Bernt svarer: – Befaring må settes som et formelt møte

SPØRSMÅL: Vi går igjennom politisk reglement om dagen, og diskuterer om vi skal legge inn noe om befaringer i regi av de kommunale utvalgene, med tanke på møteoffentlighet, møteledelse, tilhørere, protokollering osv. Kan for eksempel utvalgene reise på befaring uten at det er et møte?

SVAR: Kommuneloven har ingen bestemmelser om «befaring». Den normale arbeidsformen for folkevalgte organer er at man bygger på skriftlige saksforelegg fra administrasjonen. Fordelen med denne arbeidsformen er at da har man et felles dokumentert og kvalitetssikret grunnlag for de vedtak som treffes.

Men ikke all informasjon er like lett å formidle på denne måten. Noen ganger er det en klar fordel om de folkevalgte har kunnet bygge også på egne iakttakelser av anlegget, naboskapet eller landskapet saken gjelder. Denne måten å innhente kunnskap på reiser imidlertid noen særlige utfordringer.

Det grunnleggende problemet er forholdet til bestemmelsene i kommuneloven kapittel 11 om saksbehandling i folkevalgte organer.

Utgangspunktet her er at den enkelte folkevalgte ikke har noen individuell rolle i saksbehandlingen, annet enn ved deltakelse i organets møter. En folkevalgt er valgt som medlem av kollegialt organ, og kan ikke opptre i denne egenskap ved å reise på befaring på egen hånd.

Saksbehandlingen i det aktuelle folkevalgte organet bygger på det som i domstolsprosessen kalles «hovedforhandlingsprinsippet». Det betyr at organets beslutninger skal være basert utelukkende på den informasjon som er fremlagt på lik fot for alle medlemmene i møte i organet.

Dette gjelder da ikke bare saksdokumenter og muntlig informasjon fra administrasjonen eller andre, men også den kunnskap som blir innhentet ved befaring. Slik befaring må derfor skje innenfor de rammene som kommuneloven oppstiller for møter i folkevalgte organer.

Det må sendes innkalling til deltakelse i befaringen, og relevante saksdokumenter i saken, til medlemmene forut for befaringen (§ 11–3 første avsnitt).

Befaringen må settes som et formelt møte, og det må føres møtebok for befaringen der det fremgår hva denne omfattet og hvem som deltok, herunder om parter eller sakkyndige deltok og ga informasjon eller fremførte synspunkter knyttet til saken.

Befaringen må også være åpen for presse eller andre interesserte, så lenge det ikke truffet vedtak om lukking etter kommuneloven § 11–5.

Brudd på disse reglene vil være en saksbehandlingsfeil som kan være grunnlag for en lovlighetsklage til Statsforvalteren over vedtak som treffes, etter bestemmelsene i kommunelovens kapittel 27.

Hvis det er mulig at feilen kan ha hatt betydning for vedtaket, kan den medføre at dette blir ugyldig.