Bernt svarer: – Møteleder bør spørre om det er noen som motsetter seg at det treffes vedtak

SPØRSMÅL: En sak er satt på sakskartet til et møte i et kommunalt organ. Tre dager før møtet ettersendes det noen dokumenter i saken. I møtet blir saken diskutert og etter hvert fremmer utvalgsleder forslag om utsettelse av saken. Det stemmes over utsettelsesforslaget som faller. 

Da sier utvalgslederen at det betyr at saken er utsatt, med begrunnelse i at utvalgsleder eller tre medlemmer iht. kommunelovens paragraf 11–3 kan nekte å ta saken opp til behandling. Kan utvalgsleder eller tre medlemmer av utvalget bestemme at saken ikke skal behandles etter at den er tatt opp til diskusjon og et utsettelsesforslag ikke har fått flertall?

SVAR: Dette er litt av en rebus.

Utgangspunktet er etter kommuneloven §11-3 første avsnitt at «Lederen av et folkevalgt organ setter opp saksliste for hvert enkelt møte.» Dette skjer i innkalling til møtet som sendes til organets medlemmer. Denne innkallingen fastsetter rammen for hvilke saker som skal behandles i møtet.

Når innkallingen er sendt ut, er det bare det folkevalgte organet selv som kan foreta endringer på saklisten. Det kan da etter § 11–3 fjerde avsnitt gjøres ved vedtak om «å utsette realitetsbehandlingen». Forslag om slik utsettelse kan settes fram både før og etter at saken er tatt under behandling. Debatten om realiteten stoppes da straks, inntil det er votert over utsettelsesforslaget, og det voteres ikke over forslag som måtte være fremsatt i saken.

Men innkallingen skal inneholde ikke bare en liste over sakene som skal behandles, men også dokumentene i disse sakene. Disse er grunnlaget for saksbehandlingen der.

Hvis ikke alle dokumentene til en sak har vært utsendt sammen med innkallingen, er det alminnelige utgangspunkt etter § 11–3 siste avsnitt at da kan det ikke treffes vedtak i denne i dette møtet. Denne regelen var ny i kommuneloven fra 2018, og tar sikte på å unngå situasjoner der folkevalgte kan føle seg tvunget til å ta stilling til en sak uten å ha hatt tilstrekkelig tid til å sette seg inn i alle opplysninger og synspunkter som er lagt fram. Dette kan ses som et utslag av et generelt prinsipp som er oppstilt for enkeltvedtak i forvaltningsloven § 17 at: «Forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes».

Bestemmelsen om at alle dokumenter må være utsendt, er i realiteten først og fremst et vern av mindretallet i organet. Flertallet vil jo alltid kunne vedta å ta saker av saklisten, uten ytterligere begrunnelse. Men i noen situasjoner kan dette være en for firkantet regel. I siste avsnitt er det derfor en regel om at det likevel kan treffes vedtak i en sak selv om ikke alle dokumenter fulgte innkallingen, «hvis ikke møtelederen eller minst 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det».

Det betyr at i en slik situasjon bør møteleder, før saken tas under behandling, spørre om det er noen av medlemmene som motsetter seg at det treffes vedtak i saken i dette møtet. Og hvis møteleder selv eller så mange som en tredel av medlemmene gjør det, kan det altså ikke treffes noe realitetsvedtak i saken. Men denne bestemmelsen må forstås slik at debatten om saken kan fortsette hvis ikke det treffes vedtak om å ta den helt av saklisten.

Neste spørsmål blir så når det skal tas stilling til dette spørsmålet; om det kan gjøres først når debatten er i gang. I vårt tilfelle er altså situasjonen at utvalgsleder ikke har lagt fram spørsmålet om det skulle kunne treffes realitetsvedtak i saken før debatten startet. Det hadde klart nok vært det mest ryddige, men i og med at dette ikke har skjedd før, må hen i alle fall gjøre det før man går til votering. Det er møteleders ansvar å sørge for at det er avklart om vilkårene for å treffe realitetsvedtak er oppfylt. Da forslaget om å utsette videre behandling av saken falt, var det nødvendig å bringe på det rene om det da også skulle kunne treffes realitetsvedtak i saken. Og når utvalgsleder selv mente at det burde det ikke, var det ikke nødvendig med noen formell votering for å bringe på det rene om også en tredel av medlemmene motsatte seg at det ble truffet realitetsvedtak.

Men dette vil da bare gjelde det å treffe vedtak i saken. I og med at forslaget om fullstendig utsettelse av saken falt, må debatten om saken fortsette på vanlig måte, men altså uten avsluttes med et formelt vedtak om realiteten i saken.