Utbetalte hundretusener til ordførerens firma uten anbud

Stord kommune er i ferd med å kartlegge alle områder som egner seg for friluftsliv. Målet er å kunne legge fram en helhetlig plan for friluftsliv i kommunen, der de ulike områdene verdsettes og prioriteres.

Kommunen hadde ikke selv kapasitet til å gjøre kartleggingen. Da prosjektet startet i fjor, valgte administrasjonen derfor å leie inn konsulentbistand fra Plan Vest AS. Ordfører Liv Kari Eskeland (H) eier halvparten av aksjene i firmaet, og er dessuten selskapets styreleder.

Siden oppstarten har kommunen utbetalt nærmere 450.000 kroner til selskapet, ifølge kommunens rådgiver for idrett og friluftsliv, Sylve Rusten.

– Intensjonen var at kommunen skulle gjøre en del datainnsamling selv. Det hadde vi ikke kapasitet til. Følgelig økte prisen til 450.000 kroner. Hadde vi visst at prosjektet skulle bli så omfattende, burde vi nok vurdert å kunngjøre en offentlig anbudskonkurranse, sier han.

– Var du kjent med ordførerens rolle i Plan Vest AS da du besluttet å kjøpe tjenester fra firmaet?

– Stord er en liten plass, så det er jo kjent. Men jeg kan ikke si at jeg en gang tenkte over dette. Det var helt andre grunner til at vi ba Plan Vest om å gjøre denne jobben.

Ordførerens firma satt på data

Plan Vest AS ble også leid inn av kommunen i 2010, da for å kartlegge såkalt grøntstruktur, gang- og sykkelveier. Resultatet ble offentliggjort i en delrapport til kommuneplanens arealdel.

Etter prosjektet satt ordførerens firma med data som kunne gjenbrukes da friluftsområdene skulle kartlegges, opplyser Rusten.

– Firmaet har dessuten en lokalkjent som i tillegg er friluftsinteressert. Det ga firmaet et fortrinn.

– Vurderte kommunen å sikre seg disse dataene i forbindelse med prosjektet fra 2010, slik at kommunen og eventuelle andre leverandører kunne nyttiggjøre seg dem i framtiden?

– Alt er jo mulig, men når det gjelder kartdata er det mange forskjellige formater ute og går. Plan Vest satt på dataene fra før av og hadde nødvendige verktøy til å lese dem. Derfor ble det slik denne gangen.

Laget ingen anbudsprotokoll

Forskriften om offentlige anskaffelser pålegger alle kommuner å dokumentere anskaffelsesprosessen i en skriftlig anbudsprotokoll.

Nå i ettertid forteller kommunens prosjektleder at han kontaktet andre leverandører, som ikke kom med noe tilbud. Men han kan ikke dokumentere at dette skjedde.

– Det ble ikke nedtegnet noe, da prosjektet i utgangspunktet lå under terskelverdien på 500.000 kroner, sier han.

Men ifølge anskaffelsesforskriften skal det lages protokoll etter anskaffelser også på mellom 100.000 og 500.000 kroner.

Protokollen skal som minimum inneholde en beskrivelse av anskaffelsen, en anslått verdi på kontrakten og begrunnelse for valg av leverandør. Dersom det ikke skal gjennomføres en konkurranse om kontrakten, skal begrunnelsen for dette framgå.

– Brøt anskaffelsesreglene

Marianne H. Dragsten i AnskaffelseXperten mener at Stord kommune har brutt anskaffelsesreglene fordi de mangler anbudsprotokoll.

– Man skal alltid være forsiktig når man tildeler oppdrag til selskap som er eid av sentrale politikere i kommunen. Særlig når det, som i denne saken, skjer uten reell konkurranse, sier Dragsten.

Hun mener mangelen på anbudsprotokollen er ekstra alvorlig, ettersom oppdraget ble gitt til et selskap som hvor kommunens ordfører er medeier og styreleder.

– I slike tilfeller blir det jo ekstra viktig å ha en protokoll som viser at man har fulgt reglene, slik at det i ettertid ikke kan stilles spørsmål ved om det foreligger habilitetsproblematikk. Det kan jo godt hende at alt er i orden, og at kommunen ikke har gitt en fordel til et selskap fordi sentrale politikere eier firmaet. Når protokollen mangler, blir slike spørsmål vanskeligere å ettergå.

Dersom kommunen hadde laget en anbudsprotokoll slik regelverket krever, hadde den trolig også gått klar av reglene – selv om anskaffelsen i ettertid viste seg å bli større enn planlagt.

– Hadde reglene vært fulgt, kunne vi i dag sett på anbudsprotokollen og sett hvilken verdi kommunen mente at anskaffelsen hadde, og hvilke forutsetninger som lå til grunn for den vurderingen. Så kunne kommunen i ettertid vist til at de inntrådte forholdene som gjorde at anskaffelsen ble dyrere enn planlagt, ikke var noe man kunne forutse.

Visste ingenting om utbetalingen

Ordfører Eskeland sier til Kommunal-Rapport.no at hun ikke kjente til innkjøpet før vi gjorde henne oppmerksom på det. På generelt grunnlag mener hun det er viktig at anbudsreglene følges.

– Uansett om det er det ene eller andre firmaet som får et oppdrag, så er det selvsagt ønskelig at vi har såpass oversikt over innkjøpene vi gjør at vi greier å forutse sluttsummen. Så vet jeg jo også at i enkelte tilfeller er ikke det så lett, sier Eskeland.

– Hvordan opplever du det å både være ordfører og næringsdrivende i egen kommune?

– Det har jo ikke vært noen forutgående politisk beslutning i denne saken. Men i de tilfellene det skal gjøres politiske beslutninger i en sak der det kan stilles spørsmål ved min habilitet, er jeg veldig nøye på at jeg heller stiller spørsmål ved habiliteten tre ganger for mye enn én gang for lite.

– Habilitet er noe vi er veldig opptatt av i vår kommune. Vi har flere næringsdrivende som er med i politikken. At man eventuell bryter innkjøpsreglementet, har for så vidt ikke noe med politikk å gjøre. Det er noe vi må være ryddige på, og følge opp, gjennom andre kontrollordninger.