på Steinkjer i gamle Nord-Trøndelag, mens fylkesordfører, hovedutvalg og andre heltidspolitikere holder til i Trondheim.

– Det er utstrakt bruk av Skype og videomøter. Men av og til må vi møtes ansikt til ansikt. Særlig ledere må ut å treffe medarbeidere. Selv er jeg i Trondheim to ganger i uka, sa Mjøen, som har kjøpt seg leilighet på Steinkjer og bor der nå.

Den tidligere fylkesrådmannen i Sør-Trøndelag prøver å samle opp møter i Trondheim de to dagene han er der. Det er fem timers reisevei tur/retur, og tidkrevende og dyrt, erkjente han.

Trønderbanen tar to timer og seks minutter. Så er det 15 minutters gange i hver ende. Den er dieseldreven og går ikke særlig fort. Trønderne ønsker seg en moderne, elektrisk bane som binder fylket bedre sammen. Det er også planer om å bygge to nye fylkeshus tett ved jernbanestasjonene i Steinkjer og i Trondheim.

Men Mjøen er glad for at alle sektorer av administrasjonen er samlet på ett sted.

– Det gir bedre samarbeid og mer helhet. Sektorlokalisering, som flere andre nye fylkeskommuner planlegger, er jeg usikker på om vil gi den effekten, sa Mjøen.

Flytter på møter

Trøndelag flytter også politiske møter mellom Steinkjer og Trondheim, fylkestingene og fylkesutvalgsmøter alternerer mellom de to byene. Et viktig prinsipp for den nye fylkeskommunen er balansert utvikling. Det betyr at utvikling skal skje i hele fylket, og at det må være balanse mellom Steinkjer og Trondheim. Steinkjer skal bygges som en administrasjonsby.

Til tross for den krevende balansen, har det ikke vært foreslått noen omkamp om den delte lokaliseringen.

Mange videomøter gir behov for fiber i hele fylket, og i Trøndelag har de gravd og lagt ut mange kilometer med kabler før det nye fylket var et faktum. Videomøter med hakking og forsinkelser kan man ikke ha.

– Vi har 101 fylkeskommunale arbeidsplasser, og disse skal bindes sammen med IKT, påpeker Mjøen. Alle ansatte har fått smarttelefoner. Det er blant annet for at de skal kunne delta på møter via Skype samme hvor de er.

Mjøens råd til andre er å tilrettelegge nok møterom for skypemøter.

768 politiske saker

Mjøen kan avkrefte at alt roer seg bare fylkeskommunene er slått sammen. Det er da arbeidet begynner, og den politiske aktiviteten har vært stor. Så langt har 768 saker vært igjennom de politiske organene, 148 av dem i fylkestinget. Mange politiske saker gjør at administrasjonen har mer enn nok å gjøre. Målet om en innsparing på administrasjonsområdet ligger et stykke fram i tid.

– Men politikerne har begynt å etterspørre det, sa Mjøen.

Fylkesrådmannen viktigste råd til de andre fylkeskommunene er å skaffe seg nok prosjektledelse på IKT-området. Det er en kompetanse det vil bli mangel på i en omstillingsprosess fordi mange vil skifte alle systemer. Skoler og tannklinikker får ofte nye systemer, men mange lærere og tannlegeassistenter har ikke trodd at fylkesreformen vil berøre dem personlig.

– Vi har sendt ut flere informasjonsbrev til alle, men bare halvparten leser dem. Da folk kom på jobb 2. januar i år, var det IKT-krise. 300 sto i kø for å få hjelp til å komme inn på de nye systemene, fortalte Mjøen. 

– Men jeg må si at sammenslåing er interessant å jobbe med, og det har gitt en voldsom «boost» i organisasjonen, sa han.