Arkivverket varsler om alvorlige avvik i arkivsystemet til Visma

Visma har vært utfordret etter at Bergen kommune avdekket alvorlige tekniske feil i overføringen av bekymringsmeldinger mellom leverandørsystemet Visma Familia og Nasjonal portal for bekymringsmeldinger.

Nå roper Arkivverket varsku angående Vismas arkiveringssystem Visma Samhandling Arkiv, et program som overfører informasjon fra fagsystemene Visma Velferd, Visma Flyktning og Visma Voksenopplæring til en arkiveringskjerne. 

Dette er systemer som mange norske kommuner benytter seg av. I saksbehandlingen av søknad om godkjenning etter nyeste versjon av Noark 5-standarden har Arkivverket avdekket avvik i overføringen av informasjon fra fagsystemene til arkiv.

– I våre tester av uttrekk for denne løsningen har det på enkelte steder vært store avvik, og da bruker vi begrep som ekstremt mangelfullt og alvorlig. Det er ikke vanlig at benytter slike ord, men det er for å si noe om alvorsgraden i avvikene, sier fungerende områdedirektør samfunnsdokumentasjon, Stian Norli, i Arkivverket.

– Vi har god kontroll

Arkiveringsprogrammet Visma Samhandling Arkiv fikk den såkalte Noark 5.3.0-godkjenningen høsten 2012, og programmet har i en årrekke blitt brukt av kommuner og statlige instanser som kjerne for arkivering av saksdokumenter produsert i fagsystemer i sikker sone. 

Visma er nå i gang med å få re-godkjent arkivsystemet i den oppgraderte standarden for elektronisk arkiv, Noark 5.5.0. Arkivverket har testet Vismas arkivsystem i Evje og Hornes kommune i Agder, og testen avdekker alvorlige avvik.

«Samlet sett er alle avvikene alvorlige, og må utbedres snarlig», skriver Arkivverket til Visma Enterprise AS 19. juni.

Produktsjef i Visma Enterprise AS, Harry Myrene, synes det er greit av avvikene har blitt avdekket. Han mener at Visma har god kontroll på situasjonen.

– Vi er i en testperiode, men vi har god kontroll på situasjonen. Mange av avvikene handler om mye av det samme. Datagrunnlaget vårt er korrekt, men vi har funnet en programmeringsfeil. Den arbeider vi med å korrigere, sier Myrene til Kommunal Rapport.

Daglig leder Rune Johansen i IKT Agder kan fortelle at de aktuelle uttrekkene fra Evje og Hornes var informasjon fra Visma Velferd i NAV. Han gjør det klart at de påviste avvikene ikke får store konsekvenser for kommunen.

– Det er ingen data som er borte, og systemene er oppe og går. Avvikene fører bare til at kommunen ikke får deponert ønskede arkiv til arkivdepoet før avvikene er rettet, sier Johansen.

Mangler nesten all informasjon

Norske kommuner har i stor grad etablert egne interkommunale arkiv som arkivdepot, der arkivverdig informasjon lagres i tråd med lov og forskrift. Mange av kommunene benytter seg av programvarer fra Visma. I sin henvendelse til Visma reagerer Arkivverket blant annet på at testen viser at uttrekkene i arkivstrukturene inneholder betydelig flere journalposter enn det som blir listet ut i løpende og offentlig journal.

«Registreringer i løpende og offentlig journal for alle uttrekkene er ekstremt mangelfull og er et alvorlig avvik. VSA Velferd mangler 90 prosent, VSA Flyktning mangler 92 prosent, VSA Voksenopplæring mangler 89 prosent. Dette er avvik som må rettes, og vi ber om en forklaring på hvorfor det er slik, skriver Arkivverket til Visma.

Det er særlig disse avvikene som er bekymringsfulle for Arkivverket.

– Det som bekymrer oss mest er det store avviket mellom informasjon som finnes i fagsystemet, og usikkerheten rundt hva som ikke overføres til arkivkjernen. Vi er redd for at viktig bevaringsverdig informasjon skal gå tapt, og her er det vanskelig å fire på kravene, sier Norli.

Føler seg trygge

Han peker på at innbyggerne skal være trygge på at arkivverdig informasjon blir tatt vare på, og da kan man ikke ha store avvik i overgangen fra fagsystemer til arkiv.

– Den det er flott at vi finner ut av det nå, og nå skal Visma få arbeidsro til å rette på avvikene, sier Norli.

Visma mener at all informasjon ligger i systemet, og at datagrunnlaget er korrekt. Visma arbeider med å korrigere denne feilen.

– Vi jobber med å rette programmeringsfeilen, og deretter skal Arkivverket kjøre nye tester etter sommerferien. Vi føler oss trygge på at vi skal rette opp avvikene på en god måte, sier Myrene.

I brevet til Visma ber Arkivverket om at Visma redegjør for alle de påviste avvikene, og Visma får frist til 14. august å svare på funnene. Arkivverket har allerede reservert et tidspunkt i midten av august for å møte Visma for å diskutere saken.