Aviser, arkiv og lokaldemokrati

Avisen Kvinnheringen fikk nylig Landslaget for lokalavisers (LLA) journalistpris for å ha avdekket dårlig journalføringspraksis i Kvinnherad kommune. Slik journalistikk bidrar til å verne innbyggernes krav på åpenhet og innsyn i forvaltningen.

Kvinnheringen mistenkte at kommunen ikke journalførte og registrerte dokumenter riktig. Avisen gikk gjennom kommunens postlister hver dag i ett år og avslørte slurv med journalføringen.

Lokalavisen kunne dermed fortelle leserne at mye kommunal informasjon som innbyggerne skulle kunne sett, ikke var tilgjengelig. Forutsetningen for å kunne kikke kommunen i kortene, er nemlig at saksdokumentene blir registrert på riktig måte og gjort tilgjengelige via offentlig journal.

Tilsyn styrker innsynsretten

Kommunale arkiver inneholder mye rettighetsdokumentasjon og viktige opplysninger for enkeltpersoner, firmaer, foreninger og lag. Kommunen er den delen av det offentlige som berører oss mest direkte. Arkivene blir derfor spesielt viktige både for å kunne dokumentere den enkeltes rettigheter og plikter, men også for at kommunen selv skal kunne dokumentere hva som er gjort for innbyggerne og andre som påvirkes av kommunen.

En av Arkivverket sine viktigste oppgaver er tilsyn med offentlig forvaltning. I vår skal vi på tilsyn i kommuner over hele Norge, blant annet til Båtsfjord, Bærum, Oppdal, Iveland og Askøy. Tilsynene fokuserer nettopp på journalføring og sikring av digitalt produsert og lagret informasjon.

Vi legger mye arbeid i tilsynene, men det går år mellom hver gang en kommune blir kontrollert. Det er derfor flott at også lokalaviser som Kvinnheringen holder øye med og undersøker kommunenes virksomhet.

Innbyggerne bør følge med

Men det er ikke bare journalister som kan følge med og kontrollere. Alle har rett på innsyn – i det meste av det som skjer i kommunen. Det er bare spesielt taushetsbelagte saker som for eksempel andres klientsaker hos Nav og barnevernet, du ikke kan kreve innsyn i.

Innbyggerne kan følge med på postlistene til kommunen for å se hva som rører seg på rådhuset, og for å se hva som er planlagt, men også fordi åpenhet og innsyn er avgjørende for et levende lokaldemokrati.

Innbyggerne kan selv finne ut om vi blir fortalt hele sannheten, og om byråkratene og politikerne gjør jobben sin. Du kan for eksempel sjekke at din henvendelse om garasjebygg eller klage på brøyting er registrert. Vi kan til og med undersøke om avisen gjør jobben sin – altså om de finner fram til og skriver om viktige saker kommunen jobber med.

Reglene for journalføring

En forutsetning for innsyn er at saksdokumentene blir registrert og gjort tilgjengelige på offentlig journal. Hvis e-poster og brev ikke blir registrert riktig, kan vi heller ikke finne dem eller be om å få se dem.

Hvordan er reglene for registrering i kommunene? Litt forenklet kan vi si at alt skriftlig som kommunen får eller sender om en sak, skal registreres hvis det dokumenterer noe i saken og det blir brukt i forbindelse med saken.

Det skal også registreres med én gang – før det går til behandling hos en saksbehandler – og journalføringen skal vanligvis skje i løpet av to–tre dager.

Dårlig journalføring og registrering gjør det vanskelig for utenforstående å få se dokumenter. Minst like alvorlig er det at kommunen selv ikke kan ha kontroll på dokumenter for sin egen del, hvis registreringen ikke blir gjort skikkelig. Da kan kommunen ikke vite hva den har fått av dokumenter, eller hva som er gjort og hva kommunen har svart.

Rådmannen er ansvarlig

Rådmannen har ansvaret for at dette blir gjort riktig, selv om alle de ansatte som får og sender brev og e-poster i kommunen, skal passe på at dette blir registrert.

Kommunepolitikerne har også en rolle. De bør være interessert i at kommunen holder orden i eget hus, at den kan dokumentere hva som er gjort, og at politiske vedtak blir fulgt opp.

Arkivverket har mange eksempler på at det finnes gode rutiner for registrering og journalføring, men at kommunens ledelse ikke har gitt tydelige signaler eller gått foran som gode eksempler. Ofte blir dette sett på som lite spennende og ikke spesielt viktig, og dermed blir det brukt for lite ressurser på jobben. Da sitter innbyggere, kommuner og journalister igjen med dårlig dokumentasjon – og én av bærebjelkene i lokaldemokratiet blir borte.